جدولة الجرد الدوري حسب الموقع
الغرض
يستبدل بالجرد السنوي الضخم عمليات جرد صغيرة منتظمة: مخزن الإكسسوارات كل شهر، ورفوف القطاعات كل ربع سنة. فتُكتشَف الأخطاء وهي لا تزال صغيرة، ولا يحتاج شيء إلى التوقف.
قبل أن تبدأ
- الجرد الدوري منظَّم بحسب الموقع، ولذلك يجب تفعيل Storage Locations في Inventory › Configuration › Settings.
الخطوات
في معظم الشركات، لا يحتاج مخزون المستودع إلى الجرد إلا مرة في السنة. وللالتزام بهذا المعيار، يأخذ تطبيق Inventory افتراضياً التاريخ المجدول 31 ديسمبر من السنة الحالية.
غير أن الحفاظ على جرد مخزون دقيق أمر حاسم لدى بعض المنشآت. وهذه الشركات تستخدم الجرد الدوري للحفاظ على مستويات مخزون دقيقة. والجرد الدوري طريقة تجرد بها الشركات مخزونها أكثر تكراراً في مواقع بعينها لضمان تطابق جردها المادي مع سجلات مخزونها.
-
01
اذهب إلى Inventory › Configuration › Locations وافتح موقعاً.
-
02
في Cyclic Counting، اضبط Inventory Frequency على عدد الأيام بين عمليات الجرد —
30للشهري. -
03
احفظ، وكرّر ذلك للمواقع التي تستحق إيقاعها الخاص.
-
04
نفّذ الجرد الأول من Inventory › Operations › Physical Inventory؛ ومن ثَمّ يُضبط التاريخ التالي تلقائياً.
الإعداد
في WindoorERP، يُنفَّذ الجرد الدوري بحسب الموقع. ولذلك يلزم تفعيل خاصية Storage Locations قبل تنفيذ جرد دوري.
ولتفعيل هذه الخاصية، انتقل إلى Inventory app › Configuration › Settings ومرّر إلى قسم Warehouse. ثم أشِّر على المربع بجوار Storage Locations وانقر Save.
جرد المخزون بتواتر محدَّد
بمجرد تفعيل خاصية Storage Locations وإنشاء المواقع في المستودع، يمكن تغيير تواتر جرد المخزون لمواقع بعينها، ويمكن إجراء عمليات الجرد على تلك المواقع.
ضبط تواتر الجرد الدوري
لعرض المواقع وتحريرها، انتقل إلى Inventory app › Configuration › Locations. فيفتح ذلك صفحة Locations التي تحوي كل موقع أُنشئ حالياً في المستودع.
ومن هذه الصفحة، انقر موقعاً لفتح نموذجه.
وتحت قسم Cyclic Counting، حدّد موقع حقل Inventory Frequency، المضبوط على 0 افتراضياً (إن لم يكن هذا الموقع قد حُرِّر سابقاً). وفي هذا الحقل، غيّر القيمة إلى أي عدد أيام مطلوب لتواتر عمليات الجرد.
مثال
الموقع الذي يحتاج جرداً كل 30 يوماً ينبغي أن تكون قيمة Inventory Frequency فيه مضبوطة على 30.
والآن، لضمان ظهور الجرد الدوري المجدول كما هو متوقَّع، نفّذ الجرد الدوري الأول. وبعد تطبيق تسويات المخزون على المنتجات في هذا الموقع، يُضبط تاريخ الجرد المجدول التالي تلقائياً بناءً على القيمة المُدخَلة في حقل Inventory Frequency.
تنفيذ جرد دوري
لتنفيذ جرد دوري لموقع بعينه في المستودع، انتقل إلى Inventory app › Operations › Physical Inventory. فيفتح ذلك صفحة Physical Inventory التي تدرج جميع المنتجات الموجودة حالياً في المخزون، وكل منتج في بند خاص به. واستخدم هذه الصفحة لإجراء تسويات المخزون.
ومن هذه الصفحة، يمكن استخدام خيارَي Filters وGroup By (اللذين يُوصَل إليهما بالنقر داخل شريط Search) لاختيار مواقع بعينها وتنفيذ عمليات جرد المخزون.
ولاختيار موقع بعينه وعرض جميع المنتجات داخله، انقر داخل شريط Search. ثم، في عمود Group By، اختر Location.
فتُرتَّب جميع المنتجات بحسب موقع التخزين في صفحة Physical Inventory، ويمكن تنفيذ جرد دوري لجميع المنتجات في ذلك الموقع.
نصيحة
في المستودعات الكبيرة ذات المواقع المتعددة والكميات الكبيرة من المنتجات، قد يكون البحث عن الموقع المطلوب أسهل. ولفعل ذلك، من صفحة Physical Inventory، انقر داخل شريط Search.
ثم، في عمود Filters، انقر Custom Filter لفتح نافذة Custom Filter المنبثقة.
وفي الحقل الأول، انقر القيمة واختر Location من قائمة الخيارات. واختر contains في الحقل الثاني. وفي الحقل الثالث، اكتب اسم الموقع المبحوث عنه.
انقر Search ليظهر ذلك الموقع في الصفحة.
ملاحظة
عند تنفيذ عمليات الجرد في تطبيق Barcode، تُجمَّع تسويات المخزون بحسب الموقع افتراضياً.
تغيير تاريخ الجرد الكامل
مع أن الجرد الدوري يُنفَّذ عادةً على مستوى الموقع، ينبغي أن تُجري الشركات جرداً كاملاً مرة في السنة. وإضافةً إلى إبقاء أعداد المخزون دقيقة، تضمن عمليات الجرد الكامل تسجيل الأرباح والتكاليف المحاسبية تسجيلاً دقيقاً. ويمكن تغيير التاريخ المجدول للجرد الكامل لجميع المنتجات الموجودة في مخزون المستودع يدوياً إلى تاريخ أبكر من التاريخ المدرَج.
ولتعديل التاريخ المجدول الافتراضي، اذهب إلى Inventory app › Configuration › Settings. ثم، في قسم Operations، حدّد موقع إعداد Annual Inventory Day and Month، المضبوط افتراضياً على 31 December.
ولتغيير اليوم، انقر 31 واختر يوماً ضمن النطاق 1-31، بحسب الشهر المطلوب من السنة.
ثم، لتغيير الشهر، انقر December لفتح القائمة المنسدلة واختر الشهر المطلوب.
مهم
تأكد من أن التاريخ المُدخَل يمثّل تاريخاً تقويمياً صالحاً.
وبعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر Save.
اجرد موقعاً واحداً في كل مرة
في صفحة Physical Inventory، افتح لوحة البحث واختر Group By › Location: فتنقسم القائمة بحسب الموقع ويمكن جرد كل مجموعة على حدة. وفي مستودع كبير، يكون الفلتر المخصص على Location contains … أسرع.
ومع ذلك نفّذ الجرد السنوي
الجرد الدوري يُبقي الرفوف صادقة؛ والجرد السنوي يُبقي الحسابات صادقة. اضبط تاريخه تحت Inventory › Configuration › Settings › Annual Inventory Day and Month.
أخطاء شائعة
- ضبط تواتر وعدم تنفيذ الجرد الأول قط — فالجدول لا يبدأ إلا بعد تطبيق تسوية واحدة.
- جرد كل موقع بالفترة نفسها. فالإكسسوارات سريعة الحركة والزجاج بطيء الحركة لا يحتاجان العناية نفسها.
- معاملة الجرد الدوري بوصفه بديلاً عن الجرد السنوي.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً