مطاردة الفواتير المتأخرة: مستويات المتابعة والوعود والنزاعات وخطط السداد والشطب

تُهيّأ المستويات من المحاسبة › التهيئة › المحاسبة › مستويات المتابعة. والمستوى الحالي للعميل ليس عدادًا يتقدم مع كل تذكير: بل يُحسب من عمر أسوأ فاتورة متأخرة لديه مقارنةً بحقل أيام الاستحقاق في كل مستوى. سدّد أقدم فاتورة وقد يهبط العميل فورًا إلى بلا متابعة. يشحن WindoorERP أربعة مستويات:

يحمل كل مستوى قالب بريد ومستخدمًا مسؤولًا وشارة درجة الخطورة وعلمين لهما أنياب: تنفيذ تلقائي (الإرسال دون تدخل بشري) وحظر أوامر البيع الجديدة. ولاحظ أن حظر أوامر البيع الجديدة لا يعمل إلا على مستوى مفعَّل عليه تنفيذ تلقائي أيضًا — وفي التهيئة المشحونة لا يوجد مستوى كهذا، فالحظر عمليًا تقوده قواعد التصعيد وزر تطبيق تعليق الائتمان اليدوي. وحقل رسالة SMS على المستوى معطَّل: لا بوابة رسائل نصية في هذا الإصدار، والنموذج نفسه يقول ذلك.

مهمة مجدولة (Follow-up: Daily Processing، نشطة افتراضيًا) تمر يوميًا على كل عميل حالته بحاجة للعمل. وتتجاوز من أُوقفت متابعته، ومن لديه وعد سداد قائم لم يحن موعده، ومن لديه نزاع مفتوح. وللبقية إما أن ترسل بريد المستوى (مستويات التنفيذ التلقائي) أو تنشئ مهمة للمستخدم المسؤول — ولا تطبّق تعليق ائتمان ولا ترسل شيئًا غير البريد من تلقاء نفسها أبدًا.

افتح المحاسبة › العملاء › إدارة المتابعة › تقارير المتابعة. تعرض القائمة العملاء بدرجاتهم وإجماليّاتهم وأقصى تأخيرهم ومستواهم الحالي وحالة متابعتهم؛ وعامل التصفية المسبق يعرض من يحتاج عملًا أولًا. افتح صفًا لتصل إلى قمرة القيادة:

الأزرار الذكية تعدّ السجل والوعود والنزاعات، واللافتات تنبه إلى تعليق الائتمان أو إيقاف المتابعة أو حالة قانونية. وبطاقة الموثوقية هي نسبة ما وفى به العميل من وعوده المسجلة؛ وأيام التحصيل (DSO) مؤشره مع سهم الاتجاه.

تسجل إدارة المتابعة › وعود السداد كل التزام: مرجع (PTP/…) وتاريخ الوعد والمبلغ الموعود والفواتير المشمولة، وحالة من قيد الانتظار أو تم الوفاء أو وفاء جزئي أو مُخلَف أو ملغى. والوعد القائم الذي لم يحن موعده هو ما يُسكت مهمة التذكير اليومية عن العميل — فالوعد نفسه هو الإيقاف.

تتتبع إدارة المتابعة › النزاعات الفواتير المعترَض عليها: فئة (خلاف على التسعير، تفاوت الكمية، مشكلة جودة، مشكلة تسليم، ازدواج، وسواها)، والفواتير والمبلغ المتنازع عليه، وأولوية، ومسؤول. وتمضي الدورة مفتوح ← قيد التحقيق ← بانتظار العميل ← محلول / مرفوض، وكل خطوة موثقة في السجل.

إنشاء النزاع يعلّم فواتيره متنازع عليها — ولأن المهمة اليومية تتجاوز أي عميل لديه نزاع مفتوح، تتوقف التذكيرات الآلية عن ذلك العميل كليًا. أمران يجب معرفتهما: الإيقاف على مستوى العميل كله، ففاتورة واحدة متنازع عليها تُسكت التذكيرات عن سائر فواتيره أيضًا؛ وهو يوقف المهمة الآلية فقط — فلا شيء يمنعك يدويًا من مراسلة عميل متنازعٍ معه أو تعليقه. والحل عبر حوار Resolve يسجّل نوع التسوية ويمكنه فتح إشعار دائن معبأ بالمبلغ المتفق عليه؛ والإشعار مسودة تراجعها وترحّلها بنفسك.

الخطة (PP/…) تقسم إجمالي الفواتير المشمولة أقساطًا متساوية — اختر عدد الأقساط والتكرار (أسبوعي، كل أسبوعين، شهري، ربع سنوي)، وانقر توليد الأقساط، وراجع الجدول، ثم تفعيل الخطة. والقسط الأخير يمتص فرق التقريب. علّم الأقساط مدفوعةً من داخل الخطة كلما وصل المال (حوار جزئي يعالج النقص؛ والزيادة على قسط تُقتطع ولا تُرحَّل). والمهمة اليومية تُكمل الخطة حين تُدفع أقساطها كلها — وتعلّمها متعثرة متى تأخر قسطان أو أكثر سبعة أيام، ويرتفع عندها إيقاف المتابعة.

التحصيل › عمليات الشطب هي سجل التخلي عن دين: سبب الشطب (إفلاس العميل، غير قابل للتحصيل، بمشورة قانونية، …)، والفواتير، وجهود التحصيل المبذولة، ومسار من أربع خطوات — مسودة ← بانتظار الاعتماد ← معتمَد ← مؤكَّد. زرا الاعتماد والتأكيد لا يظهران إلا لمجموعة رئيس الحسابات. والتأكيد يقيّد القيد المحاسبي (مدين حساب الإعدام، دائن الذمم) فقط إذا مُلئ دفتر يومية الإعدام وحساب الإعدام معًا — اترك أحدهما فارغًا وسيتأكد السجل بلا قيد محاسبي وبلا تحذير. والقيد يرحّل مبلغ الشطب كما كُتب حرفيًا دون مطابقةٍ مع أرصدة الفواتير، والفواتير نفسها تبقى مفتوحة حتى تسوّيها أو تصدر إشعارها الدائن على حدة.

التحصيل › أداء المحصّلين هو قائمة العملاء المتأخرين معروضةً محوريًا حسب المحصّل المسؤول — المستخدم المعيّن في حقل المحصّل بتقرير متابعة كل عميل؛ ولا شيء يعيّن المحصّلين آليًا. واقرأ Collected YTD بتمعن: فهو إجمالي مقبوضات العميل المرحّلة هذا العام، لا المبلغ المنسوب لذلك المحصّل.

العملاء › المعالجة المجمعة تعالج شريحة كاملة دفعة واحدة: رشّح حسب مستوى المتابعة أو درجة المخاطر أو نطاق أيام التأخير (ويُستبعد افتراضيًا الموقوفون ومن لديهم وعد قائم أو نزاع مفتوح)، وانقر Generate Preview، وأزل مَن تريد استثناءه، ثم نفّذ إجراءً واحدًا على البقية — Send Emails (يُرسل فورًا دون نافذة إنشاء) أو Generate Letters أو Create Activities أو Advance Follow-up Level. وإخفاقات الأفراد لا تظهر إلا في عدّاد الفشل الختامي. والإجراءات نفسها، ومعها التعليق والإيقاف، متاحة على تحديدٍ من أي قائمة عملاء عبر قائمة ⚙ إجراءات.

"No email template configured for this follow-up level." — لا قالب على مستوى العميل الحالي؛ عيّن قالبًا على المستوى أو اختره في نافذة الإنشاء.

تعليم الوعد بالوفاء أو الإخلاف يُظهر خطأ خادم — عيب معروف في هذا الإصدار (الزران يستدعيان إجراءً محذوفًا). يبقى الوعد قيد الانتظار؛ فوثّق النتيجة في السجل بدلًا من ذلك.

زر الاعتماد غائب عن عملية الشطب — لست في مجموعة رئيس الحسابات. وإن لم يكن فيها أحد في الشركة فلن يستطيع أحد اعتماد الشطب حتى يمنح مديرُ النظام المجموعة.

"Please enter the paid amount first." — يحتاج الوفاء الجزئي إلى المبلغ المدفوع بين الصفر والمبلغ الموعود.

"Installments can only be generated for draft plans." / "Please generate installments first." — ولّد الأقساط على المسودة ثم فعّل.

شطبٌ مؤكد بلا قيد يومية — تُرك دفتر اليومية أو حساب الإعدام فارغًا عند التأكيد؛ أنشئ القيد يدويًا أو ألغِ وأعد الشطب بالحقلين معبأين.

التذكيرات الآلية لا تخرج أبدًا — تحقق أن المستوى عليه تنفيذ تلقائي وقالب بريد، وأن العميل غير موقوف ولا يُسكِته نزاع مفتوح أو وعد قائم؛ ثم تأكد أن المهمة المجدولة Follow-up: Daily Processing نشطة.