معالجة الإشعارات الدائنة وتسجيل مدفوعات العملاء وإدارة حساباتهم
ما الذي تقوم به هذه الشاشات
يعود المال إلى المصنع بطريقين: مقبوضات على فاتورة، أو تصحيح حين تكون الفاتورة نفسها خاطئة. يغطي هذا المقال الجانبين تحت المحاسبة › العملاء — إصدار الإشعارات الدائنة على الفواتير المرحّلة، وتسجيل مدفوعات العملاء (بما فيها المقبوضات الجزئية والإعدامات والشيكات المؤجلة والمقبوضات بعملة أجنبية)، والجانب المحاسبي من شاشتي العملاء والمنتجات حيث تُضبط حسابات الذمم وشروط الدفع وحسابات الإيراد.
قبل أن تبدأ
- فاتورة عميل مرحّلة — فمنها يبدأ الإشعار الدائن والدفعة كلاهما.
- صلاحية الفوترة (مجموعة الفوترة) للإشعارات والمدفوعات؛ أما حقول الحسابات على العملاء والمنتجات فتحتاج صلاحية محاسبة كاملة.
- ولقبول الشيكات المؤجلة يجب أولًا إضافة طريقة الدفع PDC إلى طرق دفع دفتر يومية البنك — فهي لا تظهر من تلقاء نفسها.
الإشعارات الدائنة
تعرض العملاء › الإشعارات الدائنة مستندات برقم RINV/…. وهي قائمة الفواتير نفسها بعامل تصفية إشعار دائن مطبق مسبقًا — أزل الشريحة وستختلط الفواتير من جديد. يمكنك الإنشاء من الصفر بزر جديد، لكن الطريق اليومي يبدأ من الفاتورة المراد تصحيحها:
ملاحظة
لا خيار «طريقة إشعار دائن» في الحوار — والوثائق القديمة التي تذكر خيارات استرداد جزئي / استرداد كامل تصف إصدارًا سابقًا. والعكس المؤرخ في المستقبل لا يُرحَّل فورًا: بل يُجدول ليُرحَّل آليًا في تاريخه دون أي تحذير إضافي.
-
01
افتح الفاتورة المرحّلة وانقر على إشعار دائن في رأس النموذج.
-
02
في الحوار اكتب السبب المعروض في الإشعار الدائن، وتحقق من دفتر اليومية وتاريخ العكس.
-
03
اختر الزر المطابق لقصدك: عكس ينشئ الإشعار ويبقي الفاتورة الأصلية مرحّلةً ورصيدها مُسوّى بالإشعار؛ أما عكس وإنشاء فاتورة فيلغي الأصل إضافةً إلى ذلك ويفتح مسودة جديدة منسوخة لتصحيحها وإعادة إصدارها — طريق إعادة الفوترة عند خطأ سعر أو تغيّر مقاس فتحة.
-
04
للإشعار الجزئي استخدم عكس ثم حرر كميات مسودة الإشعار أو مبالغها إلى ما يُراد قيده فعلًا قبل الترحيل.
-
05
رحّل الإشعار. ويظهر مرجعه بصيغة عكس القيد: [الفاتورة]، [السبب].
مدفوعات العملاء
العملاء › الدفعات هي سجل المقبوضات — التاريخ والرقم ودفتر اليومية وطريقة الدفع والعميل والمبلغ والحالة. والشاشة مرشحة مسبقًا لمقبوضات العملاء؛ ومدفوعات المورّدين على النموذج نفسه تحت الموردين › الدفعات.
ونقطة الدخول المعتادة زر دفع على الفاتورة المرحّلة، وهو يفتح حوار تسجيل الدفع:
| الحقل | ما الذي يفعله |
|---|---|
| دفتر اليومية | أي دفتر بنك أو نقدية يستقبل المال — في هذه القاعدة Bank أو Doha Bank — Current Account أو Petty Cash — Factory. |
| طريقة الدفع | طرق الدفتر المهيأة — دفعة يدوية جاهزةً؛ وPDC للشيكات المؤجلة بعد إضافتها إلى الدفتر. |
| المبلغ | يبدأ بما هو مستحق. اكتب أقل لمقبوض جزئي — ويقترح تلميحٌ القسط التالي أو المتأخر حين تحمل الفاتورة شروط دفع مجزأة. |
| تاريخ الدفع / المذكرة | تاريخ القيمة والمرجع الذي يظهر في تسوية البنك. |
| ترحيل الفرق في | يظهر حين يكون المبلغ أقل: إبقاؤها مفتوحة يترك الفاتورة مدفوعة جزئيًا؛ وتعليمها مدفوعة بالكامل يقيّد الفارق في حساب الإعدام وبالتسمية التي تختارها. |
| تجميع الدفعات | عند سداد عدة فواتير معًا: دفعة واحدة لكل عميلٍ وبنك بدل دفعة لكل فاتورة. |
| Effective Date / Bank Reference / Cheque Reference | توثيق الشيكات: التاريخ الفعلي إلزامي للشيك المؤجل ويسجل موعد استحقاقه؛ والمرجعان يحفظان رقمي البنك والشيك قابلَين للبحث. |
الحوار يحذّر ولا يمنع حين يجد دفعةً بالشريك والمبلغ والتاريخ نفسها (ازدواج محتمل)، ويخبرك حين ستُتجاوز دفعات لحسابات بنكية غير موثوقة أو غائبة. وبعد الترحيل يعرض نموذج الدفعة زر طباعة الشيك لطرق الشيكات والمؤجل، وإلغاء تعليم الإرسال للتراجع عن علامة الإرسال.
مهم
سلوكان في الدفعة المسجلة يسهل إغفالهما. الأول أن المقبوض بعملة أخرى لا يسألك سعر صرف أبدًا: فالحوار يفترض عملة الدفتر ويسوّي الفاتورة بسعر جدول العملات في تاريخ الدفع، مقيّدًا أي فرق مباشرةً في حسابي أرباح وخسائر الصرف. فراجع جدول الأسعار قبل تسجيل مقبوضات أجنبية كبيرة. والثاني أن أي دفعة جزئية ولو رمزية تُخرج الفاتورة من كل حسابات التحصيل — فلوحات الأعمار وشاشات المتابعة لا تعدّ إلا الفواتير غير المدفوعة كليًا، والعميل الذي يدفع 1% يختفي من قائمة المطاردة (انظر مقال المتابعة).
العملاء والمنتجات — تمديدات الحسابات
تفتح العملاء › العملاء قائمة جهات الاتصال مرشحةً للعملاء. وعلى بطاقة العميل يحمل تبويب الفوترة الحقول التي تقرر أين تُرحَّل مستنداته: حساب المدينين وحساب الدائنين، والحسابات البنكية (ويجب تعليمها موثوقة قبل أن تستعملها الدفعات الصادرة)، وكتلة الحد الائتماني؛ وشروط الدفع في قسم المبيعات، والوضع المالي تحت المعلومات المالية. والبطاقة نفسها تحمل منظومة التحصيل كلها — الدرجة والأعمار وتعليق الائتمان — المغطاة في مقال المتابعة.
تعرض العملاء › المنتجات المنتجات القابلة للبيع. وعلى تبويب المحاسبة لكل منتج حساب الإيراد وحساب المصروف (وإن تُركا فارغين طُبقت حسابات فئة المنتج) وضرائب العميل — وعلى تهيئة قطر هذه، Exempt 0% (Qatar — No VAT). ووضع نوع الأصل على منتج يجعل بنود فواتير مورديه تولّد أصلًا ثابتًا آليًا (انظر مقال الأصول).
استكشاف الأخطاء
"There's nothing left to pay for the selected journal items, so no payment registration is necessary." — الفاتورة مسواة كليًا؛ راجع شريط السداد عليها والإشعارات الدائنة المطبقة.
«لا يمكنك تسجيل المدفوعات الخاصة بالفواتير المحجوبة.» — فعّل أحدهم حجب الدفع على الفاتورة (حالتها محجوبة)؛ ارفعه من الفاتورة قبل الدفع.
"You can't register payments for both inbound and outbound moves at the same time." — التحديد يخلط فواتير عملاء وفواتير موردين؛ سجّل كلًا على حدة.
«لعكس قيد دفتر اليومية، عليك ترحيله أولاً.» — المسودات تُحرَّر أو تُحذف ببساطة؛ فالإشعارات الدائنة وُجدت لتصحيح المرحّل.
«يجب أن يكون نوع اليومية مطابقاً للقيد المعكوس.» — اختر دفتر مبيعات عند عكس فاتورة عميل.
"Payments to print as a checks must have 'Check' or 'PDC' selected as payment method and not have already been reconciled" — طباعة الشيك لا تعمل إلا على دفعات شيك/مؤجل ما زالت مفتوحة، و("In order to print multiple checks at once, they must belong to the same bank journal.") على دفتر واحد في المرة.
PDC لا تظهر طريقةَ دفع — أضف طريقة PDC إلى دفتر البنك من التهيئة › دفاتر اليومية › [الدفتر] › الدفعات الواردة/الصادرة.
أخطاء شائعة
- اللجوء إلى عكس وإنشاء فاتورة لإشعار جزئي — فهذا الطريق يلغي الفاتورة كلها ويعيد فوترتها؛ والإشعار الجزئي هو عكس ثم تحرير المسودة نزولًا.
- إصدار إشعار دائن بتاريخ الشهر القادم ثم الاستغراب من عدم ترحيل شيء — فالمعكوسات المستقبلية تنتظر تاريخها بصمت.
- تسجيل مقبوض بعملة أجنبية دون مراجعة جدول أسعار العملة أولًا، ثم مطاردة الفرق «المفقود» الذي ذهب إلى حسابات الصرف.
- اعتياد تعليم الدفعات الناقصة مدفوعة بالكامل نحو حساب إعدام — فذلك يشطب ذممًا حقيقية؛ أبقِ النواقص الحقيقية مفتوحة أو طاردها.
- تغيير حساب مدينِي عميلٍ وله فواتير مفتوحة — فتبقى القيود القديمة على الحساب القديم وينشطر دفتر أستاذ الشريك بينهما.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً