تعديل المخزون بعد الجرد

للاطلاع على صفحة Physical Inventory، انتقل إلى Inventory app › Operations › Physical Inventory.

وتدرج صفحة Physical Inventory جميع المنتجات الموجودة حالياً في المخزون.

ولكل بند منتج، تُدرَج المعلومات التالية:

• Product: المنتج الذي تُدرَج كميته في بند تعويض المخزون.
• Lot/Serial Number: معرّف التتبّع المسنَد إلى المنتج المدرَج بعينه. ويمكن أن يحوي حروفاً أو أرقاماً أو مزيجاً منهما.

  ملاحظة

  وإن كان لمنتج بعينه كمية أكبر من 1.00 في المخزون، وأكثر من رقم تسلسلي أو رقم دفعة مسنَد إليه، عُرض كل منتج فريد المعرّف في بند منتج خاص به برقم دفعته/رقمه التسلسلي الخاص، معروضاً تحت عمود Lot/Serial Number.

• Scheduled: التاريخ الذي ينبغي أن يجري فيه العدّ. وإن لم يُحدَّد غير ذلك، كان هذا التاريخ افتراضياً 31 ديسمبر من السنة الحالية.
• User: الشخص المسنَد إليه العدّ في قاعدة البيانات. ويمكن أن يكون الشخص الذي يعدّ المخزون فعلياً، أو الذي يطبّق العدّ في قاعدة البيانات.
• On Hand: كمية المنتج المسجَّلة حالياً في قاعدة البيانات.
• Counted: الكمية الحقيقية المعدودة أثناء عدّ المخزون. ويُترك هذا الحقل فارغاً افتراضياً لكن يمكن تغييره، بحسب ما إذا كان يطابق كمية On Hand أم لا.
• Difference: الفرق بين كمية On Hand وكمية Counted، بعد إجراء تعويض المخزون. ويُحسب الفرق تلقائياً بعد كل تعويض مخزون.

والأعمدة الإضافية التالية متاحة، بحسب الإعدادات في قاعدة البيانات:

• Location: الموقع المعيَّن في المستودع الذي يُخزَّن فيه المنتج. ولا يظهر هذا العمود إلا إن كانت مواقع التخزين مفعَّلة.
• Product Category: فئة المنتج المدرَج في بند تعويض المخزون.
• Last Count Date: آخر مرة حُدِّثت فيها الكمية.
• Expiration Date: التاريخ الذي تنتهي فيه صلاحية البضاعة ذات هذا الرقم التسلسلي. ولا يتوفر هذا العمود إلا إن كانت تواريخ الانتهاء مفعَّلة في إعدادات Inventory.
• Package: الطرد الذي يحوي الكمية المدرَجة.
• Unit: وحدة القياس التي يُقاس بها المنتج. وما لم يُحدَّد غير ذلك (مثل Pounds أو Ounces)، تكون UoM الافتراضية Units.

إنشاء تعويض مخزون

ولتحديث مدخل جرد فعلي قائم، انقر داخل الحقل المقابل في عمود Counted للمنتج الذي يجب تعويضه. وعدّل العدّ، ثم انقر Apply All.

ولإنشاء تعويض مخزون جديد من صفحة Physical Inventory، انقر New. ويُنشئ ذلك بند تعويض مخزون جديداً فارغاً في أسفل الصفحة.

وفي بند تعويض المخزون الفارغ هذا، انقر القائمة المنسدلة تحت عمود Product، واختر منتجاً. وإن كان المنتج المختار متتبَّعاً بأرقام الدفعات أو الأرقام التسلسلية، وجب اختيار رقم الدفعة أو الرقم التسلسلي المطلوب من القائمة المنسدلة تحت عمود Lot/Serial Number.

ثم اضبط القيمة في عمود Counted على الكمية المعدودة لذلك المنتج أثناء سيرورة تعويض المخزون.

ويمكن أيضاً تغيير تاريخ Scheduled وUser عبر قائمتيهما المنسدلتين. فتغيير تاريخ Scheduled يغيّر التاريخ الذي ينبغي معالجة تعويض المخزون فيه، واختيار User مسؤول يسند مستخدماً إلى تعويض المخزون بعينه لأغراض التتبّع.

وبمجرد إجراء جميع التغييرات على بند تعويض المخزون الجديد، انقر بعيداً عن البند. فيحفظ ذلك التعويض، وينقل البند أبجدياً مع سائر المنتجات في المخزون.

وإن كانت كمية Counted أكبر من كمية On Hand، كانت القيمة في عمود Difference خضراء. وإن كانت كمية Counted أقل من كمية On Hand، كانت القيمة في عمود Difference حمراء بقيمة سالبة. وإن تطابقت الكميتان ولم تتغيرا البتة، ظهر 0.00 في عمود Difference.

وفي هذه المرحلة، يكون العدّ (تعويض المخزون) مسجَّلاً لا مطبَّقاً بعد. ومعنى ذلك أن الكمية الحالية قبل التعويض لم تُحدَّث بعد لتطابق الكمية المعدودة الحقيقية الجديدة.

تطبيق العدّ المعدَّل

يمكن إتمام تعويضات المخزون بثلاث طرق.

تطبيق تعويض مفرد

بعض الشركات لا تشترط تسجيل أسباب التعويض. وفي هذه الحال، يمكنك تطبيق التعويضات على بند واحد في كل مرة بالنقر على زر Apply في البند في أقصى يمين الصفحة.

تطبيق عدة تعويضات

ولتطبيق عدة تعويضات دفعة واحدة، أو لضمان تسجيل أسباب التعويضات، استخدم إحدى الطرق التالية لتطبيق عدة تعويضات دفعة واحدة:

• انقر زر Apply All في الركن العلوي الأيسر من الصفحة.
• أشِّر على المربع في أقصى يسار البند. فيكشف ذلك خيارات أزرار جديدة أعلى الصفحة، أحدها زر Apply.

والنقر على هذه الأزرار يفتح نافذة منبثقة Physical Inventory.

وفي نافذة Physical Inventory، يمكن إسناد مرجع أو سبب إلى تعويض المخزون. وافتراضياً، يكون حقل Inventory Reason مملوءاً مسبقاً بـPhysical Inventory. فعدّل هذا النص بحسب الحاجة. ويُملأ تاريخ اليوم في حقل Counting Date. وبمجرد الجهوزية، انقر Update Quantities لتطبيق تعويض المخزون.

ويمكن استخدام تعويضات المخزون أيضاً لنقل المنتجات إلى مواقع تخزين مختلفة، أو إلى طرود مختلفة. ولنقل منتج، انقر المربع في أقصى يسار البند للمنتج المطلوب. وأعلى الصفحة، انقر زر Actions، ثم اختر Relocate. ويفتح ذلك نافذة منبثقة.

وفي النافذة المنبثقة الناتجة، أدخل المعلومات التالية:

• To Location: الموقع الجديد للمنتجات.
• To Package: الطرد الجديد للمنتجات. ولا يظهر هذا الحقل إلا إن كانت Packages مفعَّلة لديك في إعدادات Inventory.
• Reason for relocation: سبب النقل.

انقر Confirm لاعتماد النقل.

ويمكن استخدام تعويضات المخزون أيضاً لتصفير أعداد المخزون بضبط الكمية على صفر. ولفعل ذلك، أشِّر على المربع في أقصى يسار البند للمنتج المطلوب. وأعلى الصفحة، انقر زر Actions لفتح قائمة منسدلة. وانقر Set to 0. وبمجرد إتمام ذلك، طبّق العدّ المعدَّل.

عدّ المنتجات نشاط متكرر في المستودع. وبمجرد اكتمال العدّ، اذهب إلى Inventory app › Operations › Physical Inventory لتحديث كمية Counted لكل بند منتج.

وفي كل بند منتج، حدّد ما إذا كانت القيمة في عمود On Hand المسجَّلة في قاعدة البيانات تطابق القيمة المعدودة حديثاً. فإن تطابقت القيمة المسجَّلة والقيمة المعدودة، فأدخل كمية «On Hand» في عمود Counted.

ويضبط ذلك قيمة عمود Difference على 0.00. وبعد ذلك، بمجرد التطبيق، تُسجَّل حركة مخزون بـ0.00 Done في تاريخ تعويضات مخزون المنتج.

وإن كانت القيمة المعدودة حديثاً لمنتج ما لا تطابق القيمة في عمود On Hand المسجَّلة في قاعدة البيانات، فسجّل القيمة الحقيقية في الحقل في عمود Counted.

ولفعل ذلك، انقر الحقل في عمود Counted في بند تعويض المخزون بعينه للمنتج الذي يُغيَّر عدّه. وحدّد العدّ المحدَّث في الحقل.

ولتغيير هذه القيمة، اكتب قيمة جديدة تطابق القيمة الحقيقية المعدودة حديثاً. ثم انقر بعيداً عن البند. فيحفظ ذلك التعويض، ويعدّل القيمة في عمود Difference تلقائياً.

وإن كانت كمية Counted أكبر من كمية On Hand، كانت القيمة في عمود Difference خضراء. وإن كانت كمية Counted أقل من كمية On Hand، كانت القيمة في عمود Difference حمراء وقيمةً سالبة. وإن تطابقت الكميتان ولم تتغيرا البتة، ظهر 0.00 في عمود Difference.

وبعد ذلك، بمجرد التطبيق، تُسجَّل حركة بالفرق بين كمية On Hand وكمية Counted في تاريخ تعويضات مخزون المنتج.

وتظهر قائمة Actions حين يُؤشَّر على مربع منتج واحد أو أكثر. وتتضمن قائمة Actions خيار Set to quantity on hand، الذي يضبط كمية Counted للمنتجات المختارة على كمية On Hand.

وللتراجع عن التغييرات التي أُجريت في تعويض مخزون، انتقل إلى Inventory › Reporting › Moves History.

أشِّر على المربع في أقصى يسار البند للمنتج المطلوب. وأعلى الصفحة، انقر زر Actions لفتح قائمة منسدلة، وانقر Revert Inventory Adjustment.

افتراضياً، يكون التاريخ المجدول لتعويضات المخزون مجدولاً دائماً في 31 ديسمبر من السنة الحالية. لكن بعض الشركات يكون حصولها على عدّ مخزون دقيق في كل حين أمراً بالغ الأهمية. وفي تلك الحالات، يمكن تعديل التاريخ المجدول الافتراضي.

ولتعديل التاريخ المجدول الافتراضي، اذهب إلى Inventory app › Configuration › Settings. ثم، في قسم Operations، حدّد إعداد Annual Inventory Day and Month، الذي يتضمن قائمة منسدلة مضبوطة على 31 December افتراضياً.

ولتغيير اليوم، انقر 31، وأدخل رقماً من 1-31، بحسب الشهر المطلوب من السنة.

ثم، لتغيير الشهر، انقر December لكشف القائمة المنسدلة، واختر الشهر المطلوب.

وبمجرد إجراء جميع التغييرات المطلوبة، انقر Save لحفظ جميع التغييرات.

تخطيط عمليات العدّ الكبيرة

لتخطيط عمليات عدّ المخزون الكبيرة، كعدّ كامل لكل ما في المخزون حالياً، انتقل أولاً إلى Inventory app › Operations › Physical Inventory.

ثم اختر المنتجات المراد عدّها بالتأشير على المربع في أقصى يسار كل بند منتج.

وبمجرد اختيار جميع المنتجات المطلوبة، انقر زر Request a Count أعلى الصفحة. ويفتح ذلك النافذة المنبثقة Inventory Request، حيث يمكن ملء المعلومات التالية:

• Assign to: المستخدم المسؤول عن العدّ.
• Scheduled at: التاريخ المخطط للعدّ.
• Show Expected Quantity: هل يستطيع المستخدم المسنَد إليه رؤية الكمية المتوقَّعة.

وأخيراً، بمجرد الجهوزية، انقر Confirm لطلب العدّ.

ويمكن الاطلاع على تفاصيل تعويض المخزون بالنقر على أيقونة History.

ويُدرَج المستخدم الذي أجرى العدّ بين قوسين في حقل Reference، بينما يُدرَج المستخدم الذي طبّق العدّ في Done By.

تدقيق المخزون

ويمكن الوصول إلى تدقيق المخزون من صفحة Physical Inventory. ويتضمن هذا التدقيق سجل مخزون قبل إتمام العدّ وبعده، لتتبّع ما تغيّر.

وفي صفحة Physical Inventory، أشِّر على المربع أعلى يسار الصفحة لاختيار جميع البنود. ثم انقر زر Request a Count. وفي النافذة المنبثقة، انقر Confirm.

وبعد العودة إلى صفحة Physical Inventory، اختر جميع البنود مرة أخرى. وانقر Print › Count Sheet. فتُصدَّر Count Sheet بصيغة PDF.

1. في صفحة Physical Inventory، أشِّر على مربع الترويسة لاختيار كل بند.
2. انقر Request a Count.
3. واملأ Assign to وScheduled at، وقرّر هل يجوز للعادّ رؤية الكمية المتوقَّعة — فإخفاؤها هو ما يجعل العدّ مستقلاً.
4. انقر Confirm.
5. ومع بقاء البنود مختارة، استخدم Print › Count Sheet للورق الذي سيحمله العاملون في الصالة.

عمليات العدّ المجدولة افتراضها 31 ديسمبر. فغيّره تحت Inventory › Configuration › Settings، في قسم Operations، بـAnnual Inventory Day and Month.