تعيين العملاء المهتمين تلقائياً على فرق المبيعات والمندوبين
الغرض
التعيين المبني على القواعد هو الطريقة التي يوزّع بها WindoorERP الاستفسارات غير المسندة تلقائياً: فهو يخصص كل عميل مهتم جديد لفريق مبيعات تنطبق عليه قواعده، ثم لمندوب داخل ذلك الفريق، بما يتناسب مع ما يستطيع كل شخص تحمّله من عمل. ويجري التوزيع إما عند ضغط المدير زراً على الفريق، وإما بشكل متكرر وفق جدولة.
وتعيش القواعد في موضعين: فكل فريق مبيعات يحمل نطاقاً يحدد أي العملاء المهتمين غير المسندين يجوز له أخذهم؛ وكل عضو فريق يحمل سعة شهرية وفلتراً اختيارياً وفلتر أولوية اختيارياً ومفتاح إيقاف مؤقت. أما المفتاح الذي يشغّل الآلية كلها فيقع في إدارة علاقات العملاء › التهيئة › الإعدادات ويغطيه مقال إعدادات إدارة علاقات العملاء، وتغطي السعات نفسها في مقال أعباء العمل. أما هذا المقال فموضوعه ربط الاثنين معاً وفهم ما يفعله التشغيل فعلاً.
وهناك أمران عن التشغيل يسهل إغفالهما. الأول أن العميل المهتم حين يُسند إلى مندوب يتحول إلى فرصة في اللحظة نفسها ويُختم تاريخ إسناده. والثاني أن WindoorERP يبحث أثناء التخصيص عن التكرارات لكل عميل مهتم (بريد العميل نفسه) ويدمجها، فقد يحذف التشغيل سجلات أيضاً — وذلك تنظيف مقصود لقاعدة البيانات لا خلل.
قبل أن تبدأ
- صلاحيات مدير مبيعات. فمن يشغّل التوزيع بدونها يُرفض مع رسالة «يقتصر التعيين التلقائي للعملاء المهتمين/الفرص على المدراء أو المسؤولين».
- تفعيل التعيين المبني على القواعد في إدارة علاقات العملاء › التهيئة › الإعدادات مع الحفظ. وقبل ذلك لا يعرض نموذج الفريق قواعد التعيين ولا زر تعيين العملاء المهتمين، ويعرض نموذج العضو السعة ومفتاح الإيقاف المؤقت فقط دون الفلترين.
- عضو واحد على الأقل بسعة أكبر من صفر. فالفريق الذي يبلغ مجموع سعات أعضائه صفراً يُتجاوز كلياً.
الخطوات
-
01
في إدارة علاقات العملاء › التهيئة › الإعدادات فعّل التعيين المبني على القواعد، واترك جاري على يدويًا في الوقت الحالي، ثم اضغط حفظ.
-
02
افتح إدارة علاقات العملاء › التهيئة › فرق المبيعات واختر فريقاً. يعرض النموذج الآن مجموعة قواعد التعيين وزر تعيين العملاء المهتمين في الترويسة.
-
03
ضمن قواعد التعيين حدد النطاق — أي المرشح الذي يقرر أي العملاء المهتمين غير المسندين يجوز لهذا الفريق أخذهم. ومطابقة كافة السجلات خيار صحيح؛ اضغط عداد السجلات بجانبه لترى بدقة أي العملاء المهتمين يطابقونه اليوم.
-
04
افتح كل عضو من لسان تبويب الأعضاء (أو من إدارة علاقات العملاء › التهيئة › أعضاء الفريق). وفي لسان تبويب إسناد العملاء المهتمين راجع السعة، واضبط فلتر إسناد العملاء المهتمين إذا كان ينبغي ألا يستقبل هذا الشخص إلا عملاء مهتمين محددين — مشاريع الواجهات الزجاجية وحدها مثلاً، أو الاستفسارات المكتوبة بالعربية فقط.
-
05
عد إلى الفريق واضغط تعيين العملاء المهتمين ثم أكّد — إذ تحذّر النافذة «سوف يقوم ذلك بتعيين العملاء المهتمين لكافة الأعضاء. هل ترغب بالاستمرار؟». ويظهر بعدها إشعار أخضر يلخص ما خُصص وأُسند ودُمج، ويُسجَّل الملخص نفسه في محادثة الفريق.
-
06
ومتى بدت النتيجة صحيحة حوّل جاري إلى بشكل متكرر في الإعدادات ليجري التوزيع نفسه وفق جدولة دون أن يضغط أحد الزر.
ما الذي يفعله التشغيل فعلاً
كل تشغيل — بالزر أو بالمهمة المجدولة أو برمز ↻ في الإعدادات — هو العملية ذاتها بمرحلتيها.
المرحلة الأولى: تخصيص العملاء المهتمين للفرق. يجمع WindoorERP العملاء المهتمين الذين بلا فريق وبلا مندوب ولم يُكسبوا بعد ويطابقون نطاق الفريق، ثم يوزعهم واحداً واحداً. وحين تتنافس عدة فرق يذهب كل التقاط إلى فريق عشوائي مرجّح بمجموع سعته، فيستقبل فريق من خمسة مندوبين نحو خمسة أضعاف ما يستقبله فريق من شخص واحد بالنطاق نفسه، وتتقاسم النطاقات المتداخلة الحصص بعدل بدلاً من أن يستنزف فريق واحد المخزون. وكلما حطّ عميل مهتم على فريق فُحص عن تكراراته عبر بريد العميل الإلكتروني، وتُدمج التكرارات في سجل واحد.
المرحلة الثانية: إسناد عملاء الفريق إلى الأعضاء. كل عميل مهتم يجلس على الفريق بلا مندوب بعد — بمن فيهم من وضعه شخص على الفريق يدوياً — يُعرض الآن على الأعضاء بالتناوب، بدءاً بأصحاب الحصة المتبقية الأكبر. ولا يستقبل العضو إلا العملاء المهتمين المطابقين لـفلتر إسناد العملاء المهتمين الخاص به؛ ويُقدَّم له المطابقون لـفلتر أولوية العملاء المهتمين أولاً، وداخل كل جولة يخرج أصحاب الاحتمالية الأعلى قبل البقية. ويتحول كل عميل مهتم مُسنَد إلى فرصة يملكها ذلك المندوب.
وعدد ما يستقبله العضو في التشغيل الواحد هو حصته اليومية: السعة الشهرية مقسومة على 30 مع التقريب. فسعة قدرها 30 توزع عميلاً مهتماً واحداً في كل تشغيل لا ثلاثين. وتطرح المهمة المجدولة فوق ذلك ما استقبله العضو خلال آخر 24 ساعة، فتشغيلها كل ساعة لا يضاعف التدفق؛ أما زر تعيين العملاء المهتمين فيتجاهل هذا الطرح ويوزع الحصة اليومية كاملة دائماً.
ويختلف المشغّلان أيضاً في مدى نظرهما إلى الوراء: فلا تنظر المهمة المجدولة إلا في العملاء المهتمين المنشأين خلال آخر 7 أيام، بينما يأخذ الزر كل غير المسندين المتراكمين مهما كان عمرهم. ولهذا يُصرَّف التراكم الأقدم من أسبوع بالزر لا بانتظار الجدولة.
قواعد التعيين على الفريق
| المُسنَد هذا الشهر | سطر معلومات — «N العملاء المهتمون الذين تم إسنادهم هذا الشهر كحد أقصى M» — حيث M مجموع سعات الأعضاء. ويتحول برتقالياً حين تتجاوز إسنادات الشهر ذلك الحد. |
|---|---|
| النطاق | مرشح الفريق فوق العملاء المهتمين غير المسندين. وحفظ صيغة خاطئة يُرفض مع «لم تتم صياغة نطاق التعيين للفريق … بشكل صحيح». ويعرض عداد السجلات بجانب الأداة كم عميلاً مهتماً يطابقه حالياً. |
| تخطي التعيين التلقائي | لا يظهر إلا حين يكون جاري على بشكل متكرر. وتأشيره يستثني هذا الفريق من التشغيلات المجدولة ومن ↻ حدّث الآن — لكن زر تعيين العملاء المهتمين الخاص به يبقى عاملاً. |
ومع تفعيل التعيين يتغير لسان تبويب الأعضاء أيضاً: فبدل بطاقات المندوبين البسيطة يعرض كل عضو مع مقياس لما استقبله خلال آخر 30 يوماً مقابل سعته، وتظهر المقاييس نفسها في إدارة علاقات العملاء › التهيئة › أعضاء الفريق.
لسان تبويب إسناد العملاء المهتمين على العضو
| السعة | السطر «N العملاء المهتمون الذين تم تعيينهم خلال آخر 30 يوم من أصل …» والسعة هي الرقم القابل للتحرير فيه. وهي وزن العضو في كل حساب أعلاه؛ والصفر يخرج العضو من التوزيع ويخفي الفلترين. |
|---|---|
| إيقاف التعيين مؤقتاً | يعلّق هذا العضو: فتتجاوزه التشغيلات، ويخفي اللسان سطر السعة والفلترين ما دام مؤشراً. استخدمه للإجازات السنوية بدلاً من حذف العضوية. |
| فلتر أولوية العملاء المهتمين | يُعرض المطابقون له على هذا العضو قبل أي شيء آخر — تخصص يُقدَّم أولاً دون استبعاد البقية. |
| فلتر إسناد العملاء المهتمين | حد صارم: لا يستقبل العضو أبداً إلا العملاء المهتمين المطابقين له. والفلتر الخاطئ الصياغة يُرفض مع «لم تتم صياغة نطاق تعيين العضو للمستخدم … والفريق … بشكل صحيح». |
تشغيله وفق جدولة
في إدارة علاقات العملاء › التهيئة › الإعدادات، تحويل جاري إلى بشكل متكرر مع الحفظ يفعّل مهمة مجدولة؛ ويتحكم التكرار كل والتشغيل التالي في إيقاعها، ويشغّل رمز ↻ التعيين فوراً لكل فريق لم يتخطَّه. أما كتلة الإعدادات كاملة، بما فيها رسائل رفض الترددات الخاطئة، فموثقة في مقال إعدادات إدارة علاقات العملاء.
انظر أيضاً
مفتاح الإعدادات والجدولة والتقييم التنبؤي يغطيها مقال إعدادات إدارة علاقات العملاء: التقييم التنبؤي والإسناد القائم على القواعد والتنقيب عن العملاء؛ أما ضبط السعات نفسها فيغطيه مقال إدارة الطاقة الاستيعابية لأعضاء الفريق، حدود الفرص وتوزيع أعباء العمل.
حل المشكلات
| «يقتصر التعيين التلقائي للعملاء المهتمين/الفرص على المدراء أو المسؤولين» | شُغّل التوزيع دون صلاحيات مدير مبيعات. يمكن للآخرين قراءة القواعد، لكن تنفيذ التشغيل حكر على المدير أو المسؤول. |
|---|---|
| «لا يوجد عملاء مهتمون مسندون إلى الفريق … لعدم وجود سعة. قم بإضافة سعة لمندوبي المبيعات.» | مجموع سعات الأعضاء صفر — فكل عضو على صفر أو موقوف مؤقتاً. امنح عضواً واحداً على الأقل سعة. |
| «لا يوجد عملاء مهتمون مسندون إلى الفريق … ومندوبي مبيعاته لأنه لا يوجد عميل مهتم غير مسند مطابق لنطاقه.» | لا يوجد عملاء مهتمون بلا فريق وبلا مندوب وغير مكسوبين وداخل نطاق الفريق في آن واحد. راجع عداد سجلات النطاق. |
| التشغيل يسند أقل بكثير مما هو متوقع | هذا مقصود: يستقبل كل عضو حصته اليومية كحد أقصى (السعة ÷ 30) في التشغيل الواحد، وتخصم المهمة المجدولة فوق ذلك ما استقبله خلال آخر 24 ساعة. |
| المهمة المجدولة لا تلمس التراكم القديم أبداً | يقتصر نظرها على العملاء المهتمين المنشأين خلال آخر 7 أيام. اضغط تعيين العملاء المهتمين على الفريق لتصريف الأقدم. |
| عضو واحد لا يستقبل شيئاً | هو موقوف مؤقتاً، أو سعته صفر، أو استوفى حصته اليومية خلال آخر 24 ساعة، أو لا يطابق أي عميل مهتم مؤهل فلتر إسناده. |
| عملاء مهتمون مسندون «اختفوا» من قائمة العملاء المهتمين | الإسناد يحولهم إلى فرص، والتكرارات تُدمج بعيداً. ابحث في مخطط سير العمل وفي محادثة السجل المدموج. |
أخطاء شائعة
- تفعيل التعيين المبني على القواعد وانتظار أن يبدأ التوزيع من تلقاء نفسه. فلا شيء يعمل حتى يضغط أحد تعيين العملاء المهتمين أو يحوّل جاري إلى بشكل متكرر.
- قراءة سعة قدرها 30 على أنها «30 عميلاً مهتماً في كل تشغيل». فهي متوسط 30 يوماً؛ والتشغيل الواحد يوزع السعة ÷ 30.
- منح العضو فلتر إسناد لا يتقاطع مع نطاق الفريق — فيُحرم العضو حينها بشكل دائم بينما يمتص بقية الفريق نصيبه.
- تجربة الزر على قاعدة بيانات حية «لمجرد الاطلاع». فهو يسند فعلاً ويحول إلى فرص فعلاً ويدمج التكرارات فعلاً؛ ولا يوجد وضع معاينة.
- إيقاف عضو مؤقتاً لإجازة ونسيان إعادة تفعيله — تجعل المقاييس على كانبان أعضاء الفريق كشف العضو الموقوف سهلاً، لكن فقط إذا نظر أحد.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً