تسجيل القيود اليدوية وتوزيع التكاليف تحليليًا وإقفال الدفاتر

ترحيل بندٍ يوزّع تحليليًا على مشروعين ينشئ عنصر تحليل لكل مشروع، يحمل كلٌّ نصيبه من المبلغ. والمعاملات › عناصر التحليل هي ذلك الدفتر: التاريخ والوصف وعمود لكل خطة (المشروع والقسم وخط الإنتاج) والمبلغ، مع عرضي الرسم البياني والمحوري لتشريح الربحية. وتُفتح الشاشة مرشّحةً مسبقًا للسنة المالية الحالية وحسابات الأرباح والخسائر — فاجمع حسب حساب تحليلي لإجماليات كل مشروع، وأزل شرائح الترشيح إن بحثت عن عناصر أقدم أو ترحيلات ميزانية وبدت القائمة فارغة بلا سبب.

ولا خطوة مستقلة اسمها «انسب هذا القيد إلى مشروع»: أداة التوزيع التحليلي على بند اليومية (أو بند الفاتورة) هي الباب الوحيد، فالتكلفة المقيدة بدونها لا تظهر في تحليلات أي مشروع أبدًا. ويمكن تهيئة قواعد إسناد آلية من التهيئة › المحاسبة التحليلية › نماذج التوزيع التحليلي (انظر مقال التهيئة).

مراجعة › التحكم › عناصر اليومية هي دفتر الأستاذ على مستوى البند — كل مدين ودائن، بترشيح حسب نوع الدفتر ونوع الحساب (مدينون، دائنون، حسابات الأرباح والخسائر) ومرحّل/غير مرحّل وغير مسوّى وللمراجعة، وتجميع حسب الحساب أو الشريك أو الدفتر أو القيد. والقائمة تقبل التحرير الجماعي: علّم صفوفًا وغيّر حقلًا مرة واحدة فيسري على التحديد كله. وهنا تُجاب أسئلة نهاية الشهر — «ما الذي ضرب هذا الحساب في يوليو؟» — دون طباعة شيء.

مراجعة › السجلات › سجل التدقيق يعرض قيود سجل تغييرات النظام لقيود اليومية والحسابات والضرائب والشركاء والشركة — من غيّر ماذا ومتى. واقرأ مداه بأمانة: فهو يسجل تغييرات الحقول المتتبعة فقط (القيود نفسها التي تراها في سجل أي مستند)، لا كل تعديل على كل حقل، وليس هو آلية كشف العبث — فتلك تأمين القيود أدناه.

تفتح المحاسبة › الإجراءات › تواريخ الإقفال حوار Lock your Fiscal Period بثلاثة تواريخ:

زر تحديث يكتب التواريخ على الشركة؛ ولا يملك تنفيذه إلا مديرو المحاسبة. وعامل قفل للجميع بالاحترام الذي يطلبه نص مساعدته — فهو نهائي بتصميمه، والنظام يرفض قفل فترةٍ ما زالت فيها قيود مسودة أو بنود كشوف بنكية غير مسواة ويطلب ترحيلها أو حذفها أولًا.

المحاسبة › الإقفال › تأمين القيود يذهب خطوةً أبعد من القفل: فهو يسلسل القيود المرحّلة حتى التاريخ الذي تختاره في سلسلة تجزئة تشفيرية تجعل أي تعديل لاحق مكشوفًا. ويعرض المعالج بدقة أي القيود ستُؤمَّن ويحذّر مما يعترض الطريق — مسودات قبل التاريخ، أو بنود كشوف بنكية غير مسواة (تُتجاوز دفاترها)، أو قيود لا تقبل التجزئة، أو فجوات تسلسل ستنشأ. والتأمين يدوي ولكل شركة على حدة، والقائمة نفسها خلف مجموعة صلاحيات خاصة، فلن يراها في أغلب القواعد إلا المستشار الذي يقفل السنة.

«لم تتم تسوية القيود.» — المدين والدائن مختلفان؛ صحّح البنود قبل الحفظ. وحفظ عدة قيود دفعةً يسمّي غير المتوازن منها بالاسم.

"You are not allowed to execute this action." — زر تحديث في تواريخ الإقفال يتطلب دور مدير المحاسبة.

"A new Hard Lock Date must be posterior (or equal) to the previous one." / «لا يمكن إزالة تاريخ القفل الثابت.» — القفل الصارم لا يتحرك إلا للأمام؛ ولا تراجع عنه، وذاك مقصده.

"There are still draft entries in the period you want to hard lock." — رحّلها أو احذفها؛ والتحذير يقودك إلى القيود المعنية. وينطبق مثله على بنود الكشوف البنكية غير المسواة.

"Set a date. The moves will be secured up to including this date." — تأمين القيود يحتاج تعبئة تاريخ الحد.

عناصر التحليل تبدو فارغة مع أن التكاليف رُحّلت — إما أن عوامل التصفية الافتراضية (السنة المالية وحسابات الأرباح والخسائر) تخفيها، وإما أن البنود رُحّلت بلا توزيع تحليلي؛ افحص بندًا من عناصر اليومية.