إرسال عرض السعر للاعتماد
الغرض
يضع عرض السعر أمام العميل ملفَّ PDF بهوية الشركة ورابطَ بوابة يوقّعه عبر الإنترنت، ويبدأ ساعة المتابعة.
قبل أن تبدأ
- يجب أن يحمل كل بند مصنَّع تحليلاً حالياً. فالبند الذي فشل آخر تحليل له يسعّر من رسم أقدم.
- افحص شروط السداد وتاريخ الانتهاء — فكلاهما يُطبع على المستند.
- تأكد أن جهة اتصال العميل تحمل البريد الصحيح؛ فذلك العنوان هو حيث يذهب رابط البوابة.
الخطوات
-
01
افتح عرض السعر واضغط معاينة لترى تماماً ما سيراه العميل.
-
02
اضغط إرسال. يفتح محرر البريد بقالب عرض السعر وملف PDF مرفقاً ورابط البوابة في المتن.
-
03
افحص المستلم — يجب أن يكون من يوقّع، لا مهندس الموقع.
-
04
عدّل الرسالة إن كان عرض السعر هذا يحتاج مذكرة مرافقة.
-
05
أرسل. تنتقل الحالة إلى تم إرسال عرض السعر.
-
06
جدول نشاط متابعة على الأمر حتى لا تكون الملاحقة ذاكرةً.
ما يستطيع العميل فعله
يفتح رابط البوابة عرض السعر في متصفحه، فيقرأه وينزّل ملف PDF ويقبله. والقبول هنا يعني القبول والتوقيع: يكتب توقيعه أو يرسمه، وذلك التوقيع يؤكد الأمر. ولا توجد خطوة دفع إلكتروني — فلا يُطلب منه شيء بعد التوقيع — ويهبط التوقيع وختمه الزمني في دردشة الأمر سجلاً لما اتُّفق عليه.
وردود البريد تصل إلى الدردشة نفسها، فتبقى المفاوضة على الأمر لا في صندوق بريد شخص واحد.
ملاحظة
لا يُصنَّع شيء لأن عرض سعر أُرسل، ولا حتى لأنه وُقِّع. التأكيد ينشئ أمر البيع ومشروع التركيب؛ والإنتاج ما زال ينتظر المسح، والفوترة تنتظر أن تصدرها أنت.
إن كان الجواب لا، أو ليس بعد
العميل الذي يريد تغييرات يستحق مراجعة لا تحريراً للأصل: استخدم إنشاء مراجعة لإنتاج -R01 وتفاوض عليها، مبقياً النسخة المرسلة سليمة سجلاً لما عُرض عليه. وعرض السعر الذي يخفت صوته ببساطة ينتهي في تاريخه ويكفّ عن كونه التزاماً قائماً — وهذا بالضبط ما يجعل تاريخ الانتهاء جديراً بالضبط عن قصد.
استكشاف الأخطاء
| العرض | السبب والعلاج |
|---|---|
| يقول العميل إن الرابط يطلب منه الدفع | لا يفعل — فالبوابة تؤكد بالتوقيع وحده، ولا مزودي دفع مهيأين. تحقق أنه لا ينظر إلى رابط فاتورة غير ذات صلة. |
| لم تصل الرسالة أبداً | افحص دردشة الأمر بحثاً عن الرسالة وحالة تسليمها، ثم عنوان المستلم على جهة الاتصال. والبريد الصادر يصطف وقد يستغرق خروجه حتى ساعة. |
| بقيت الحالة عرض سعر بعد الإرسال | أُغلق المحرر دون إرسال. أعد الإرسال؛ فالحالة لا تتحرك إلا حين يخرج البريد فعلاً. |
| يعرض ملف PDF سعراً قديماً | تغيّر التصميم بعد آخر تحليل ناجح، أو أُعيد تسعير البند بعد توليد الملف. أعد التحليل أو التسعير ثم عاين قبل الإرسال. |
| وقّعوا ولم ينتبه أحد | التأكيد في الدردشة والأمر صار أمر بيع الآن. تابع قائمة الأوامر لا صندوق البريد. |
أخطاء شائعة
- الإرسال دون معاينة، ثم اكتشاف أن العميل استلم صفحة من الملاحظات الداخلية.
- الإرسال إلى جهة اتصال الموقع بدل صاحب صلاحية التوقيع.
- تحرير عرض سعر مُرسَل في مكانه بدل مراجعته، فتختلف النسخة الموقّعة عن النسخة الحالية.
- الإرسال دون جدولة متابعة. فينتهي عرض السعر بهدوء ويضيع الطلب.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً