تشغيل مسار طلبات عروض الأسعار: أنشئ وأرسل وأكّد
الغرض
يحوّل مسار طلبات عروض الأسعار «نحتاج مواد» إلى أمر شراء مؤكد: صِغ الطلب، أرسله إلى المورد، سجّل جوابه، ثم أكّد. ويحمل كل مستند مرجعاً واحداً — P00055 — طوال حياته؛ وما يتغير هو الحالة.
قبل أن تبدأ
- تحتاج دور مستخدم الشراء للمسار الموصوف هنا كله.
- المنتجات المسعّرة في قوائم أسعار الموردين تملأ أسعارها وتواريخ وصولها بنفسها؛ وما سواها تكتبه يدوياً.
الخطوات
-
01
افتح الشراء › الطلبات › طلبات عروض الأسعار واضغط جديد.
-
02
اختر المورد واضبط الموعد النهائي للطلب — التاريخ الذي ينبغي تأكيد هذا الطلب قبله؛ ومنه تُحسب تواريخ الوصول.
-
03
أضف المنتجات. كل بند يسعّر نفسه من قائمة أسعار المورد متى وُجد سطر صالح، ويضبط الوصول المتوقع من مهلة تسليم المورد؛ والسعر الذي تكتبه بنفسك يثبت.
-
04
اضغط إرسال طلب عرض سعر — يخرج البريد حاملاً الطلب دون إجماليات، ويتحول المستند إلى تم إرسال طلب عرض السعر.
-
05
سجّل رد المورد: رقم عرضه في مرجع المورّد، والأسعار المصححة على البنود، والتاريخ الموعود في الوصول المتوقع.
-
06
اضغط تأكيد الطلب. يصبح الطلب أمر شراء، ويُختم تاريخ التأكيد، ويُنشأ إيصال المستودع — وحياة المستند المؤكد هي مقال تالٍ.
قراءة القائمة ولوحة نتائجها
خلافاً لاسمها، تعرض هذه القائمة كل مستندات الشراء بكل حالاتها — وقائمة أوامر الشراء هي المفلترة. والشريط أعلاها لوحة نتائج المشتري بصفّي الكل ومستنداتي: جديد، وتم إرسال طلب عرض السعر، وطلب عرض سعر متأخر (تجاوز موعده النهائي بلا تأكيد)، وغير معترف به (مؤكد ولم يقرّ المورد باستلامه)، وإيصال متأخر، مع نسبة التوصيل في الوقت المحدد ومتوسط أيام الطلب. والنقر على أي صندوق يفلتر القائمة.
الحالات الخمس
| الحالة | معناها |
|---|---|
| طلب عرض سعر | مسودة. لم يرها أحد في الخارج. |
| تم إرسال طلب عرض السعر | ضغط أحدهم إرسال طلب عرض سعر — أو طباعة، فهي تقلب الحالة أيضاً. ولا تقول شيئاً عن إجابة المورد. |
| بانتظار الموافقة | فقط مع تفعيل الموافقة بخطوتين، وفقط للمشترين من غير مديري الشراء — تأكيد المدير يمضي مباشرة. ويطلقه المدير بزر الموافقة على الطلب. |
| أمر شراء | مؤكد. الإيصال أُنشئ، وحالة الفوترة فعّالة. |
| تم الإلغاء | سُحب؛ وتعيين كمسودة يعيده. |
من أين يأتي سعر البند
حين يتغير منتج بند أو كميته أو مورده، يبحث WindoorERP في قائمة أسعار المنتج عن سطور هذا المورد الصالحة في تاريخ الطلب، المطابقة للمتغير، والتي بُلغ حدها الأدنى للكمية — ويطبّق أرخص سطر مطابق بعد الخصم، لا أولها. وبلا سطر مطابق يهبط البند إلى تكلفة المنتج. وسعرك المكتوب يدوياً ينجو دائماً من إعادة الحساب، واختيار المنتج أولاً يقترح الحد الأدنى لكمية المورد كميةً للبدء.
مقارنة الموردين — الموجود وغير الموجود
- لا توجد وحدة مناقصات على WindoorERP: لا تبويب بدائل ولا شبكة عطاءات. المقارنة تتم بطلبات عروض أسعار منفصلة، واحد لكل مورد.
- شراء الزجاج يؤتمت ذلك بعينه: معالج الزجاج في أمر الإنتاج يصدر مسودة طلب لكل مورد مختار كمناقصة، كلٌّ موسوم Glass PO ومربوط بأمر الإنتاج.
- Price Comparison على النموذج يفتح تاريخ شراء منتجات الطلب — ما دفعته فعلاً، منتجاً منتجاً، خلال السنة الأخيرة.
- لافتة صفراء تحذر حين يشبه الطلب طلباً مفتوحاً آخر للمورد نفسه (مستند مصدر واحد أو مرجع مورد واحد).
- دمج طلبات عروض الأسعار (إجراء قائمة، لأصحاب صلاحيات المحاسبة) يطوي مسودات المورد الواحد المختارة معاً: يبقى الأقدم، وتحتفظ البنود المتطابقة بالسعر الأدنى، ويُلغى الباقي بروابط متقاطعة.
استكشاف الأخطاء
| الرسالة أو العرض | السبب والعلاج |
|---|---|
| "Some order lines are missing a product, you need to correct them before going further." | يرفض التأكيد وفي بند نصٌّ بلا منتج. الأقسام والملاحظات مقبولة؛ بنود الأصناف بلا منتج ليست كذلك. |
| طلب يعرض تم إرسال طلب عرض السعر ولم يراسله أحد | الطباعة تفعلها أيضاً — الحالة تسجل أن المستند خرج من المبنى، ورقاً أو بريداً. |
| "Please select at least two purchase orders with state RFQ and RFQ sent to merge." | الدمج يعمل على المستندات غير المؤكدة فقط، واثنين منها فأكثر. |
| "In selected purchase order to merge these details must be same Vendor, currency, destination, dropship address and agreement" | لا يُدمج إلا المثيل بالمثيل — المورد والعملة ونوع عملية الاستلام نفسها. |
| "In order to delete a purchase order, you must cancel it first." | الحذف للمستندات الملغاة فقط. |
| البند سعّر نفسه بسعر قديم | فاز أرخص سطر صالح في القائمة، أو لم يطابق أي سطر (الحد الأدنى للكمية، تواريخ الصلاحية، المتغير) فاستُعملت التكلفة. صحّح القائمة، أو اكتب السعر المتفق — فيثبت. |
أخطاء شائعة
- قراءة تم إرسال طلب عرض السعر على أنها «أكّد المورد» — تلك وظيفة معترف به، تُضبط بنقرة المورد في البوابة أو تلقائياً عند أول إيصال.
- ترك الموعد النهائي للطلب على قيمته الافتراضية أسابيع التفاوض، فيصير كل تاريخ وصول محسوب خيالاً.
- بناء طلب واحد بأسعار مورّدَين — مورد واحد لكل مستند؛ والمقارنة عبر المستندات.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً