سجل واحد لكل شركة وشخص وموقع في جهات الاتصال
الغرض من الشاشة
يحفظ سجلاً واحداً لكل مؤسسة أو شخص تتعامل معه — مالك الفيلا، والمقاول الرئيسي، والاستشاري المعماري، ومورّد الزجاج، ومقاول الباطن — ويدع كل تطبيق آخر يشير إليه. فعروض الأسعار والمشتريات والتسليمات والفواتير ومسوحات المواقع كلها تستعير جهة الاتصال نفسها، ولهذا يساوي دفترُ عناوين مرتب أكثر مما يبدو.
قبل أن تبدأ
- صلاحية مبيعات أو مشتريات أو إدارية. تطبيق جهات الاتصال هو دفتر العناوين المشترك؛ يقرؤه الجميع تقريباً، وينبغي أن ينشئ فيه عدد أقل.
- اتفقوا على من يملك البيانات. فشخص واحد يرتّب خير من خمسة يكتبون.
الخطوات
-
01
افتح جهات الاتصال. يعرض الكانبان الافتراضي بطاقة لكل جهة اتصال؛ والقائمة، وعرض النشاط للمتابعات، خلف مبدّل العروض.
-
02
اضغط جديد واختر شخص أو الشركة في أعلى النموذج — وهذا الاختيار الوحيد الذي يصعب تغييره لاحقاً.
-
03
املأ العنوان ومعرف الضريبة والهاتف والمحمول والبريد الإلكتروني. ابدأ بكتابة اسم شركة وقد يعرض الإكمال التلقائي ملء الباقي عنك (وله موضوعه الذي يشرح ما تفعله تلك الخدمة).
-
04
أضف علامات التصنيف لتصف ما تكونه جهة الاتصال بالنسبة إليك — مقاول من الفئة الأولى، استشاري، حساب رئيسي — واضبط مجال العمل للقطاع الذي تعمل فيه.
-
05
وللشركة، أضف أشخاصها ومواقعها في تبويب جهات الاتصال والعناوين، لكلٍّ نوع عنوان: جهة اتصال، أو الفاتورة، أو التوصيل. وعناوين التوصيل والفاتورة هي ما تعرضه عروض الأسعار والتسليمات لاحقاً.
شركة، أم شخص، أم عنوان
البنية أهم من أي حقل منفرد. فـالشركة هي الطرف القانوني — تحمل معرف الضريبة وشروط السداد والفواتير. والشخص تحتها هو من تهاتفه. والعنوان تحتها هو حيث تذهب البضاعة. انمذج مالك الفيلا شخصاً، والمقاول شركةً ومديرو مشاريعه تحتها، وكل موقع عنوانَ توصيل تحت الشركة التي تدفع. أصِب هذا فيسمّي إذن التسليم الموقعَ الصحيح بينما تسمّي الفاتورة المكتبَ الصحيح، دون أن يعيد أحد كتابة شيء.
المفردتان اللتان تصونهما
| الشاشة | ما تحمله |
|---|---|
| التهيئة › علامات تصنيف جهة الاتصال | تسمياتك أنت، حرٌّ اختراعها — وهي التي ستصفّي وتجمّع بها. أبقِ القائمة قصيرة بما يكفي ليختار الناس منها بدل أن يضيفوا إليها. |
| التهيئة › مجالات العمل | القطاع الذي تعمل فيه جهة الاتصال. قيمة واحدة لكل جهة، من قائمة مشحونة. |
ما يفعله معرف الضريبة وما لا يفعله
حقل معرف الضريبة يخزّن الرقم ويطبعه على المستندات. وعلى هذا النظام لا يُفحص: لا تحقق من الصيغة، ولا بحث لدى أي هيئة ضريبية، ولا تحذير إن حملت جهتا اتصال الرقم نفسه. فالرقم الخاطئ يُقبل بصمت ثم يظهر على الفواتير، ولذلك يجب أن تقع العناية حيث يُكتب. والأمر نفسه يصدق على كل معرِّف آخر في النموذج.
استكشاف الأخطاء
سجلان للمقاول نفسه بهجاءين مختلفين — ادمجهما بدل حذف أحدهما؛ فموضوع منفصل يغطي أداة الدمج التي تنقل التاريخ بدل أن تُيتّمه.
ذهب تسليم إلى المكتب الرئيسي بدل الموقع — لم يُنشأ الموقع قط عنوانَ توصيل تحت الشركة، فلم يكن ثمة غيره ليُختار.
لا تستطيع تحويل جهة اتصال من شخص إلى شركة — يُتخذ ذلك الاختيار عند الإنشاء. أنشئ الشركة كما ينبغي وادمج الشخص فيها.
علامات تصنيف لا يستخدمها أحد، أو عشرون متقاربة — العلامات نص حر بالتصميم؛ هذّب القائمة تحت التهيئة، واتفقوا على من يجوز له إضافة جديدة.
أخطاء شائعة
- إنشاء جهة اتصال جديدة لأن البحث لم يجد القائمة — ابحث بالهاتف أو معرف الضريبة قبل كتابة اسم جديد.
- وضع عنوان موقع في حقل عنوان الشركة نفسه، فتذهب كل فاتورة إلى الفيلا.
- معاملة العلامات خزانةَ ملفات: عشرات العلامات، كلٌّ على جهة اتصال واحدة، لا تنفع أحداً.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً