إدارة أوامر الشراء المؤكدة: الإيصالات والفواتير والإقفال
الغرض
متى صار طلب عرض السعر أمر شراء، انتقل العمل إلى الوفاء بالوعود: استلم البضاعة، وادفع الفاتورة الصحيحة، واحمِ الشروط المتفق عليها. وقائمة أوامر الشراء تعرض المستندات المؤكدة وحدها، بحالة استلامها وفوترتها بنظرة.
قبل أن تبدأ
- الاستلام يحتاج صلاحية المخزون؛ وإنشاء فواتير الموردين يقع في المحاسبة — هذا المقال يغطي جانب الشراء من الاثنين.
الخطوات
-
01
افتح الشراء › الطلبات › أوامر الشراء — الأوامر المؤكدة فقط، والوصول المتوقع بالأحمر متى تأخر.
-
02
حين تصل الشاحنة، افتح الأمر واضغط استلام: الإيصال أُنشئ عند التأكيد، وتصديقه هو ما يحوّل الكميات إلى مستلمة.
-
03
راقب الشارتين: حالة الإيصال — لم يتم الاستلام، تم الاستلام جزئياً، تم الاستلام كلياً — وحالة الفاتورة — لا يوجد شي لفوترته، الفواتير قيد الانتظار، مفوتر بالكامل.
-
04
فوتِر: زر رفع الفاتورة على الأمر يغذي ملف المورد مباشرة في مسودة فاتورة؛ أو اختر أوامر في القائمة واضغط إنشاء الفواتير؛ أو دع المحاسبة تسحب الأمر من حقل الإكمال التلقائي في الفاتورة.
-
05
أغلق حلقة التواريخ: يستطيع المورد تأكيد تاريخ الوصول أو تعديله من الأمر المرسل بالبريد، وبريد التذكير اليومي يلاحقه قبل الاستحقاق.
لماذا قد تكون الفاتورة فارغة — سياسة التحكم
كل منتج يحمل سياسة التحكم في تبويب الشراء عنده (يراها مديرو الشراء): حسب الكميات المطلوبة تفوتر ما طُلب؛ وحسب الكميات المستلمة — الافتراضي للبضائع — تفوتر ما استُلم فقط. فمع بضائع على أساس الاستلام، الفاتورة المنشأة قبل الإيصال لا تجد ما تسحبه، ولا يعرض الأمر الفواتير قيد الانتظار إلا بعد الاستلام. تلك هي الحماية المدمجة من دفع ثمن زجاج لم يصل؛ ولا توجد وحدة مطابقة ثلاثية منفصلة على WindoorERP.
التواريخ على الأمر المؤكد
| الحقل | معناه |
|---|---|
| تاريخ التأكيد | متى تأكد — يحل محل الموعد النهائي على النموذج. |
| الوصول المتوقع | الوعد. قابل للتعديل؛ وتعديله يدفع التاريخ الجديد إلى الإيصال المفتوح. أحمر في القائمة متى انقضى. |
| الوصول | الواقع: يُختم عند تصديق أول إيصال. |
| معترف به | رأى المورد الأمر — بنقرته في رابط البوابة المرسل، أو يدوياً، أو تلقائياً عند تصديق إيصال. |
| أيام قبل الإيصال | التذكير: مهمة يومية تراسل الموردين غير المقرّين قبل الوصول المتوقع بهذا العدد من الأيام؛ وزر ✉ يرسل لك معاينة. |
تغيير أمر مؤكد
- بنود المنتجات لم يعد يمكن حذفها — "Cannot delete a purchase order line which is in state “Purchase Order”." أضف بنوداً تصحيحية بدلاً من ذلك؛ وكل بند مضاف وكمية متغيرة يسجَّلان في المراسلات.
- خفض كمية دون ما فُوتر أصلاً يجدول نشاطاً على الفاتورة: "The quantities on your purchase order indicate less than billed. You should ask for a refund."
- مع تفعيل إقفال الأوامر المؤكدّة في الإعدادات، يقفل كل تأكيد الأمر للقراءة فقط؛ ومدير الشراء وحده يضغط إلغاء القفل. وبدون الإعداد لا يوجد زر قفل أصلاً.
- إلغاء يرفض وفواتير مورد مرتبطة مفتوحة — "You must first cancel their related vendor bills." — ويرفض والأمر مقفل. والإلغاء يلغي الإيصال المفتوح أيضاً.
أوامر أنشأها المصنع
يرفع الإنتاج مستندات شرائه إلى هذا المسار نفسه: شارة Glass PO تسم الأوامر الصادرة من معالج الزجاج في أمر الإنتاج (واحد لكل مورد عند المناقصة)، وSubcontract PO تسم أمر خدمة عملية مقاولة من الباطن، وزر Production Order يقفز إلى المصدر. وهي أوامر شراء اعتيادية — أكّدها واستلمها وفوترها كسائرها؛ وفلترا البحث Glass Purchase Orders وSubcontract Purchase Orders يبقيانها قابلة للفرز.
استكشاف الأخطاء
| الرسالة أو العرض | السبب والعلاج |
|---|---|
| "Unable to cancel purchase order(s): …. You must first cancel their related vendor bills." | فاتورة مسودة أو مرحّلة معلقة بالأمر — ألغِها أو أنشئ إشعارها الدائن أولاً. |
| "Unable to cancel purchase order(s): …. You must first unlock them." | الأمر مقفل؛ يفك المدير القفل ثم يلغي. |
| "You can only upload a bill for a single vendor at a time." | أداة رفع الفاتورة تبني فاتورة واحدة لمورد واحد — قسّم التحديد. |
| "You must set a Vendor Location for this partner …" | سجل جهة اتصال المورد بلا موقع مخزون؛ لا يستطيع التأكيد بناء الإيصال بدونه. |
| حالة الفوترة عالقة على لا يوجد شي لفوترته بعد التأكيد | منتجات على أساس الاستلام ولم يُستلم شيء بعد. استلم أولاً؛ تتحرك الحالة إلى الفواتير قيد الانتظار بنفسها. |
| لم يُنشأ إيصال | الأمر خدمات فقط — بنود الخدمة تُستلم بكتابة الكمية المستلمة على البند، لا عبر إيصال مخزون. |
أخطاء شائعة
- تصديق الإيصالات بعد رحيل الشاحنة بأيام، فيتأخر الفوترة (منتجات أساس الاستلام) وتتزيف إحصاءات الالتزام بالمواعيد.
- تعديل الوصول المتوقع لإسكات التاريخ الأحمر بدل ملاحقة المورد — الأحمر هو الإشارة التي تحمي جدول الإنتاج.
- معاملة أمر الزجاج مستنداً خاصاً واختراع مسار جانبي له — هو أمر عادي؛ وخصوصيته الوحيدة مصدره.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً