طباعة عروض الأسعار مع الرسوم وتقارير المسح ومستندات التسليم
ما الذي يفعله هذا
بين أول عرض سعر والتسليم الموقَّع، يطبع WindoorERP أثراً ورقياً: عائلة عروض السعر على أمر البيع، وتقارير المسح التي تسجل ما قيس في الموقع، ومستندات التسليم التي تسافر مع الزجاج، وملف ضبط الجودة الذي يثبت فحص التركيب، وتقرير الخدمة لما بعد البيع، وكشف حساب العميل وخطاب المتابعة اللذين يطاردان ما لم يُسدَّد. تغطي هذه المقالة كل مستند — أين يسكن زره فعلاً، وما الذي يملؤه، وأيها يلتقط توقيعاً حقيقياً وأيها يطبع سطراً فارغاً للقلم.
قبل أن تبدأ
- عروض سعر أو سجلات مسح أو عمليات تسليم للطباعة منها.
- لرسوم عروض السعر: تصميم كل بند محفوظ في مصمم WebCC — فالرسم على الـ PDF هو صورة التصميم المحفوظة، لا تصييراً حياً.
- لتقارير المسح وضبط الجودة: العمل الميداني مسجَّل — قياسات وصور وإجابات فحص وتواقيع ملتقطة.
عائلة عروض السعر
تعرض قائمة ⚙ طباعة في أمر البيع عدة مستندات لعرض السعر، اثنان منها المستند نفسه مرتين. فـملف PDF لعرض السعر وعرض السعر / الطلب كلاهما يصيّر عرض سعر أودو القياسي ببنوده؛ "ملف PDF لعرض السعر" هو التقرير القياسي بعد إعادة تسميته، ولا يستحق اسمه المنفصل إلا حين تُهيأ مستندات ترويسة/تذييل في المبيعات › التهيئة › مخطط عرض السعر أو تحمل المنتجات المطلوبة ملفات PDF تعريفية — عندها يدمج تلك الصفحات الإضافية حول عرض السعر. ومن دون أي منها يطبع الاثنان مخرجات متطابقة بايتاً ببايت.
أما المستند الذي يطلبه المعماريون فعلاً فهو طباعة عرض السعر مع الرسم: بطاقة لكل بند في الأمر، على أحد جانبيها رسم واجهة WebCC المحفوظ وعلى الآخر لوحة مواصفات — العرض والارتفاع والمساحة وارتفاع الجلسة، واسم القطاع، ولونا الخارج والداخل، والزجاج، وملاحظة البند، والطابق، والموقع، وموضع التركيب. الرسم هو الصورة الملتقطة عند آخر حفظ للتصميم في مصمم WebCC؛ والبند الذي لم يُفتح تصميمه ويُحفظ قط (أو بند منتج عادي من نوع none بلا مواصفات) يُطبع بطاقة نصية مدمجة، ومعها في أحسن الأحوال صورة الكتالوج الصغيرة للمنتج. ومدخل رابع، طباعة عرض السعر مع ملفات PDF للمنتجات، يطبع تخطيط البطاقات نفسه ثم يلحق أي مستندات PDF مرفقة بالمنتجات المطلوبة — ملفاً مدموجاً واحداً للعميل.
وفاتورة شكلية موجودة في الكود لكنها غير مرئية لأي مستخدم على نظام قياسي: فإجراء الطباعة مقيّد بمجموعة البيع الشكلي ولا أحد فيها حتى يضيف مسؤول النظام أعضاء إليها. إن لم تستطع رؤيتها، فهذا هو السبب.
طباعة الحزمة التجارية
-
01
في عرض السعر، افتح ⚙ طباعة › طباعة عرض السعر مع الرسم — وقبل إرساله، تأكد أن كل بند نافذة يعرض رسمه؛ فالبطاقة البديلة تعني تصميماً لم يُحفظ قط في WebCC.
-
02
من مسح موقع معتمد، اطبع تقرير مسح ما قبل التسعير (سجل قياسات — صنفان في الصفحة بشرائط أبعاد وخانات صور، بلا رسوم تصميم عمداً) أو تقرير مسح الإنتاج (بطاقات نجاح/إخفاق لكل صنف مع رسم التصميم وظروف الموقع والصور والتواقيع الملتقطة).
-
03
في عملية التسليم، اطبع إيصال التوصيل أو ورقة عمليات الانتقاء من قائمة الطباعة — وإشعار تسليم WinDoor من زره الخاص طباعة إشعار التسليم بجوار حقول الإرسال، بعد ملء حقلي المركبة والمسار اللذين يطبعهما.
-
04
من مشروع التركيب (أو من مهمة واحدة)، اطبع ملف ضبط جودة الموقع — كل إجابة فحص مسجلة بقيمتها المقاسة مقابل نطاق السماحية، مع ملاحظات ضبط الجودة وملاحظات إصلاحها.
-
05
من أمر خدمة، استخدم زر طباعة التقرير فيه لتقرير خدمة ما بعد البيع — المشكلة والعمل المنجز والمواد بأسعارها وتوقيع العميل الملتقط حين أُخذ على الشاشة.
-
06
من المحاسبة › تقارير المتابعة، استخدم زري "Statement" و"Print Letter" (يظهران بالإنجليزية) لكشف حساب العميل وخطاب المتابعة.
مستندات التسليم — وكم يساوي التوقيع
إشعار تسليم WinDoor مقتضب عمداً: العميل، ومرجع الطلب، والمركبة والمسار كما كتبتهما على عملية النقل (يُطبعان "-" إذا تُركا فارغين)، وجدول منتج/رقم تسلسلي/كمية، وسطران فارغان — Received by وSignature. افهم ما يعنيه ذلك: التوقيع حبرٌ على ورق بعد الطباعة؛ ولا شيء في إشعار التسليم يُلتقط عائداً إلى النظام. إن أردت توقيعاً يسكن قاعدة البيانات، فذاك ما تفعله تقارير المسح وتقرير خدمة ما بعد البيع — إذ تضمّن صورة التوقيع الملتقطة على الشاشة. إشعار التسليم الموقَّع ورقٌ مؤرشف لا سجل نظام، فامسحه ضوئياً وأرفقه بعملية النقل إن كان مهماً تعاقدياً.
وثلاثة مستندات مخزون أخرى تتصرف على غير المتوقع. الطرود لا يظهر في قائمة الطباعة إلا حين يُفعَّل تتبع الطرود في إعدادات المخزون. وإيصال عملية الإرجاع ليس مستند استلام بضاعة — بل ملصق عنوان وباركود يُلصق على طرد معاد. وتقرير الاستلام ليس في قائمة الطباعة أصلاً: إنه شاشة تفاعلية تُفتح من زر تقرير الاستلام في عملية النقل، وفيها خيار طباعتها الخاص.
تقارير المسح — ثلاثة، لكن زرّين فقط
تشحن وحدة المسح ثلاثة تخطيطات PDF لكن اثنين فقط يظهران تحت الطباعة في نموذج المسح: تقرير مسح ما قبل التسعير وتقرير مسح الإنتاج. أما الثالث، تقرير مسح الموقع العام، فيعمل في الخلفية — فهو الـ PDF الذي يرفقه معالج بريد المسح، والذي يُحفظ على أمر البيع حين يتحول مسح ما قبل التسعير إلى عرض سعر. لا تطارده في قائمة الطباعة؛ فهو يصل مرفقاً.
كشوف الحساب وخطابات المتابعة
يلخص كشف حساب العميل موقف العميل: حد الائتمان، وإجماليا المستحق والمتأخر، وخمس فئات تقادم، والفواتير القائمة بشارات أيام التأخر، والدفعات الأخيرة، وأي خطط سداد ووعود، وإحصاءات سلوك السداد. أما خطاب المتابعة فيغيّر لغته مع مستوى متابعة العميل — من "Payment Follow-up Notice" المهذب مروراً بـ"URGENT PAYMENT REMINDER" وصولاً إلى "FINAL NOTICE" بمهلة سبعة أيام عمل (يُطبع الخطاب بالإنجليزية) — ويختم ببيانات حساب شركتك البنكي. وإن لم يكن للشركة حساب بنكي مسجل، يطبع الخطاب "Please contact us for bank details" بدلاً منها؛ فاضبط الحساب البنكي قبل أن يخرج أول خطاب.
استكشاف الأخطاء
بند عرض سعر يُطبع بلا رسمه — لم يُحفظ التصميم قط في مصمم WebCC فلم تُلتقط صورة للبند؛ افتح التصميم واحفظه ثم اطبع من جديد.
"ملف PDF لعرض السعر" يبدو مطابقاً لـ"عرض السعر / الطلب" — إنه كذلك فعلاً، حتى تُهيأ مستندات ترويسة/تذييل في المبيعات › التهيئة › مخطط عرض السعر أو تحمل المنتجات ملفات PDF تُدمج.
لا "فاتورة شكلية" في قائمة الطباعة — مجموعة البيع الشكلي بلا أعضاء افتراضياً؛ يجب أن يضيف مسؤول النظام مستخدمين إليها قبل أن يظهر المدخل.
المركبة والمسار يُطبعان "-" — تُرك الحقلان على عملية النقل فارغين؛ وهما حقلا نص حر يُملآن يدوياً لكل تسليم.
لا "تقرير مسح الموقع" تحت الطباعة في مسح — هكذا صُمم؛ اطبع نسخة ما قبل التسعير أو نسخة الإنتاج، أو أرسل المسح بالبريد لتحصل على التقرير العام مرفقاً.
خطاب المتابعة يعرض "Please contact us for bank details" — لا حساب بنكي مسجلاً على الشركة؛ أضف واحداً في سجل جهة اتصال الشركة.
لا تقرير "الطرود" على عملية نقل — فعّل تتبع الطرود في إعدادات المخزون؛ فالتقرير مقيّد بمجموعة.
أخطاء شائعة
- معاملة إشعار التسليم الموقَّع كسجل نظام — فالتوقيع موجود على الورقة المطبوعة فقط؛ امسحه وأرفقه إن كان التسليم مهماً.
- إرسال "طباعة عرض السعر مع الرسم" دون فحص كل بطاقة — تصميم واحد غير محفوظ يعني بطاقة بديلة واحدة أمام المعماري.
- توقع رسوم تصميم في تقرير مسح ما قبل التسعير — فهو سجل قياسات عمداً؛ والرسوم من نصيب تقرير مسح الإنتاج.
- استخدام إيصال عملية الإرجاع كإشعار استلام بضاعة — فهو ملصق طرد بباركودات، لا أكثر.
- تصعيد عميل إلى مستوى متابعة شديد دون ملاحظة أن نبرة الخطاب تتصاعد معه — اقرأ الخطاب قبل أن يغادر.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً