تخصيص البضائع الواردة للطلبات

لاستخدام كشوف الاستلام، فعّل خاصية Reception Report بالانتقال إلى Inventory app › Configuration › Settings. وتحت قسم Operations، أشِّر على المربع المجاور لـReception Report، ثم انقر Save.

تُستخدم كشوف الاستلام لإدارة تخصيص المخزون المعوَّض. ومعنى ذلك أن على المستخدمين أن يعتمدوا طلب العميل أولاً، ثم يعوّضوا المخزون اللازم عبر PO. ولا يستطيع المستخدمون الوصول إلى كشف الاستلام وحجز وحدات من PO لتلبية أوامر عملاء بعينها إلا بعد اعتماد أمر التعويض هذا.

وتبيّن السيرورة التالية جميع الخطوات اللازمة لتخصيص المخزون باستخدام كشوف الاستلام:

1. اعتمد SOs لعميل واحد أو أكثر.
2. أنشئ PO للمنتجات المطلوبة واعتمده.
3. افتح الاستلام وادخل إلى كشف الاستلام لتخصيص المنتجات.
4. اعتمد الاستلام في PO.
5. اعتمد التسليم في SO.

إنشاء SOs واعتمادها

عند استخدام كشوف الاستلام، يبدأ المستخدم بإنشاء عروض أسعار مبيعات بـProduct وQuantity الذي طلبه عميل واحد أو أكثر. واعتمِد عروض الأسعار، فتتحول إلى SOs. ويولّد ذلك أمر تسليم لكل SO، يمكن الوصول إليه عبر الزر الذكي Delivery.

إنشاء PO واعتماده

ثم يُنشئ المستخدم RfQ جديداً لتعويض المخزون المطلوب بالانتقال إلى تطبيق Purchase والنقر على New. وفي النموذج، أضف المنتجات المطلوبة في SOs العملاء بالنقر على Add a product في تبويب Products وتحديد Quantity المطلوبة.

وبعد إضافة المنتجات، انقر Confirm Order لتحويل RfQ إلى PO.

كشف الاستلام

وبعد اعتماد PO، افتح كشف الاستلام لتخصيص وحدات المنتجات لـSOs المرادة. ولفعل ذلك، انقر الزر الذكي Receipt أعلى PO لفتح استلام المخزون الوارد من المنتج.

وفي الاستلام، يظهر أعلاه زر ذكي Allocations، يفتح صفحة Reception Report.

وتعرض صفحة Reception Report قائمة بالمنتجات التي يمكن تخصيص وحدات هذا PO لها، مجمَّعة بحسب SOs التي تظهر فيها. ويُدرَج رابط إلى كل SO، مع Expected Delivery الخاص به، وخيار إسناد جميع وحدات منتجاته. وتحت كل SO قائمة بمنتجاته، تشمل اسم كل منتج وكميته وخيار إسناد الوحدات المحددة إفرادياً.

تخصيص الوحدات

ولتخصيص وحدات لمنتج في SO، انقر Assign في صف المنتج المقابل. وللتراجع عن التخصيص، انقر Unassign.

أو بدلاً من ذلك، لتخصيص جميع الوحدات المتاحة لجميع المنتجات في SO، انقر Assign All في الصف المقابل لـSO. ولإسناد جميع الوحدات المتاحة عبر جميع SOs، انقر Assign All في الأعلى.

وتُحسب كمية الوحدات القابلة للحجز لكل منتج تلقائياً بالترتيب، ابتداءً من SO الأقدم. ويتيح ذلك للمستخدمين تخصيص أكبر عدد متاح من الوحدات في PO لتلبية الكمية المحددة في SO.

وتُربط SOs ذات الوحدات المخصَّصة تلقائياً بـPO. ويستطيع المستخدمون الوصول إلى PO هذا من SO مباشرةً عبر الزر الذكي Purchase. وكذلك يمكن الوصول إلى SO المرتبط من PO عبر الزر الذكي Sale.

اعتماد الاستلام

وبعد تخصيص الوحدات المرادة، استلم المخزون الوارد. ولفعل ذلك، انتقل إلى PO وانقر Receive Products أو Receipt لفتح الاستلام. ثم انقر Validate لإدخال المنتجات إلى المخزون.

اعتماد التسليم

وبعد استلام المخزون الوارد، لبِّ أمر التسليم لـSO العميل. ولفعل ذلك، انتقل إلى SO، ثم انقر Delivery لفتح أمر التسليم. ولاحظ أن تبويب Operations قد امتلأ ببند جديد يعرض Product المخصَّص وQuantity المخصَّصة منه.

وأخيراً، انقر Validate لاعتماد أن المنتجات سُلِّمت إلى العميل.

يستطيع المستخدمون طباعة ملصقات للمنتجات المخصَّصة لضمان تخصيصها للعميل المناسب على الوجه الصحيح.

وبعد تخصيص الوحدات المرادة، انقر Print في الأعلى لتنزيل ملف PDF لكشف الاستلام للوحدات المخصَّصة. ويتضمن الكشف رمزاً شريطياً قابلاً للمسح في الأعلى لأمر الاستلام. وتُدرَج رموز شريطية إضافية أيضاً لأي أوامر تسليم فيها وحدات مخصَّصة.

وإن كانت المنتجات مخصَّصة، أمكن للمستخدمين أيضاً النقر على Print Labels لطباعة ملصق مفرد لكل وحدة من المنتجات المخصَّصة. ويعرض كل ملصق اسم المنتج، ورقم SO المرتبط به، وعميله.

Print يعطيك الكشف ملفَ PDF فيه رمز شريطي قابل للمسح للاستلام ولكل تسليم. وPrint Labels يعطيك ملصقاً لكل وحدة، يسمي المنتج والأمر والعميل — وهو ما يمنع أن تُجمَّع وحدة مخصَّصة لشخص آخر.