لف عروض الأسعار بترويسات وتذييلات PDF وملء حقول نماذجها
ما الذي يفعله هذا
الترويسات والتذييلات صفحات PDF تلتف حول عرض السعر: صفحة غلاف وملف تعريفي للشركة في المقدمة، والشروط وبيانات السداد وصفحة الضمان في الخاتمة. أما الصفحات المسعَّرة التي يولّدها WindoorERP فتقع في الوسط، فيصل العميلَ ملف واحد بدل أربعة مرفقات.
ويمكن ملء تلك الملفات أيضًا. فإن حملت صفحة حقول نماذج، وجدها WindoorERP عند الرفع وأتاح لك توجيه كل حقل إلى قيمة من الطلب، فتحمل صفحة الغلاف اسم العميل وإجمالي عرض السعر دون أن يحرر أحد ملف PDF ثانيةً.
قبل أن تبدأ
- فعِّل أداة إنشاء عروض الأسعار في المبيعات › التهيئة › الإعدادات.
- جهِّز الصفحات كملفات PDF. فلا يُقبل غيرها، ويجب ألا يكون الملف محميًا بكلمة مرور — فالملف المشفَّر مرفوض عند الرفع.
- وإن أردت ملء الحقول تلقائيًا، فأضف حقول النماذج إلى ملف PDF أولًا، بأي أداة صنعته. وسَمِّها بالحروف والأرقام والشرطات والشرطات السفلية فقط، ولا تبدأ حقل ترويسة أو تذييل بـ
sol_id_أبدًا، فهي محجوزة.
الخطوات
-
01
افتح المبيعات › التهيئة › أوامر البيع › الترويسات / التذييلات ثم انقر جديد.
-
02
اضبط نوع المستند على ترويسة أو تذييل — مقدمة عرض السعر أو خاتمته.
-
03
ارفع ملف PDF في محتوى الملف. ويأخذ الاسم اسم الملف افتراضيًا؛ فامنحه اسمًا أوضح إن كان اسم الملف غير مُعبِّر.
-
04
أشِّر على الإضافة بشكل افتراضي إن كانت هذه الصفحة تخص كل عرض سعر. واتركها بلا تأشير للصفحات التي تناسب أعمالًا بعينها.
-
05
استخدم قوالب عروض الأسعار لقصر الصفحة على قوالب بعينها. والفراغ يعني إتاحتها مع أيٍّ منها.
-
06
وإن كان ملف PDF يحمل حقول نماذج، فهي مسرودة الآن. امنح كلًا منها مسارًا — حقلًا في أمر البيع، يُكتب بالنقاط لتتبُّع العلاقات. واترك المسار فارغًا لتملأ ذلك الحقل يدويًا في كل عرض سعر بدلًا من ذلك.
-
07
احفظ، ثم راجع معاينة عرض سعر حقيقي قبل أن يرسل أحدهم واحدًا.
المستند، حقلًا حقلًا
| الاسم | ما يُسمَّى به المستند في القوائم والمنتقيات. يُؤخذ من اسم الملف عند الرفع. |
|---|---|
| نوع المستند | ترويسة أو تذييل. وتُسرد الترويسات قبل التذييلات، وداخل كل نوع يتبع الترتيب التسلسل الذي تسحبها إليه. |
| محتوى الملف | ملف PDF نفسه، ومعه أزرار لاستبداله أو تنزيله أو إزالته. ويذكر المسمّى base64 لأن الملف يُخزَّن كمرفق؛ وأنت ترفع ملفًا لا غير. |
| قوالب عروض الأسعار | تقصر الصفحة على تلك القوالب. والفراغ يعني بلا قيد. |
| الإضافة بشكل افتراضي | تضع الصفحة على كل عرض سعر جديد دون أن يختارها أحد. وهذا هو الإعداد الذي يفاجئ الناس — انظر أدناه. |
| حقول النماذج المضمَّنة | للقراءة فقط، ولا تظهر إلا حين يحمل ملف PDF حقول نماذج فعلًا. وتُملأ تلقائيًا عند رفع الملف. |
| نشط | الأرشفة تخفي الصفحة عن عروض الأسعار الجديدة دون حذفها ودون إزعاج عروض استعملتها سلفًا. |
الحقول الديناميكية، وما المسار
المسار اسم حقل في أمر البيع، أو سلسلة أسماء تصلها النقاط. فـpartner_id.name اسم العميل — اتبع رابط العميل ثم خذ الاسم. وamount_total إجمالي الطلب. وdate_order تاريخ عرض السعر، وcommitment_date تاريخ التسليم.
ويُفحص المسار عند الحفظ، مقابل أمر البيع نفسه، فيُلتقط الخطأ فورًا بدل أن يُنتج صفحة فارغة لاحقًا. فالحقل غير الموجود مرفوض برسالة «الحقل … غير موجود في النموذج sale.order»؛ والمسار الذي يتوقف عن تتبُّع العلاقات مبكرًا مرفوض برسالة «يرجى استعمال الحقول العلائقية فقط حتى آخر قيمة في مسارك.»؛ وكل ما عدا الحروف والأرقام والشرطات والشرطات السفلية والنقاط مرفوض جملةً.
ولا يلزم أن يطابق اسم حقل النموذج في ملف PDF اسمَ حقل أودو. فالحقل المسمّى delivery_date في التصميم لا يمانع أبدًا أن يشير إلى commitment_date، وهو الاسم الحقيقي لذلك التاريخ.
الإضافة بشكل افتراضي تبلغ كل عرض سعر، بقالب أو بغيره
المستند المؤشَّر عليه بـالإضافة بشكل افتراضي يُضاف إلى عروض الأسعار الجديدة أيًّا كان القالب المستعمل، وأيًّا كانت قائمة قوالب عروض الأسعار على المستند. وهذا هو السبب المعتاد لظهور صفحة في عرض لا تخصه. فحين يتلقى عميل صفحة غلاف خاطئة، راجع الافتراضيات قبل أن تراجع القالب.
الترويسات والتذييلات مقابل مستندات المنتجات
هذه الصفحات تلتف حول عرض السعر كله. وثمة آلية ثانية شبيهة للمستندات المرفقة بمنتجات بعينها، وهي تُدرَج بجوار البند الذي يحمل المنتج — كورقة بيانات أو شهادة اختبار. وهي تستعمل آلة حقول النماذج نفسها لكن مساراتها تُقرأ مقابل بند الطلب لا الطلب، ولهذا لا يجوز أن يبدأ حقل ترويسة بـsol_id_: فتلك البادئة تخص مستندات البنود.
حل المشكلات
| «يمكن استعمال مستندات PDF فقط كترويسة أو تذييل» | الملف ليس PDF. صدِّره بهذه الصيغة؛ فالصورة أو ملف الوورد لا يصلح. |
|---|---|
| يُرفض رفع ملف مشفَّر | ملفات PDF المحمية بكلمة مرور والمقيَّدة الصلاحيات لا يمكن تجميعها. احفظ نسخة غير محمية. |
| لم تُكتشف حقول نماذج | لا حقول في ملف PDF. فإضافة نص يبدو كفراغ ليست كإضافة حقل نموذج. |
| حقل فارغ في عرض السعر النهائي | مساره فارغ، ومعنى ذلك أنه قُصد أن يُملأ يدويًا في عرض السعر. |
| صفحة تظهر في عروض لا ينبغي أن تظهر فيها | الإضافة بشكل افتراضي. وهي تتجاوز قيد القالب. |
| تخرج الصفحات بترتيب خاطئ | الترويسات تسبق التذييلات، وداخل النوع يكون الترتيب بالتسلسل. اسحبها إلى ترتيبها في القائمة. |
أخطاء شائعة
- التأشير على كل شيء بالإضافة بشكل افتراضي، ثم التعجب من صيرورة كل عرض سعر اثنتي عشرة صفحة.
- توقُّع أن يقبل المسار تعبيرًا. إنه مسار حقل لا صيغة — فلا حساب ولا شروط ولا تنسيق.
- استبدال ملف PDF بمراجعة جديدة سُمّيت حقول نماذجها تسميةً مختلفة، فتنفصل بصمت المسارات التي رُبطت بالأسماء القديمة.
- حذف صفحة لم تعد مطلوبة بدل أرشفتها، وفقدان سجل ما بُنيت عليه عروض الأسعار القديمة.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً