بناء خطط النشاط: قوائم خطوات قابلة لإعادة الاستعمال تُطلق على الفرصة
ما الذي يفعله هذا
خطة النشاط قائمة تحقُّق قصيرة قابلة لإعادة الاستعمال من الأنشطة. أطلقها على فرصة فتُجدوَل كل خطوة دفعةً واحدة، لكلٍّ نوعها وملخصها وموعدها ومالكها — بدل أن يتذكر أحدهم إنشاءها واحدة تلو الأخرى.
وهي تناسب أي تسلسل تكرره: تأهيل استفسار جديد، أو متابعة عرض سعر، أو سَوق مشروع من معاينة الموقع إلى الطلب. فالخطة تحمل شكل العملية؛ أما التواريخ فتُحسب عند الإطلاق.
قبل أن تبدأ
- تحتاج إلى صلاحيات مدير مبيعات للوصول إلى إدارة علاقات العملاء › التهيئة › الأنشطة › خطط النشاط.
- أنشئ أنواع الأنشطة التي تحتاجها أولًا. فالخطة لا تشير إلا إلى أنواع موجودة سلفًا.
- اتفق على الصياغة قبل كتابتها. فاسم الخطة قيمة واحدة يتشاركها كل المستخدمين بكل اللغات — بخلاف اسم نوع النشاط الذي يُترجَم. وما تكتبه هو ما يراه القارئ العربي أيضًا.
الخطوات
-
01
افتح إدارة علاقات العملاء › التهيئة › الأنشطة › خطط النشاط ثم انقر جديد.
-
02
اكتب اسم الخطة بحيث يُقرأ كعملية لا كمهمة — تأهيل العميل المهتم لا اتصل بالعميل.
-
03
تحقق من النموذج. وهو للقراءة فقط ويُضبط من القائمة التي دخلت منها، فالخطة المُنشأة هنا تنطبق دائمًا على العملاء المهتمين والفرص.
-
04
في تبويبة أنشطة لإنشائها، أضف سطرًا لكل خطوة: اختر نوع النشاط، واكتب الملخص، وحدِّد إلى مَن تذهب تحت التعيين.
-
05
اضبط الفترة والوحدة والمشغّل لتضع الخطوة في الزمن — مثلًا 3 أيام بعد تاريخ الخطة.
-
06
اسحب المقبض على حافة كل صف لترتيب الخطوات، ثم احفظ.
-
07
ولاستعمالها، افتح فرصة، وانقر النشاط في سجل المحادثات، واختر الخطة من صف الأزرار أعلى النافذة.
الخطة، حقلًا حقلًا
| اسم الخطة | مطلوب. النص التوضيحي مثال: التأهيل الوظيفي. غير مترجَم — انظر التنبيه أدناه. |
|---|---|
| النموذج | ما يمكن إطلاق الخطة عليه. للقراءة فقط: يأتي من القائمة، فالخطط المصنوعة تحت إدارة علاقات العملاء للعملاء المهتمين والفرص ولا يمكن إعادة توجيهها بعد ذلك. |
| الشركة | اختياري. ظاهر للجميع حين يُترك فارغًا. |
| أنشطة لإنشائها | الخطوات مرتَّبة. والخطة الفارغة مسموحة لكنها لا تفعل شيئًا. |
الخطوة، عمودًا عمودًا
| نوع النشاط | أي نوع من الأنشطة يُنشأ — مكالمة أو بريد أو مهمة أو اجتماع أو مستند. والنوع يوفّر الأيقونة وسلوكه الافتراضي الخاص. |
|---|---|
| الملخص | التعليمة المختصرة التي يراها المُسنَد إليه. النص التوضيحي مثال: مناقشة العرض. واتركه فارغًا يرث النشاط الملخص الافتراضي للنوع، وهو عادةً أعمّ من أن يُعمل به. |
| التعيين | مَن يتلقاها. السؤال عند الإطلاق يترك الاختيار لوقت تشغيل الخطة؛ والمستخدم الافتراضي يثبّت شخصًا الآن. |
| تم إسنادها إلى | الشخص، وهو قابل للتحرير فقط حين يكون التعيين المستخدم الافتراضي. |
| الفترة / الوحدة | بُعد الخطوة: رقم، ثم أيام أو أسابيع أو شهور. |
| المشغّل | بعد تاريخ الخطة أو قبل تاريخ الخطة — أي جهة من التاريخ المرجعي تُحسب عليها الفترة. |
| الأنشطة التالية | مخفي افتراضيًا. عمود اختياري متاح من مفتاح ⚙ على حافة صف الترويسة. |
كيف تُحسب التواريخ
تُقاس كل خطوة من تاريخ مرجعي واحد تحدده عند إطلاق الخطة، لا من لحظة ضغطك الزر ولا من بعضها بعضًا. فالفترة 0 تقع على التاريخ المرجعي نفسه، و3 أيام بعده تضعها بعده بثلاثة أيام، ومشغّل قبل تاريخ الخطة يعدّ إلى الوراء — وهكذا تبني عدًّا تنازليًا نحو موعد نهائي ثابت كتسليم مناقصة.
ولأن كل خطوة معلَّقة بالتاريخ نفسه، فالخطوات مستقلة. فإكمال الخطوة الأولى مبكرًا لا يقدّم الثانية، وتأخر الأولى لا يؤخر الثالثة. الخطة جدول زمني لا سير عمل.
أسماء الخطط لا تُترجَم؛ أما أسماء أنواع الأنشطة فتُترجَم
اسم الخطة يُخزَّن مرة واحدة ويُعرض على الجميع مهما كانت لغتهم. أما اسم نوع النشاط فيُخزَّن لكل لغة ويتبع القارئ. ولهذا قد تظهر أزرار الخطط في نافذة جدولة النشاط بلغة واحدة بينما أزرار المهمة والبريد والمكالمة بجوارها تتبع لغة القارئ نفسه. فإن كان فريقك يعمل بلغتين، فاتفقوا على أسماء خطط يقرؤها الطرفان.
إطلاق خطة
افتح فرصة وانقر النشاط أسفل النموذج. تسرد النافذة كل خطة متاحة لهذا النموذج كزر على امتداد الأعلى؛ واختيار إحداها يستبدل نموذج النشاط المفرد بملخص الخطة، ويطلب التاريخ المرجعي، ويسأل إلى مَن تذهب كل خطوة من خطوات السؤال عند الإطلاق. أكِّد فتظهر كل الأنشطة دفعةً واحدة في الأنشطة المخططة.
وإطلاق الخطة نفسها مرتين يُنشئ مجموعة كاملة ثانية. ولا شيء يكتشف أن الأولى ما تزال مفتوحة، فالخطة التي أُطلقت خطأً يجب إلغاؤها نشاطًا نشاطًا.
حل المشكلات
| الخطة غير معروضة على الفرصة | نموذجها ليس العملاء المهتمين والفرص. ولأن الحقل للقراءة فقط، فالخطة المُنشأة من القائمة الخطأ يجب بناؤها من جديد من القائمة الصحيحة. |
|---|---|
| وقعت كل الخطوات في اليوم نفسه | كل الفترات صفر. والفترة لكل خطوة، والسطر الجديد يبدأ من صفر. |
| الأنشطة بلا مالك | الخطوات مضبوطة على السؤال عند الإطلاق وتُخطِّي السؤال. اضبط المستخدم الافتراضي على الخطوات التي تخص الشخص نفسه دائمًا. |
| أسماء الخطط بلغة خاطئة | هي غير قابلة للترجمة، فلا شيء يُصلَح في الترجمة. أعِد تسمية الخطة نفسها. |
| حذف خطوة من خطة | يزيلها من الإطلاقات المقبلة فقط. أما الأنشطة التي أنشأتها إطلاقات سابقة فلا تُمَس. |
أخطاء شائعة
- بناء خطة من عشر خطوات. فما تجاوز أربعًا أو خمسًا يُهمَل جملةً؛ أما الخطط القصيرة فتُستعمل.
- توقُّع أن تتسلسل الخطوات. إنها لا تفعل — فكل تاريخ يُقاس من التاريخ المرجعي، ولا شيء ينتظر شيئًا.
- إسناد كل خطوة إلى شخص بعينه، ثم الاضطرار إلى تعديل الخطة كلما تغيّر دور أحدهم. السؤال عند الإطلاق أصمد مع الوقت.
- كتابة ملخص يكرر نوع النشاط. فـمكالمة ملخصًا لخطوة مكالمة لا يخبر المُسنَد إليه بشيء.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً