تخطيط المتابعات: جدولة الأنشطة، وقراءة تقويم العملاء المهتمين، وحجز الاجتماعات على الصفقة
الغرض
كل متابعة تدين بها لعميل — المكالمة المرتجعة، وقياس الموقع، وتسليم العينة، واجتماع التوقيع — تُجدوَل كـنشاط على العميل المهتم أو الفرصة التي تخصه. ويغطي هذا المقال كيف تُجدوِل نشاطاً، وكيف تُقرأ واجهة تقويم العملاء المهتمين، وأين يُحجز الموعد الحقيقي في الأجندة مع العميل، وهي شاشة غير التي يبحث عنها معظم الناس أولاً.
قبل أن تبدأ
- صلاحية الوصول إلى تطبيق إدارة علاقات العملاء، وإلى تطبيق التقويم للاجتماعات.
- أنواع أنشطة مهيّأة في إدارة علاقات العملاء › التهيئة › الأنشطة › أنواع الأنشطة. وهنا يُعرَّف نشاط مثل معاينة موقع أو عرض عينة مرة واحدة، بمدته الافتراضية وملخصه والملاحظة التي يراها المُسنَد إليه.
مهم
هناك شيئان مختلفان يُسميان «التقويم» في إدارة علاقات العملاء، والخلط بينهما يهدر وقتاً حقيقياً:
واجهة تقويم العملاء المهتمين تضع الاستفسارات نفسها على تواريخ أنشطتها التالية. وهي صورة عبء عمل. ولا يمكنك إنشاء شيء عليها.
وتطبيق التقويم يحمل المواعيد الفعلية بحضورها وأوقاتها ودعواتها. ويُوصل إليه من زر الاجتماعات في الفرصة.
جدوِل الخطوة التالية على الصفقة
افتح العميل المهتم أو الفرصة واستخدم المحادثة أسفل النموذج. وكل ما هو مجدول سلفاً مسرود فوقها تحت عنوان الأنشطة المخططة، مع عدّاد بجوار العنوان.
والنشاط المجدول يقود الآن لون الصفقة في كل مكان: أخضر ما دام مخططاً، وكهرماني يوم استحقاقه، وأحمر بعد تأخره. وذلك اللون هو ما بُنيت عليه أشرطة التقدم في المسار ومرشحات متأخرة واليوم ومستقبلية.
ملاحظة
الصفقة بلا نشاط مجدول غير مرئية لكل واجهات المتابعة في النظام. وهي ليست «نظيفة» — بل غير مُدارة. وإغلاق نشاط دون جدولة التالي هو أشيع طريقة يسكن بها استفسار حي شهراً كاملاً.
-
01
اضغط نشاط.
-
02
انتقِ النوع من الشارات في الأعلى — مكالمة، أو بريد، أو اجتماع، أو مهمة، أو أي نوع أضافه مسؤول النظام مثل معاينة موقع. وحيث رُبط نوع بنوع سابق، تظهر الخطوات التالية المرجّحة تحت عنوان الأنشطة الموصى بها فوقها.
-
03
اكتب الملخص — سطراً واحداً، لأن هذا ما يظهر على بطاقة كانبان وفي قوائم الأنشطة. ويبيّن النص البديل الأسلوب المتوقع: مثال: مناقشة العرض.
-
04
اضبط تاريخ الاستحقاق. وهو التاريخ الذي تُرتَّب به الصفقة وتُلوَّن في بقية أنحاء إدارة علاقات العملاء.
-
05
اضبط مُسنَد إلى. وهو أنت افتراضياً؛ فسلّمه إلى المساح أو المقدّر حين تكون الخطوة التالية من نصيبهم.
-
06
أضف الملاحظة التي سيحتاجها المُسنَد إليه، واضغط جدولة. أما إعادة فتح نشاط موجود سلفاً فتُظهر حفظ بدلاً منها.
تقويم العملاء المهتمين
من إدارة علاقات العملاء › العملاء المهتمون أو من المسار، انتقل إلى واجهة التقويم عبر مبدّل الواجهات أعلى اليسار.
وما تنظر إليه هو الاستفسارات نفسها، كلٌّ موضوع على تاريخ نشاطه التالي وملوّن بلون المندوب الذي يملكه. اقرأه بحثاً عن العبء والفجوات، لا بوصفه أجندة.
| على الشاشة | ماذا يفعل |
|---|---|
| شهر / أسبوع / يوم | منتقي المقياس أعلى اليمين، ومعه اليوم والسهمان بجواره. |
| المُدخَل | عميل مهتم أو فرصة واحدة، معروض على تاريخ نشاطه التالي. اضغطه لفتح السجل. |
| اللون | مندوب المبيعات المسؤول. |
| اللوحة الجانبية — التقويم المصغّر | انتقل إلى أي تاريخ. |
| اللوحة الجانبية — جهة الاتصال | صفِّ اللوحة على عملاء بعينهم. |
| اللوحة الجانبية — مندوب المبيعات | أشّر وألغِ التأشير على الأشخاص لتقارن أسبوع أحدهم بأسبوع الآخر. وهذه أسرع طريقة لترى أن مقدّراً واحداً يحمل ثلاثة أضعاف زيارات الجميع. |
| الخانات الفارغة | الضغط عليها لا يفعل شيئاً. فهذه الواجهة للقراءة فقط بحكم تصميمها: فالاستفسار يُجدوَل بمنحه نشاطاً، لا بالرسم على التقويم. |
حجز اجتماع فعلي
حين يكون الموعد حدثاً حقيقياً له وقت وحضور — استشارة في صالة العرض، أو زيارة موقع بحضور العميل، أو توقيع عقد — افتح الفرصة واضغط الزر الذكي الاجتماعات أعلى النموذج.
فيفتح ذلك تطبيق التقويم مصفّى سلفاً على هذه الفرصة، ويصل الاجتماع المُنشأ هناك مملوءاً مسبقاً: الفرصة كموضوع ورابط، وعميلها كأحد الحضور إلى جوارك، وفريق مبيعاتها. كما يُفتح التقويم على الفترة التي تقع فيها اجتماعات هذه الصفقة فعلاً لا على اليوم، فيكون الموعد البعيد ثلاثة أسابيع أمامك على الشاشة عند وصولك.
وبمجرد وجود اجتماع، يعرض الزر الذكي تاريخه، فيصير الموعد التالي على الصفقة مرئياً من النموذج دون فتح أي شيء.
مثال
استفسار فيلا يحتاج قياساً بالليزر قبل أن يُسعَّر. جدوِل نشاط معاينة موقع مُسنَداً إلى المساح بتاريخ استحقاق — فيضع ذلك الصفقة في قائمة أنشطة المساح وعلى تقويم العملاء المهتمين. ثم، إن وجب حضور العميل، استخدم الاجتماعات لحجز الموعد الفعلي، فيتلقى العميل دعوة وتشغل الزيارة وقتاً حقيقياً في أجندة المساح.
رؤية كل ما تدين به
تجمع إدارة علاقات العملاء › المبيعات › أنشطتي كل نشاط مُسنَد إليك عبر كل صفقاتك، في واجهة قائمة أو كانبان أو تقويم أو جدول محوري أو رسم بياني أو أنشطة. ويستطيع المدراء تجميعها حسب المندوب لرؤية عبء العمل الملتزَم به لدى الفريق.
وواجهة الأنشطة — أيقونة الساعة في مبدّل الواجهات — أكثفها جميعاً: الصفقات على الجانب، وأنواع الأنشطة عبر الأعلى، وخانة ملوّنة حيثما وُجد شيء معلّق، فتتسع متابعات فريق كامل في شاشة واحدة.
أخطاء شائعة
- محاولة إنشاء موعد بالضغط على خانة فارغة في تقويم العملاء المهتمين. فلا يحدث شيء — تلك الواجهة لا تُنشئ، والوقت يُحجز من زر الاجتماعات بدلاً منها.
- وسم نشاط كمنجز دون جدولة التالي — استخدم منجز وجدولة التالي في نافذة «وسم كمنجز» بدلاً من ذلك، وإلا خرجت الصفقة من كل مرشحات المتابعة حتى تعود للظهور كراكدة.
- حجز معاينة موقع كمُدخَل في تقويم شخصي بلا ارتباط بالفرصة، فتبقى الصفقة نفسها بلا نشاط مجدول.
- ترك كل نشاط مُسنَداً إلى نفسك بينما العمل من نصيب المساح أو المقدّر — فتبقى قائمة أنشطتهم فارغة ولا تكون الزيارة مخططة.
- كتابة الموجز كله في سطر الملخص. فالملخص هو ما يظهر على البطاقة؛ والتفصيل مكانه الملاحظة تحته.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً