تحليل المهام وتقييمات العملاء في تقارير المشاريع
الغرض
يجيب مسار المشروع › إعداد التقارير عن سؤالين مختلفين. فـتحليل المهام هو تقرير عبء العمل — صف لكل مهمة مع مقاييس وقت العمل: كم تنتظر المهام من يُعيَّن لها، وكم تستغرق حتى الإغلاق، والساعات المخصصة مقابل المقضية. أما تقييمات العميل فهي تغذية الرضا — كل تقييم أرسله عميل من بريد تقييم، في بطاقات وجوه وقوائم وجداول محورية.
ويقرأ تحليل المهام جدولَ تقارير، غير أن النقر على أي عمود أو خلية ينفذ مباشرة إلى قائمة المهام الحقيقية. والتقييمات سجلات حقيقية أيضاً — فكل بطاقة تعود بالرابط إلى مهمتها.
قبل أن تبدأ
- يفتح أي مستخدم مشاريع تحليلَ المهام؛ أما تقييمات العميل فلا تظهر إلا لـمديري المشاريع.
- ولكي توجد تقييمات أصلاً يجب أن تطلبها إحدى مراحل المهام (أدناه) — فعدم تهيئة أي مرحلة يعني تقريراً فارغاً إلى الأبد.
- ولمقاييس الوقت: مواعيد نهائية وساعات مخصصة مضبوطة فعلاً على المهام، وتقويم عمل على المشروع — فمقاييس «العمل» تتبعه.
الخطوات
-
01
افتح المشروع › إعداد التقارير › تحليل المهام. يفتح المخطط على التعداد للمهام حسب المشروع والمرحلة؛ ويفتح الجدول المحوري على التعداد لكل مشروع (مع مقاييس وقت الجداول الزمنية لمستخدمي تطبيق الجداول الزمنية) — وأضف مقاييس ساعات العمل من المقاييس.
-
02
صفِّ أولاً: فلا يُطبَّق أي عامل تصفية افتراضي، ولهذا تدخل المهام المغلقة والملغاة في الحساب حتى تختار فتح (ونطاق التواريخ يضيّق النافذة لكنه لا يستبعدها).
-
03
اختر المقاييس: ساعات العمل لتعيينها / لإغلاقها (أو صيغتي الأيام)، والأيام حتى الموعد النهائي (السالب = متأخرة، وتُحسب لحظياً)، وآخر تقييم (1-5)، وكذلك — لمستخدمي الجداول الزمنية — الوقت المخصص والوقت المقضي والوقت المتبقي والوقت الإضافي ومدى التقدم.
-
04
انقر داخل أي خلية لفتح المهام خلفها وإصلاح ما وجدته.
-
05
افتح المشروع › إعداد التقارير › تقييمات العميل — بطاقات وجوه على آخر 30 يوماً افتراضياً؛ وبدّل إلى الجدول المحوري/المخطط لمتوسطات كل معيَّن له أو كل شهر، أو صفِّ على سعيد / محايد / غير سعيد.
المقاييس بدقة
| المقياس | التعريف |
|---|---|
| ساعات/أيام العمل لتعيينها | من إنشاء المهمة إلى أول معيَّن لها — تُحسب على تقويم عمل المشروع مع استبعاد الإجازات، وتُؤخذ كمتوسط عند التجميع. |
| ساعات/أيام العمل لإغلاقها | من الإنشاء إلى دخول المهمة مرحلة مطوية (مطوية العرض في كانبان) — وهي عادة عمودا الإنجاز والإلغاء عندك؛ وإرجاع المهمة إلى عمود مفتوح يعيد فتح العدّاد. التقويم نفسه والمتوسط نفسه. |
| الأيام حتى الموعد النهائي | الموعد النهائي ناقص الآن، يعاد حسابه وقت الاستعلام — والأرقام السالبة مهام متأخرة. |
| الوقت المخصص / المقضي / المتبقي ومدى التقدم | مقاييس الجداول الزمنية (لمستخدمي الجداول الزمنية فقط). ومدى التقدم هو المقضي ÷ المخصص، كمتوسط لكل مهمة عند التجميع — لا مجموع المقضي على مجموع المخصص. |
| التقييم (1-5) (تقييمات العميل) | درجة العميل، كمتوسط عند التجميع. ويعرض البريد ثلاثة وجوه — 5 (سعيد) و3 (محايد) و1 (غير سعيد) — ولهذا تتجمع المتوسطات حول تلك القيم؛ فما كان ≥ 4 يُحتسب سعيداً، و≥ 3 محايداً، وما دون 3 غير سعيد. |
كيف تُطلب التقييمات
يعيش التفعيل على مراحل المهام لا في الإعدادات. فيحرّر مدير المشروع مرحلةً ويفعّل «Send a customer rating request» مع قالب بريد إلكتروني للتقييم؛ فيذهب الطلب إلى عميل المهمة عندما تبلغ المهمة تلك المرحلة — أو، في الوضع الدوري، على جدول (أسبوعي، شهري…) ما دامت المهمة باقية فيها. ويمكن للمرحلة اختيارياً أن تقلب حالة المهمة تلقائياً بحسب الرأي: الجيد ← تمت الموافقة، والمحايد أو السيئ ← التغييرات المطلوبة. ولا يعرض المشروع لوحة تقييماته إلا بعد أن تطلب إحدى مراحله التقييمات.
ملاحظة
لا يوجد تقرير ربحية مشاريع في هذه النسخة — فالربحية تظهر لوحةً جانبيةً داخل كل مشروع (الإيرادات والتكاليف من سجلات المبيعات والسجلات التحليلية المرتبطة)، لا قائمةً في إعداد التقارير. أما «سرعة» عدّ المهام وهوامش كل مشروع فيما يتجاوز تلك اللوحة فليست من ميزات هذه الشاشة.
استكشاف الأخطاء
| تقييمات العميل مفقودة من قائمة إعداد التقارير | هي تُعرض لمديري المشاريع فقط — والقيد مبني في النظام، لا مفتاح في الإعدادات. |
|---|---|
| تقرير التقييمات فارغ | لا توجد مرحلة تطلب التقييمات، أو لم يجب أي عميل بعد. هيّئ طلب التقييم في مرحلة أولاً؛ فلا تظهر إلا التقييمات المرسلة. |
| الأرقام تشمل مهام ميتة منذ زمن | لا عامل تصفية افتراضي — فالمهام المغلقة والملغاة تُحتسب حتى تطبّق فتح (وعامل تصفية الفترة وحده يضيّق التواريخ لكنه يبقيها). |
| تعرض المخططات بيانات رمادية على قاعدة بيانات جديدة | عينة مؤقتة ما دامت لا توجد مهام مطابقة — وتختفي مع أول صفوف حقيقية. (أما تقييمات العميل فلا وضع عينة لها؛ بل تبقى فارغة ببساطة حتى تصل تقييمات.) |
| مدى التقدم فوق 100% أو متوسطه غريب | هو متوسط النسبة المئوية الخاصة بكل مهمة؛ فمهام قليلة متجاوزة للميزانية تُميل المجموعات. قارن المخصص بالمقضي مباشرة للنسبة الحقيقية. |
| «متوسط التقييم» غير معروض كمقياس | في هذا الإصدار يُخفى متوسط كل مهمة من القائمة المنسدلة — فاستعمل آخر تقييم (1-5) هنا، أو مقياس التقييم (1-5) في تقرير التقييمات. |
| ساعات التعيين/الإغلاق تبدو أقصر من الوقت التقويمي | هذا صحيح — فهي ساعات عمل على تقويم المشروع، تستبعد الليالي وعطلات نهاية الأسبوع والإجازات. |
أخطاء شائعة
- مقارنة أيام العمل في هذا التقرير بمقياس «أيام الإقفال» التقويمي في إدارة علاقات العملاء — ساعتان مختلفتان لا تُقارنان.
- طلب التقييمات في كل مرحلة — فالعملاء يقيّمون العبور إلى كل مرحلة، وضجيج البريد يدفن الإشارة. والنمط المعتاد مرحلة حاسمة واحدة (التسليم أو الاستلام).
- قراءة متوسط 3.0 على أنه أداء متواضع بينما البريد لا يعرض إلا 5 و3 و1 — فقد يعني 3.0 أن «الجميع اختار الوجه المحايد».
- الحكم على المعيَّن لهم بساعات الإغلاق دون استبعاد المهام التي انتظرت في مراحل التراكم قبل أن يُعيَّن لها أحد.
- توقّع تقارير الربحية أو مؤشرات التقدم هنا — فذلك في اللوحة الجانبية للمشروع وميزة مؤشرات التقدم، لا في هذه القائمة.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً