مسار إرشادي
8- تجهيز المحاسبة والفوترة
أغلق الدائرة: الدفتر الذي يُرحَّل إليه كل شيء، والفوترة التدريجية للمشاريع الطويلة، وتحصيل ما لك، والقوائم التي تخبرك إن كانت السنة قد نجحت.
المحاسبة هي آخر مسار في السلسلة لأنها المكان الذي يستقر فيه كل مسار آخر. فعرض السعر وأمر الشراء والاستلام وساعة الفني في الموقع، كلٌّ منها يصير قيداً هنا؛ وإن كان الدفتر تحتها خاطئاً، صارت كلها خاطئة بهدوء ودفعة واحدة.
الخطوتان الأوليان تستحقان حضور محاسبك؛ أما البقية فيمكن تنفيذها وتعديلها. ومشاريع النوافذ الطويلة تحديداً تُفوتر تدريجياً لا في نهايتها، فانتبه لخطوة شهادة جداول الكميات ولو سبق أن أدرت محاسبة في مكان آخر.
في نهاية المسار ستتمكن من
- ترسي دليل الحسابات واليوميات وقواعد ضريبة القيمة المضافة وشروط الدفع والعملات
- تضبط الخطط التحليلية بحيث يمكن تتبع التكلفة إلى المشروع الذي سبّبها
- تفوتر مشروعاً طويلاً تدريجياً، بشهادات إنجاز جداول الكميات بدل فاتورة واحدة في النهاية
- تتعامل مع إشعارات الدائن والمقبوضات بأكثر من عملة وسجلات حسابات العملاء
- تطابق فواتير الموردين مع أوامرها واستلاماتها قبل سدادها
- تلاحق المتأخرات على مستويات — تذكيرات، ونزاعات، ووعود بالسداد، وإعدامات
- تقرأ أعمار الديون ومخاطر العملاء وتوقعات التدفق النقدي قبل أن يقع العجز
- تُهلك آلات التفريز والمركبات، وتقفل فترة منتهية، وتُصدر القوائم المالية وإقرار الضريبة
قبل أن تبدأ
- صلاحيات مسؤول النظام وتطبيق المحاسبة مثبَّت
- شركتك وفروعها وعملاتها مهيّأة — «1- First Time Log in System»
- المبيعات والمشتريات مهيّأة سلفاً، لأن مستنداتها تُرحَّل هنا — المساران 3 و5
- محاسبك متاح في أول خطوتين: دليل الحسابات وقواعد الضريبة هما القراران الوحيدان في هذا المسار اللذان يصعب التراجع عنهما فعلاً
المسار
01
أرسِ الدفتر
- 01 تهيئة شجرة الحسابات، قواعد ضريبة القيمة المضافة، اليوميات، شروط الدفع والعملات القراران الوحيدان في هذا المسار اللذان يكلّف التراجع عنهما فعلاً: بنية الحسابات التي يُرحَّل إليها كل شيء، وقواعد الضريبة التي تحدد ما عليك. نفّذهما مع محاسبك، مرة واحدة. 2 دقيقة تهيئة شجرة الحسابات، قواعد ضريبة القيمة المضافة، اليوميات، شروط الدفع والعملات
- 02 تهيئة خطط الحسابات التحليلية، بوابات الدفع الإلكتروني والإعدادات العامة المحاسبة التحليلية هي ما يتيح لك أن تسأل «هل ربح ذلك البرج؟» بدل «هل ربحت الشركة؟». اضبط الخطط الآن، ومعها بوابات الدفع التي سيدفع العملاء عبرها فعلاً. 2 دقيقة تهيئة خطط الحسابات التحليلية، بوابات الدفع الإلكتروني والإعدادات العامة
02
فوتر العميل
- 03 إصدار الفواتير الضريبية للعملاء، مستخلصات بنود BOQ والفوترة المجمعة مشروع واجهة زجاجية يُفوتر مرة واحدة في نهايته هو مشكلة تدفق نقدي صنعتها بنفسك. شهادات الإنجاز على جدول الكميات تفوتر ما سُلّم فعلاً، شهراً بشهر. 1 دقيقة إصدار الفواتير الضريبية للعملاء، مستخلصات بنود BOQ والفوترة المجمعة
- 04 معالجة الإشعارات الدائنة للعملاء، تسجيل المقبوضات وتتبع حسابات العملاء التصحيحات والأموال الواردة: إشعار دائن يعكس القيد بنظافة، ومقبوض بالعملة التي دُفع بها فعلاً، وكشف حساب عميل تستطيع تسليمه لأي سائل. 2 دقيقة معالجة الإشعارات الدائنة للعملاء، تسجيل المقبوضات وتتبع حسابات العملاء
04
لاحق ما لك
- 06 إدارة مستويات المتابعة والتحصيل، نزاعات العملاء، الوعود بالسداد والإعدام رسالة تذكير واحدة ليست عملية تحصيل. المستويات تتصاعد من تلقاء نفسها، والنزاعات تُسجَّل بدل أن تُناقَش مرتين، والوعد بالسداد تاريخ يُحاسَب عليه صاحبه. 2 دقيقة إدارة مستويات المتابعة والتحصيل، نزاعات العملاء، الوعود بالسداد والإعدام
- 07 متابعة لوحات أعمار الديون، اتجاهات درجات المخاطر وتوقعات التدفق النقدي أعمار الديون تخبرك بما ساء بالفعل؛ أما درجة المخاطر وتوقع التدفق النقدي فيخبرانك بما يوشك أن يسوء. وكلاهما يستحق خمس دقائق أسبوعياً. 2 دقيقة متابعة لوحات أعمار الديون، اتجاهات درجات المخاطر وتوقعات التدفق النقدي
05
أقفل الدفاتر
- 08 تسجيل القيود اليومية اليدوية، المحاسبة التحليلية متعددة الأبعاد وإقفال الفترات التسويات التي يجريها المحاسب يدوياً، والأبعاد التحليلية التي يجريها عليها، والقفل الذي يمنع تغيّر الربع الماضي بعد أن أُبلغ عنه. 2 دقيقة تسجيل القيود اليومية اليدوية، المحاسبة التحليلية متعددة الأبعاد وإقفال الفترات
- 09 إدارة أصول مصنع الألمنيوم (مكائن CNC، المناشير، السيارات) والإهلاك الآلي المنشار مزدوج الرأس وجهاز التفريز وشاحنات التسليم أصول لا مصروفات. سجّلها ليُرحَّل الإهلاك تلقائياً وتتوقف الميزانية عن مجاملتك. 1 دقيقة إدارة أصول مصنع الألمنيوم (مكائن CNC، المناشير، السيارات) والإهلاك الآلي
06
اقرأ الأرقام
- 10 استخراج الميزانية العمومية، قائمة الأرباح والخسائر، التدفقات النقدية والتحليل القطاعي الميزانية العمومية وقائمة الدخل والتدفق النقدي — وقائمة الدخل المجزّأة التي تبيّن أي جزء من العمل حقق الربح. وإن ضُبطت الخطط التحليلية في الخطوة الثانية، فهنا يظهر مردودها. 1 دقيقة استخراج الميزانية العمومية، قائمة الأرباح والخسائر، التدفقات النقدية والتحليل القطاعي
- 11 مراجعة الأستاذ العام، ميزان المراجعة، كشوف حسابات الشركاء والإقرار الضريبي (VAT) ميزان المراجعة ودفاتر الشركاء وإقرار الضريبة. وهذه هي الخطوة التي تثبت أن الخطوة الأولى نُفذت بشكل صحيح، فنفّذها مرة قبل أن تحتاجها تحت ضغط موعد نهائي. 2 دقيقة مراجعة الأستاذ العام، ميزان المراجعة، كشوف حسابات الشركاء والإقرار الضريبي (VAT)
- 12 الاستفادة من كشف الأخطاء الذكي، تنبيهات تكرار الفواتير، ونمذجة سيناريوهات What-If الفواتير المكررة، والشذوذ مقارنةً بتاريخك أنت، ونماذج «ماذا لو» لارتفاع سعر تراه قادماً. آخر خطوة في آخر مسار هي التي تظل تراقب بعد أن تتوقف أنت. 2 دقيقة الاستفادة من كشف الأخطاء الذكي، تنبيهات تكرار الفواتير، ونمذجة سيناريوهات What-If
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً