طباعة الفواتير وأوامر الشراء ومستندات الموظفين وهوية مستندات الشركة
ما الذي يفعله هذا
المستندات المالية والمؤسسية: فواتير العملاء ونسخها، وفاتورتا جداول الكميات للتقدم والدفعة المقدمة، وأوامر الشراء وطلبات عروض السعر، وشارة الموظف وسيرته الذاتية، وجداول سجلات الدوام، وقائمة أسعار المنتجات، وآلية الهوية — مخطط المستندات والألوان والخطوط وتقارير المعاينة — التي تختم هوية شركتك على كل واحد منها. تقول هذه المقالة ما يطبعه كل مستند فعلاً على هذا النظام، بما في ذلك المواضع التي تكون فيها ميزة ذائعة الصيت غائبةً ببساطة.
قبل أن تبدأ
- فواتير مرحَّلة أو أوامر شراء مؤكدة أو سجلات موظفين للطباعة منها.
- شعار شركتك مرفوع — فمعالج المخطط يشتق ألوان الهوية منه.
- للشارات: قيمة باركود مكتوبة على سجل كل موظف؛ فلا شارة من دونها.
فواتير العملاء — ما يُطبع وما لا يُطبع
فاتورة الـ PDF هي فاتورة أودو القياسية مصيَّرة بمخطط شركتك. وثلاثة أشياء يتوقعها الناس عليها تستحق أجوبة صريحة:
- لا فوترة إلكترونية ZATCA على هذا النظام. فـ ZATCA تفويض سعودي؛ وهذا نظام قطري، ولا وحدة في الحزمة تنفذ أختاماً تشفيرية أو رموز QR لهيئة ضرائب.
- رمز الـ QR الموجود هو رمز دفع بنكي، مطفأ افتراضياً. لا يظهر إلا حين يُفعَّل "عرض رمز QR على الفواتير" في الإعدادات ويكون للشركة حساب بنكي يدعم طريقة QR — وعندها يشفّر بيانات الدفع، لا بيانات الضريبة.
- عناوين الفاتورة الثنائية عربي/إنجليزي خيار يُفعَّل. وحدة فواتير الخليج مثبتة، لكن عناوينها الثنائية لا تُطبع إلا حين يُشغَّل إعداد الشركة للفواتير ثنائية اللغة؛ وحتى ذلك الحين تُطبع الفاتورة بلغة واحدة.
ونسخ متعددة من الفاتورة يطبع الفاتورة ثم صفحة لكل نسخة مهيأة ("Original"، "Customer Copy"، …). اعرف دَرْزَه: الصفحة الأولى هي قالب الفاتورة الحقيقي — ثنائي اللغة حين يكون إعداد الخليج مشغلاً — أما صفحات النسخ فتخطيط منفصل بالإنجليزية فقط يتجاهل إعداد ثنائية اللغة. فطباعة ثلاث نسخ على نظام ثنائي اللغة تعني صفحة ثنائية واحدة وصفحتين إنجليزيتين.
وتقرير فاتورة BOQ على فاتورة جداول كميات يطبع "PROGRESS INVOICE" أو "ADVANCE PAYMENT INVOICE" بحسب نوع الفاتورة، مع جدول التقدم الكامل والإجماليات المتتالية — قيمة العقد والتغييرات والتقدم التراكمي والاستقطاعات والاسترداد. ومقالات BOQ في فصل المحاسبة تغطي ذلك المستند سطراً سطراً.
مستندات الشراء
تحمل قائمة الطباعة في أمر الشراء مدخلين يصيّران الجدول نفسه. الأول يسمّي نفسه بالحالة — "طلب عرض السعر" ما دام الأمر مسودة أو مرسلاً، و"أمر شراء" متى تأكد. والثاني هو دائماً طلب عرض السعر، أُبقي حتى تعيد طباعة صيغة طلب العرض حتى بعد التأكيد. المحتوى نفسه، وكتلة العنوان مختلفة.
مستندات الموظفين
زر طباعة الشارة في نموذج الموظف لا يوجد إلا حين يكون للموظف باركود: فالحقل فارغ افتراضياً ولا شيء يملؤه تلقائياً، لذا فإن إسناد باركود (على سجل الموظف) هو الخطوة التي تجعل الشارات ممكنة أصلاً. تطبع بطاقة الشارة الشعار والصورة الرمزية والاسم والمسمى الوظيفي وذلك الباركود — القيمة نفسها التي يمسحها كشك الحضور. أما سيرة الموظف الذاتية فليست في قائمة الطباعة عمداً؛ استخدم زر طباعة السيرة الذاتية، الذي يفتح معالجاً صغيراً لاختيار الألوان وتبديل الأقسام قبل توليد السيرة.
والجداول الزمنية تُطبع من قائمة سجلات دوام أو من مهمة عبر طباعة › الجداول الزمنية — جدول مسطّح بالتاريخ والموظف والمهمة والساعات. ولا يوجد تقرير دوام موحد عابر للنماذج: فالجدول نفسه موجود لكل قائمة سجلات ولكل مهمة، أما أشكاله للمشاريع وأوامر البيع والفواتير فمعرّفة في الكود ولا تُبلغ من أي قائمة.
قوائم الأسعار والدليل نفسه
تقرير قائمه الأسعار يُطلق من قائمة إجراءات قائمة المنتجات لا من قائمة طباعة: اختر قائمة الأسعار ونقاط الكميات على الشاشة، ثم عاين أو اطبع PDF أو صدّر الجدول نفسه CSV/XLSX. وهذا الدليل يُطبع أيضاً: على أي مقالة في الدليل، ⚙ تصدير الدليل (لمستخدمي مجموعة مؤلفي الدليل) يصدّر المقالة أو شجرتها الفرعية أو كل ما هو منشور — بصيغة PDF بغلاف وفهرس محتويات، أو HTML أو Markdown أو JSON أو XML.
ضبط هوية مستندات الشركة
مهم
تقارير المعاينة تطبع فاتورة عيّنة مدمجة — عميل خيالي ومنتجات عيّنة وسطر ضريبة عيّنة بنسبة 15%. إنها تعرض مخططك وألوانك وخطك فحسب؛ وسطر الضريبة ليس تهيئة ضرائبك. ثلاث معاينات شبه متطابقة تسكن قائمة الطباعة في سجل الشركة؛ وصفحة الإعدادات العامة تربط واحدة منها ("معاينة المستند") فقط حين يكون وضع المطوّر مشغلاً.
قاعدتان تحكمان مَن يحصل على أي مظهر. التقرير الذي يعلن تنسيق ورقه الخاص (الشارة، السيرة الذاتية، تقارير المسح، أوراق الملصقات) يحتفظ به دائماً — فافتراضي الشركة لا يسري إلا على التقارير التي بلا تنسيق. وكل شركة تحمل مخططها الخاص: فعلى نظام متعدد الشركات، الشركة التابعة التي لم يُختر لها مخطط تطبع بالمظهر الافتراضي البسيط لا بهوية الشركة الأم — اضبط المخطط لكل شركة.
-
01
افتح الإعدادات › الإعدادات العامة، وجد إعداد مخطط المستندات في كتلة الشركات، واضغط تهيئة تخطيط المستند.
-
02
اختر أحد المخططات السبعة — Light أو Boxed أو Bold أو Striped أو Bubble أو Wave أو Folder (تظهر أسماؤها بالإنجليزية) — وراقب المعاينة الحية تُعاد.
-
03
ارفع الشعار أولاً ثم عدّل الألوان: فالمعالج يستخرج اللونين الأساسي والثانوي من الشعار تلقائياً، ولذا قد يغيّر تغييرُ الشعار ألوانَ هويتك بصمت ما لم تثبّتها من جديد.
-
04
اختر الخط (Tajawal هو الخيار الملائم للعربية في القائمة) وتنسيق ورق الشركة — الافتراضي الذي يتبعه كل تقرير بلا تنسيق خاص.
-
05
املأ كتل الترويسة والتذييل وتفاصيل الشركة التي تُطبع على كل مستند خارجي.
-
06
تحقق على الورق: افتح سجل الشركة في الإعدادات › المستخدمون والشركات › الشركات واطبع معاينة مخطط التقرير من قائمة الطباعة فيه — فاتورة عيّنة بهويتك.
استكشاف الأخطاء
لا رمز QR على الفواتير — إعداد "عرض رمز QR على الفواتير" مطفأ، أو لا حساب بنكي للشركة يدعم طريقة QR. ولا يوجد QR لهيئة ضرائب يُفعَّل؛ فالميزة رمز دفع.
الفواتير تُطبع بلغة واحدة رغم وحدة الخليج — إعداد الشركة للفواتير ثنائية اللغة مطفأ؛ والوحدة وحدها لا تغيّر شيئاً.
صفحات النسخ في "نسخ متعددة من الفاتورة" تتجاهل إعداد الثنائية — قيد حقيقي: الصفحة الأولى وحدها تستخدم قالب الفاتورة القياسي؛ والنسخ تستخدم تخطيطها الإنجليزي الخاص.
لا زر "طباعة الشارة" على موظف — الموظف بلا باركود؛ اكتب واحداً على السجل فيظهر الزر.
"الجداول الزمنية" تطبع الجدول نفسه في كل مكان — إنه الجدول نفسه فعلاً؛ حدّد نطاقه بالطباعة من القائمة أو المهمة التي تريد بنودها.
مستند يتجاهل تنسيق ورق الشركة — ذلك التقرير يعلن تنسيقه الخاص، وهو يغلب دائماً؛ غيّر تنسيق التقرير في الإعدادات › تقني › إعداد التقارير › التقارير إن كنت تقصد ذلك حقاً.
مستندات شركة تابعة تُطبع بلا هوية — لا مخطط مختاراً لتلك الشركة؛ شغّل تهيئة تخطيط المستند وأنت متحول إليها.
أخطاء شائعة
- وعد عميل بفواتير "متوافقة مع ZATCA" — فالنظام مقطرن ولا أختام فوترة إلكترونية فيه؛ لا تدّعِ امتثالاً لا ينفذه البرنامج.
- إعادة رفع شعار دون ملاحظة أن ألوان الهوية تغيرت معه — فالمعالج يعيد اشتقاقها من الصورة.
- الحكم على إعداد الضرائب من معاينة المخطط — فسطر 15% فيها بيانات عيّنة لا تهيئتك.
- طباعة نسخ فاتورة لعميل ثنائي اللغة دون فحص الصفحة الثانية — فالنسخ ترتد إلى الإنجليزية.
- طباعة الشارات جملةً قبل أن يُسنَد لأحد باركود — فالزر لا يكون مرئياً أصلاً حتى يُضبط الحقل.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً