قراءة لوحات الذمم المدينة: الأعمار ودرجات المخاطر وتعليق الائتمان وتوقعات التدفق النقدي
ما الذي تقوم به هذه الشاشات
يراقب WindoorERP ذممك المدينة نيابةً عنك: فهو يوزّع فواتير كل عميل غير المسددة على شرائح أعمار الديون، ويمنح كل عميل درجة من أ إلى F بحسب سلوك السداد، ويستطيع وضع الحساب المتعثر تحت تعليق الائتمان فلا يُؤكَّد له أمر بيع جديد ولا تُرحَّل له فاتورة جديدة حتى يُرفع التعليق. يغطي هذا المقال لوحات المتابعة الأربع للقراءة فقط تحت المحاسبة › العملاء › لوحة البيانات، ودرجة المخاطر نفسها، وشاشات الأتمتة الثلاث تحت المحاسبة › العملاء › التهيئة › الأتمتة — قواعد التصعيد، وتوقعات التدفق النقدي، واتجاهات درجة المخاطر.
قبل أن تبدأ
- فواتير عملاء مرحّلة ولها تواريخ استحقاق — فكل ما هنا يُحسب من الفواتير المفتوحة، ودفتر فارغ يعني لوحات فارغة.
- قائمة لوحة البيانات ظاهرة لمستخدمي المحاسبة، أما قائمة التهيئة › الأتمتة فتحتاج مجموعة صلاحيات رئيس الحسابات.
- وفي قاعدة بيانات متعددة الشركات، لا تُحتسب في أرقام الأعمار إلا فواتير الشركة التي سجّلت دخولك إليها.
شرائح الأعمار الخمس
كل فاتورة عميل مفتوحة وغير مسددة يُحسب عمرها من تاريخ استحقاقها (أو من تاريخ الفاتورة إن لم يُحدد استحقاق). وتظهر الشرائح أعمدةً في اللوحات وبطاقاتٍ ملونة أعلى تقرير المتابعة لكل عميل:
| الشريحة | معناها |
|---|---|
| الحالي | لم يحل استحقاقها بعد، أو تستحق اليوم. فالفاتورة المستحقة اليوم ليست متأخرة. |
| من 1 إلى 30 يومًا | متأخرة من 1 إلى 30 يومًا. |
| من 31 إلى 60 يومًا | متأخرة من 31 إلى 60 يومًا. |
| من 61 إلى 90 يومًا | متأخرة من 61 إلى 90 يومًا. |
| أكثر من 90 يومًا | متأخرة أكثر من 90 يومًا — وهذه الشريحة وحدها هي التي تُعرّف لوحة المتأخرات الحرجة. |
وإلى جانب الشرائح تعرض القائمة إجمالي المستحق (كل الفواتير المفتوحة، متأخرة أو لا)، وإجمالي المتأخرات (كل ما تجاوز استحقاقه)، وأقصى أيام التأخير (عمر أسوأ فاتورة، وهو نفسه ما يحدد مستوى المتابعة الحالي للعميل)، وعلامة تعليق الائتمان.
مهم
محرّك الأعمار لا يَعُدّ إلا الفواتير التي حالتها غير مدفوعة تمامًا. فبمجرد تسجيل دفعة جزئية تخرج الفاتورة من كل الشرائح ومن إجمالي المتأخرات ومن اللوحات كلها — والعميل الذي يدفع مبلغًا رمزيًا من فاتورة متأخرة كبيرة قد يختفي من قائمة الأعمار. راجع دفتر أستاذ الشريك للعميل قبل أن تعتبر اللوحة الفارغة بشرى سارة.
اللوحات الأربع
| اللوحة | مَن يظهر فيها |
|---|---|
| تحليل أعمار الديون | الشركات التي عليها متأخرات، والأسوأ أولًا. تُفتح قائمةً؛ وطريقتا العرض المحوري والرسم البياني تجمعان حسب درجة المخاطر × حالة المتابعة. |
| العملاء عالو المخاطر | العملاء بدرجة D أو F وعليهم متأخرات قائمة الآن. فالعميل بدرجة F ودفتره الحالي نظيف لا يظهر هنا. |
| المتأخرات الحرجة | كل من لديه أي مبلغ كان في شريحة أكثر من 90 يومًا، أيًا كانت درجته. لا حد أدنى للمبلغ، وحد التسعين يومًا ثابت لا يُعدَّل. |
| الإحصائيات | البيانات نفسها بعرض محوري أولًا وعبر جميع العملاء من الشركات — أزل عامل التصفية المسبق لديه متأخرات لترى أيضًا من لا متأخرات عليه. |
تُلوَّن الصفوف بحسب الإلحاح: أحمر للدرجتين D وF، وبرتقالي للدرجة C، وأزرق لمن حالة متابعته بحاجة للعمل. وتضيف لوحة البحث عوامل تصفية لـبحاجة للعمل ولديه متأخرات وتحت تعليق الائتمان ونطاقات الدرجات وتجاوز 30/60/90 يومًا، مع تجميع حسب درجة المخاطر أو حالة المتابعة أو المستوى الحالي أو مندوب المبيعات أو الدولة.
مراجعة التحصيل خطوة خطوة
-
01
افتح المحاسبة › العملاء › لوحة البيانات › تحليل أعمار الديون. القائمة مرتبة أصلًا حسب إجمالي المتأخرات، والأسوأ أولًا.
-
02
افحص عمود أكثر من 90 يومًا، ثم قارن مع المتأخرات الحرجة — فهي تلتقط الفواتير القديمة حتى عند عميلٍ ما زالت درجته الإجمالية تبدو سليمة.
-
03
انقر على عميل لتفتح تقرير متابعته، حيث تظهر الشرائح نفسها بطاقاتٍ فوق قائمة الفواتير المتأخرة، وكل إجراءات التحصيل (تذكير، تعهد، نزاع، تعليق) على بُعد زر واحد.
-
04
افتح العملاء عالو المخاطر وقرر لكل عميل: تشديد شروط الدفع، أو تعليق الائتمان، أو إسناد الحساب إلى محصّل.
-
05
اختم في الإحصائيات: اجمع العرض المحوري حسب مندوب المبيعات أو الدولة لترى أين تتركز المتأخرات.
كيف تُحسب درجة المخاطر
الدرجة نتيجة موزونة لأربعة مكوّنات من سجل العميل نفسه — والنقاط الأعلى تعني مخاطر أعلى:
| المكوّن | الوزن | ما الذي يغذيه |
|---|---|---|
| موثوقية السداد | 40% | نسبة ما سُدد في موعده من آخر 100 فاتورة مدفوعة. |
| متوسط أيام السداد | 20% | كم يستغرق العميل ليدفع، على نطاقات 30/60/90 يومًا. |
| أسوأ فاتورة متأخرة | 25% | أقصى أيام التأخير، على نطاقات 30/60/90 يومًا. |
| الوفاء بالوعود | 15% | نسبة ما وُفي به من وعود السداد المسجلة؛ ويبقى محايدًا إن لم توجد وعود. |
يتحول المجموع إلى حرف: من 0 إلى 20 A، ومن 21 إلى 40 B، ومن 41 إلى 60 C، ومن 61 إلى 80 D، وفوق 80 F. الأوزان والحدود ثابتة — لا شاشة تهيئة لها. وتُعاد الحسبة عند تغيّر بيانات الفواتير أو الدفعات أو الوعود؛ وليس هناك إعادة احتساب ليلية للدرجة نفسها.
ملاحظة
العميل الجديد الذي لا سجل سداد له يبدأ بالدرجة A لا بدرجة وسطى محايدة — فالموثوقية تفترض 100% حتى تثبت الفواتير الحقيقية خلاف ذلك. فلا تقرأ A عند مقاولٍ يتعامل معك لأول مرة على أنها تقييم ائتماني.
تعليق الائتمان — ما الذي يمنعه فعلًا
العميل الموضوع تحت تعليق الائتمان ممنوع في موضعين: تأكيد أمر بيع جديد يفشل، وترحيل فاتورة عميل أو إشعار دائن أو إيصال جديد يفشل، وفي كلٍّ رسالة خطأ تسمّي العميل وسبب التعليق. أما المسودات فيمكن إنشاؤها وتحريرها — فالممنوع هو التأكيد والترحيل فقط.
يُقلَب التعليق من تقرير متابعة العميل (تطبيق تعليق الائتمان)، أو تضعه قاعدة تصعيد آليًا، وكل تغيير يُسجَّل في سجل المتابعة. ورفع التعليق يمسح السبب والتاريخ. وإلى جانب التعليق يمكن أن يحمل العميل حدًا ائتمانيًا — الحد القياسي على بطاقة العميل أو مبلغي التحذير والحظر الخاصين بالحزمة — يمنع التأكيد والترحيل متى تجاوز رصيد العميل عتبة الحظر.
قواعد التصعيد
تحمل التهيئة › الأتمتة › قواعد التصعيد الأتمتة: كل قاعدة تجمع بين مُطلِق واحد وإجراء واحد، وتقيّم مهمةٌ مجدولة يومية كل قاعدة نشطة على كل عميل عليه متأخرات (ويُتجاوز العملاء الموقوفة متابعتهم).
| نوع المُطلِق | متى ينطلق |
|---|---|
| عتبة أيام التأخير | أسوأ فاتورة متأخرة بلغت عتبة الأيام على الأقل. |
| عتبة المبلغ المتأخر | إجمالي المتأخرات بلغ عتبة المبلغ. |
| وعد سداد مُخلَف | وعدٌ نُكث خلال نافذة العتبة (30 يومًا افتراضيًا). |
| بلا استجابة | لا متابعة مسجلة منذ عدد أيام العتبة على الأقل. |
| عتبة درجة المخاطر | الدرجة بلغت الحرف المختار أو تجاوزته (C أو D أو F). |
| تجاوز محاولات المتابعة | عدد رسائل البريد والمكالمات والخطابات المسجلة بلغ الحد الأقصى لمحاولات المتابعة (5 افتراضيًا). |
| الإجراء | ما الذي يفعله |
|---|---|
| التصعيد إلى المستوى التالي | يسجّل قيد تصعيد في سجل المتابعة. أما المستوى الحالي للعميل فيتبع أيام التأخير كما هو — فهذا توثيق لا تغيير مستوى. |
| الإسناد إلى مدير | يعيّن المستخدم المختار محصّلًا مسؤولًا عن العميل. |
| تطبيق تعليق الائتمان | يضع العميل تحت التعليق بسبب آلي يسمّي القاعدة. |
| تحويل لإجراء قانوني | ينقل الحالة القانونية للعميل إلى بانتظار المراجعة القانونية. |
| إنشاء نشاط | ينشئ مهمة تستحق غدًا للمدير المختار. |
| إرسال إشعار داخلي | يراسل المستخدمين المختارين، مع تعبئة العميل والقاعدة والمبلغ والأيام في القالب. |
تحذير
تعيد المهمة المجدولة تقييم كل قاعدة كل يوم ولا تتذكر ما فعلته أمس. تكرار تطبيق تعليق الائتمان غير مؤذٍ، لكن قاعدة إنشاء نشاط تنشئ مهمة جديدة كل يوم ما دام الشرط قائمًا — فاقرنها بمُطلِق يحله الإجراء نفسه، وإلا فتوقع كومة مكررات. ومرات التنفيذ يعدّ التقييمات المطابقة لا الإجراءات التي غيّرت شيئًا.
توقعات التدفق النقدي
تعرض التهيئة › الأتمتة › توقعات التدفق النقدي تقديرات تحصيل أسبوعية: لكل تاريخ توقّع تقدير منخفض ومتوقع وتقدير مرتفع (70% / 100% / 120% من الرقم نفسه)، وتوزيع المبلغ المتوقع على شرائح الأعمار، وعمود التحصيل الفعلي مع شريط دقة التوقع %.
اقرأ التقديرات على حقيقتها: كل أسبوع يضرب أرصدة اليوم المفتوحة في احتمال تحصيل ثابت لكل شريحة (من 95% للمبالغ الحالية نزولًا إلى 10% لشريحة ما بعد التسعين يومًا، مع خصمٍ إضافي للأسابيع الأبعد). سجل السداد الفردي للعميل لا يدخل في الحساب، والتحصيل الفعلي لا يُملأ آليًا — فيبقى عمود الدقة عند 0% ما لم تُسجَّل الأرقام الفعلية يدويًا.
ملاحظة
القائمة للقراءة فقط، وهذا الإصدار لا يحمل زر Generate Forecast رغم أن نص الشاشة الفارغة يذكره. فلا تُنشأ صفوف توقع جديدة إلا بيد مدير النظام من سطر أوامر الخادم — وإن وجدت الشاشة فارغة أو قديمة فهذا هو السبب.
اتجاهات درجة المخاطر
التهيئة › الأتمتة › اتجاهات درجة المخاطر هي تاريخ الدرجة: مهمة مجدولة تلتقط يوميًا لقطةً من الدرجة الرقمية والحرف والإجماليات وأقصى تأخير لكل عميل له رصيد مفتوح. تُفتح الشاشة رسمًا بيانيًا مرشحًا لآخر 30 يومًا؛ وانتقل إلى العرض المحوري أو القائمة للقيم الدقيقة. الصفوف للقراءة فقط، ولا يمكن تعبئة الماضي بأثر رجعي، وتُحذف بعد عام.
استخدمها كما يقرأ مسؤول الائتمان مخططه: العميل الذي ترتفع درجته الرقمية أسبوعًا بعد أسبوع يتدهور قبل أن ينقلب الحرف بزمن — وتلك لحظة تشديد الشروط، لا بعد أول F.
استكشاف الأخطاء
"Cannot confirm order: … has an active Credit Hold. Reason: … Please contact the Credit department to release the hold." — العميل تحت التعليق؛ ارفعه من تقرير متابعته (تطبيق تعليق الائتمان يقلبه) أو اطلب ذلك من مستخدم محاسبة. والتعليق نفسه يمنع ترحيل الفواتير برسالة مطابقة تبدأ بـ "Cannot post invoice: … has an active Credit Hold."
"… is in Blocking Stage and has a due amount of … to pay" — تجاوز العميل مبلغ الحظر الخاص بالحزمة. حصّل أولًا، أو ارفع مبلغ الحظر على بطاقة العميل.
"Cannot confirm order: … would exceed their credit limit." — هذا الأمر سيتجاوز الحد الائتماني القياسي؛ وتعرض الرسالة الحد والرصيد الحالي ومبلغ الأمر.
اختفى عميل من لوحة الأعمار دون أن يسدد كاملًا — سُجّلت دفعة جزئية، والفواتير المدفوعة جزئيًا تخرج من حساب الأعمار كليًا. فواتيره ما زالت مفتوحة في العملاء › الفواتير وفي دفتر أستاذ الشريك.
توقعات التدفق النقدي فارغة — الصفوف لا تُنشأ في هذا الإصدار إلا من سطر أوامر الخادم؛ لا زر لها في الواجهة.
أخطاء شائعة
- اعتبار درجة A لعميل بلا سجل دليلًا على جدارة ائتمانية — فالعملاء الجدد يبدؤون من A افتراضًا.
- قراءة عمود المتوقع في توقعات التدفق النقدي كالتزام. فهو تقدير باحتمالات ثابتة على أرصدة اليوم لا جدول مواعيد موعودة — وخطط سداد العميل الفعلية تحت إدارة المتابعة.
- مراقبة العملاء عالو المخاطر وحدها، وإغفال العميل الجيد الدرجة الذي تقبع فاتورته القديمة في المتأخرات الحرجة.
- إنشاء قاعدة تصعيد إنشاء نشاط تتكرر يوميًا وإغراق المحصّل بمهام مكررة.
- توقّع أن يوقف تعليق الائتمان كل شيء — فهو يمنع تأكيد الأوامر وترحيل الفواتير، لكن المسودات تُعد والتسليمات المؤكدة سلفًا تمضي.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً