التواصل في القنوات والمجموعات والرسائل المباشرة
الغرض من الشاشة
يمنح الشركة سجلاً مكتوباً للمحادثات التي كانت تجري بالهاتف. قناة لكل موضوع — القص، ومعالجة الملاحظات، واعتمادات الهندسة — تُبقي القرار بشأن زجاج فيلا في مكان واحد قابل للبحث بدل أن يكون في واتساب أحدهم.
قبل أن تبدأ
- صلاحية مستخدم داخلي. كل من له حساب دخول في WindoorERP لديه المناقشة؛ أما العملاء ومستخدمو البوابة فلا.
- قرر ما ينتمي إلى هنا وما ينتمي إلى سجل. فكل ما يخص أمراً أو مهمة أو مسحاً بعينه يُكتب أفضل في دردشة سجل ذلك المستند، حيث يبقى ملتصقاً به للأبد.
أنواع المحادثة الثلاثة
| النوع | من فيه |
|---|---|
| القناة | غرفة مسماة يمكن الانضمام إليها — أقرب شيء إلى لوحة إعلانات القسم. يستطيع الناس إيجادها والانضمام إليها بحسب تهيئتها. |
| المجموعة | خاصة بين من دُعوا إليها؛ ولا ينضم إليها أحد من تلقاء نفسه. |
| الدردشة | محادثة مباشرة بين شخصين. |
يُثبَّت النوع لحظة إنشاء المحادثة — فلا تستطيع تحويل مجموعة خاصة إلى قناة مفتوحة لاحقاً، فاختر بتعمّد.
الخطوات
-
01
افتح المناقشة من مبدّل التطبيقات.
-
02
بجانب القنوات في الشريط الجانبي، استخدم + لإنشاء قناة أو للعثور على قائمة والانضمام إليها؛ وبجانب الرسائل المباشرة، ابدأ دردشة أو مجموعة خاصة.
-
03
اكتب. اكتب
@واسماً لتُشعِر شخصاً، أو@واسم دور فريق لتُشعِر كل من فيه — و#يربط قناة أخرى. -
04
أرفق الدليل: اسحب رسم واجهة أو صورة موقع أو مواصفة زجاج مباشرة إلى صندوق الرسالة.
-
05
ثبّت الرسائل التي سيحتاجها الناس ثانية — قواعد دخول الموقع، مقاسات الفتحات المتفق عليها — كي لا يُطلب من القادم الجديد التمرير بحثاً عنها.
أبقِ السجل حيث يجري العمل
المناقشة للكلام الذي يعبر السجلات. وفي اللحظة التي تقرر فيها رسالةٌ شيئاً عن عرض سعر أو مهمة أو مسح أو تسليم بعينه، اكتبها في دردشة سجل ذلك المستند بدلاً من هنا: فتصير ملتصقة بالمستند الذي سيفتحه مدقق أو زميل العام القادم، وتُشعِر متابعي ذلك السجل تلقائياً. القناة محادثة، وقيد الدردشة مستند. ومعظم الخلافات حول «أين اتفقنا على ذلك؟» هي في الحقيقة هذا الاختيار اتُّخذ بإهمال.
استكشاف الأخطاء
أحدهم يقول إنه لم ير رسالة قط — الإشارة هي ما يُشعِر. ففي قناة مزدحمة يعمل معظم الناس على الإشارات فقط، فالرسالة التي لا تسمّي أحداً لا تبلغ انتباه أحد؛ أشِر إلى الشخص أو إلى دور الفريق.
زميل لا يجد قناتك — إنها مجموعة أو دردشة، وهما خاصتان بمن دُعي إليهما؛ والقناة وحدها هي ما يُكتشف ويُنضم إليه.
تحتاج محادثة تبقى بعد من فيها — استخدم قناة لا مجموعة أفراد. فالمجموعات تُيتَّم لحظة يتغير أدوار أعضائها.
مرفق مفقود من سجل — المرفق المُسقَط في المناقشة يخص المحادثة لا الأمر. أعد إرفاقه في دردشة السجل إن كان ذلك موضعه الصحيح.
أخطاء شائعة
- مناقشة سعر أمر بعينه في قناة عامة، حيث لا يلتصق بالأمر ولا يراه من يعالجه.
- رفع صور موقع بلا إشارة إلى الفيلا أو الواجهة أو الفتحة التي تعرضها.
- فتح مجموعة خاصة لكل مهمة — فتصير عشرات المجموعات الميتة، وزميل جديد لا يرى شيئاً من التاريخ.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً