إعدادات المبيعات: الخصائص التي تفتح كل شاشة أخرى
ما الذي يفعله هذا
صفحة إعدادات المبيعات هي حيث تُفعَّل الخصائص وتُضبط الافتراضيات على مستوى الشركة. وكل ما عداها في هذا الفصل تقريبًا غير مرئي حتى يُؤشَّر على شيء هنا — فقوائم الأسعار والمتغيرات وقوالب عروض الأسعار وأداة إنشاء عروض الأسعار كلها تخفي قوائمها وحقولها حتى تُفعَّل.
ويجدر قراءتها مرة كقائمة بما يستطيعه النظام، ثم تُترك وشأنها. فالإعدادات التي تُغيَّر باستخفاف تعيد تشكيل الشاشات للجميع.
وتعرض كل خاصية مُفعَّلة كذلك اختصارًا مباشرًا إلى الشاشة التي تفتحها، فتصير صفحة الإعدادات خريطةً لموضع تهيئة كل واحدة منها.
قبل أن تبدأ
- صلاحيات المسؤول. فالصفحة غير مرئية لمندوبي المبيعات.
- اعلم أن التأشير هنا قد يثبّت وحدة برمجية. فكل ما يُسمّى خاصيةً وحدويةً ينزّل تطبيقًا ويثبّته عند الحفظ، وذلك يستغرق لحظة ولا يُلغى بمجرد إزالة التأشير.
- ولا تسري التغييرات إلا عند الحفظ. ومغادرة الصفحة دون حفظ تتجاهلها في صمت.
الخطوات
-
01
افتح المبيعات › التهيئة › الإعدادات.
-
02
تحت عناوين المنتجات، فعِّل المتغيرات وقوائم الأسعار ووحدات القياس والعبوات والتغليفات بحسب الحاجة.
-
03
تحت عروض الأسعار، اضبط فترة صلاحية عرض السعر الافتراضية بالأيام وفعِّل قوالب عرض السعر، ثم اختر القالب الافتراضي إن كان ينبغي أن تبدأ عروض الأسعار الجديدة من واحد.
-
04
احسم سلوك البوابة: التوقيع الإلكتروني والدفع عبر الإنترنت، مع نسبة الدفع حين تُشترط دفعة مقدمة.
-
05
فعِّل الخصومات إن جاز لمندوبي المبيعات خصم بنود مفردة، والهوامش إن كان ينبغي أن يروا التكلفة والهامش على الطلب.
-
06
اضبط سياسة الفوترة — فوترة الكميات المطلوبة، أو الكميات التي تم توصيلها.
-
07
فعِّل أداة إنشاء عروض الأسعار بصيغة PDF للف عروض الأسعار بصفحات ترويسة وتذييل.
-
08
اضغط حفظ. فبعض الخيارات لا تكشف خيارات أخرى إلا بعد الحفظ.
أهم الإعدادات هنا
| المتغيرات | تُفعِّل خصائص المنتجات ومتغيراتها. فبدونها لا يحمل المنتج خصائص البتة. |
|---|---|
| قوائم الأسعار | تكشف قائمة قوائم الأسعار وحقلها في العملاء والطلبات. ومع إطفائها يستعمل كل طلب سعر بيع المنتج نفسه. |
| وحدات القياس والعبوات والتغليفات | تتيح شراء المنتج وتخزينه وبيعه بوحدات مختلفة. وهي ضرورية لتسعير التركيب بالمتر المربع مع تخزين البروفيل بالطول. |
| الخصومات | تضيف عمود خصم إلى بنود الطلب. وبدونها يجب بناء الخصم في السعر أو في قائمة أسعار. |
| الهوامش | تُظهر التكلفة والهامش على الطلب. وتثبّت وحدة برمجية عند تفعيلها. |
| قوالب عرض السعر | تكشف قائمة القوالب وحقل القالب في عروض الأسعار. |
| القالب الافتراضي | يُطبَّق على عروض الأسعار الجديدة تلقائيًا. ولا يُعرض إلا بعد تفعيل القوالب وحفظها. |
| فترة صلاحية عرض السعر الافتراضية | كم يومًا يبقى عرض السعر صالحًا حين لا يتجاوزها قالب. |
| التوقيع الإلكتروني / الدفع عبر الإنترنت | هل يجوز للعملاء القبول من البوابة بالتوقيع أو بالدفع أو بكليهما. ونسبة الدفع تحدد كم يجب دفعه. |
| أداة إنشاء عروض الأسعار بصيغة PDF | تُفعِّل الترويسات والتذييلات وحقول نماذجها. وتثبّت وحدة برمجية. |
| سياسة الفوترة | افتراضي الشركة: فوترة الكميات المطلوبة تحاسب على الكمية المطلوبة؛ وفوترة الكميات التي تم توصيلها لا تحاسب إلا على ما خرج فعلًا. وهي افتراضي — ولكل منتج أن يتجاوزها. |
| قفل المبيعات المؤكدة | يجعل الطلب المؤكد للقراءة فقط، فيحتاج التغيير إلى فتح صريح. |
| تحذيرات أمر البيع | تتيح إرفاق تحذير بعميل أو منتج يظهر عند استعماله في طلب. |
| فاتورة شكلية | تضيف إمكان إرسال فاتورة شكلية من عرض سعر. |
التأشير الذي يثبّت وحدة برمجية ليس قابلًا للتراجع حقًا
خيارات كالهوامش وأداة إنشاء عروض الأسعار بصيغة PDF تثبّت تطبيقًا عند الحفظ. وإزالة التأشير بعدها لا تزيله إزالةً نظيفة — فقد تذهب القوائم، لكن البيانات والحقول التي أضافتها الوحدة تبقى، والإزالة الحقيقية عمل مسؤول له مخاطره. فاحسم الأمر على قاعدة بيانات اختبارية قبل تفعيل واحدة من هذه على نظام حي.
أين تعضّ سياسة الفوترة حقًا
الإعداد هنا افتراضي للمنتجات المُنشأة حديثًا لا غير. فلكل منتج سياسة فوترة خاصة به، وهي ما يتبعه بند الطلب فعلًا، فتغيير الإعداد لا يعيد توجيه منتجات قائمة سلفًا.
وفي أعمال النوافذ والأبواب المفصَّلة على المقاس يهم هذا الفرق أكثر من المعتاد: فالمحاسبة على المطلوب تتيح فوترة دفعة مقدمة ودفعات مرحلية على العقد، أما المحاسبة على المسلَّم فتربط الفوترة بما خرج ماديًا من المصنع. وخلط الاثنين في مشروع واحد هو ما يُنتج فواتير لا يقدر أحد على تسويتها.
توقيعات البريد ليست هنا
توقيع بريد مندوب المبيعات تفضيل شخصي لا إعداد شركة. وهو يقع في بطاقة المستخدم نفسه، ويُوصَل إليه من قائمة الصورة الرمزية في الأعلى تحت ملفي الشخصي، ويصون كل شخص توقيعه. ولا شيء في هذه الصفحة يغيّره، والمسؤول الذي يريد توقيعًا موحَّدًا عليه تحرير المستخدمين فرادى.
حل المشكلات
| قائمة يصفها الدليل مفقودة | خاصيتها مُطفأة. فقوائم الأسعار وقوالب عرض السعر والمتغيرات وأداة إنشاء عروض الأسعار كلٌّ يخفي قائمته. |
|---|---|
| لم يسرِ تغيير | لم يُضغط الحفظ. فالصفحة تُبقي التعديلات في النموذج حتى ذلك وتتجاهلها عند الانتقال. |
| خيار مفقود بُعيد تفعيل آخر | بعض الخيارات لا تظهر إلا بعد حفظ الخيار الذي يفتحها. احفظ ثم انظر ثانيةً. |
| تغيير سياسة الفوترة لم يغيّر المنتجات القائمة | إنها افتراضي للجديدة. غيِّر السياسة على المنتجات نفسها. |
| لا تُفتح الصفحة | صفحات الإعدادات تحتاج صلاحيات مسؤول؛ ومدير المبيعات لا يكفي. |
أخطاء شائعة
- تفعيل خصائص لرؤية ما تفعله على قاعدة البيانات الحية. فكل واحدة تغيّر الشاشات لكل المستخدمين دفعةً واحدة.
- ضبط فترة صلاحية افتراضية وتوقُّع أن تغيّر عروض أسعار كُتبت سلفًا.
- افتراض أن سياسة الفوترة هنا تحكم المنتجات القائمة.
- البحث عن توقيع البريد في هذه الصفحة. فهو لكل مستخدم، تحت ملفي الشخصي.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً