تقارير الأنشطة: ما أنجزه الفريق لا ما بقي عليه
ما الذي يفعله هذا
إدارة علاقات العملاء › إعداد التقارير › الأنشطة يعدّ أعمال المتابعة المنجزة على العملاء المهتمين والفرص: كم مكالمة وبريدًا واجتماعًا ومهمة أُنجزت، وعلى يد مَن، وعلى أي صفقات، وعبر أي مدة.
وهو يجيب عن «هل يعمل الفريق على المخطط فعلًا» بما لا تفعله شاشة أخرى — لكن للعمل المنتهي وحده. وذلك التمييز هو مقصود هذا المقال كله.
قبل أن تبدأ
- هذا التقرير مبني على الأنشطة المكتملة وحدها. وكل ما هو مجدول أو متأخر غير مرئي هنا — انظر التحذير أدناه.
- ويُفتح مُرشَّحًا على آخر اثني عشر شهرًا، بتاريخ الإكمال.
- ويصل الجدول المحوري مجمَّعًا مسبقًا في أعمدة بحسب نوع النشاط، ولهذا يُقرأ فورًا.
الخطوات
لا تُعَد إلا الأنشطة المكتملة
بُني التقرير فوق الرسائل التي يجمعها سجل محادثات الصفقة، مبقيًا ما يحمل منها نوع نشاط — والرسالة من هذا النوع تُكتب حين يُعلَّم النشاط منجزًا. فالمكالمة المجدولة القابعة في قائمة أحدهم لم تُنتج رسالة كهذه، فلا وجود لها هنا.
وذلك يجعله سجلًا للعمل المنتهي، لا عبء عمل ولا متأخرات أبدًا. فالمندوب الذي عليه خمسون نشاطًا متأخرًا ولم يُنجز شيئًا يظهر صفًا فارغًا لا مشكلة. وللمعلَّق، استعمل إدارة علاقات العملاء › المبيعات › أنشطتي ومؤشرات الأنشطة على المخطط بدلًا من ذلك.
-
01
افتح إدارة علاقات العملاء › إعداد التقارير › الأنشطة.
-
02
اقرأ الجدول المحوري كما يُفتح: الصفوف شهور، والأعمدة أنواع الأنشطة، والمقياس عدّ.
-
03
جمّع الصفوف بـمُسنَد إلى لترى مَن أنجز العمل، أو بـفريق المبيعات لمقارنة الفرق.
-
04
أضف تم الفوز بها كتجميع لترى كم نشاطًا ذهب إلى صفقات رُبحت مقابل صفقات خُسرت.
-
05
بدّل إلى عرض القائمة لقراءة الأنشطة المفردة بدل الأعداد.
-
06
أزِل وسم متأخر لمدة 12 شهراً لترى السجل كاملًا.
شخصان مختلفان في صف واحد
مُسنَد إلى هو مَن أنجز النشاط — كاتب الرسالة التي أنتجها. ومندوب المبيعات هو مَن يملك الفرصة. وهما الشخص نفسه عادةً وأحيانًا لا: فالمدير الذي يجري مكالمة على صفقة زميل يظهر كـمُسنَد إليه، بينما تبقى الصفقة محسوبة لمالكها.
جمّع بأحدهما حين تسأل مَن أدى العمل، وبالآخر حين تسأل صفقات مَن يُعمل عليها.
بمَ تستطيع التجميع
| نوع النشاط | مكالمة وبريد واجتماع ومهمة ومستند. ومطبَّق سلفًا كأعمدة الجدول المحوري. |
|---|---|
| مُسنَد إلى | مَن أنجزه. |
| مندوب المبيعات / فريق المبيعات | مَن يملك الصفقة، وأي فريق. |
| المرحلة | أين كانت الصفقة — يبيّن هل يُنفَق الجهد مبكرًا أم متأخرًا في المخطط. |
| تم الفوز بها | رابحة أو خاسرة أو معلَّقة، فيُوزن النشاط بالنتيجة. |
| العميل / الدولة | أي الحسابات والأسواق تستهلك الجهد. |
| النوع | عميل مهتم أم فرصة. |
| تاريخ الإكمال | محور الزمن؛ وهو صفوف الجدول المحوري سلفًا. |
حل المشكلات
| زميل مشغول يظهر بلا شيء تقريبًا | يجدول الأنشطة ولا يعلّمها منجزة. فلا يُسجَّل إلا الإكمال. |
|---|---|
| الإجماليات أقل من الأنشطة التي تراها على الصفقات | تلك ما تزال مفتوحة. وهذا التقرير يعدّ العمل المنتهي وحده. |
| لا شيء قبل سنة | وسم متأخر لمدة 12 شهراً. أزِله. |
| نشاط بلا فرصة | لا يغطي التقرير إلا الأنشطة على العملاء المهتمين والفرص. والأنشطة على سجلات أخرى غير مشمولة. |
| الأعداد تبدو منتفخة لشخص واحد | تحقق هل يعلّم الإنجاز دفعةً واحدة بدل وقوع العمل؛ فتاريخ الإكمال هو وقت ضغط الزر لا وقت إجراء المكالمة. |
أخطاء شائعة
- قراءته كتقرير عبء عمل. إنه العكس — فهو يعرض ما أُنجز لا ما ينتظر.
- الحكم على الجهد دون التجميع بـتم الفوز بها، فيبدو العمل المشغول والعمل المثمر سواءً.
- الخلط بين مُسنَد إلى ومندوب المبيعات.
- افتراض أن تاريخ الإكمال هو وقت وقوع النشاط فعلًا.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً