متابعة الطلبات، توقيع عروض الأسعار، تتبع فواتير الدفعات وتقديم طلبات الخدمة
الغرض
بوابة العميل هي الصفحة خلف زر الدخول في موقعك: مكان واحد يراجع فيه العميل عروض الأسعار ويوقّعها، ويقرأ طلباته وفواتيره، ويتابع تقدم تركيبه فتحةً فتحة، ويؤكد جاهزية الموقع، ويرفع طلبات خدمة ما بعد البيع — دون أن يهاتف فريقك لأي منها.
قبل أن تبدأ
- الوصول بدعوة: افتح جهة اتصال العميل واختر إجراء › منح صلاحية الوصول للبوابة. تحتاج جهة الاتصال بريداً صحيحاً غير مكرر؛ وبريد الدعوة يحمل الرابط الذي يضبط به كلمة مروره.
- بطاقات البوابة لا تظهر إلا حين يكون خلفها شيء — عميل بلا فواتير لا يرى بطاقة فواتير أصلاً.
الخطوات
-
01
يسجل العميل دخوله فيهبط على حسابي — بطاقة لكل منطقة له فيها مستندات، مع بيانات تواصله ومندوب مبيعاته.
-
02
عرض السعر المنتظر يظهر تحت عروض الأسعار بانتظار المراجعة. وفتحه يعرض العرض كاملاً برسومه، والمندوب، وزر عرض التفاصيل لملف PDF.
-
03
يضغط القبول والتوقيع، يكتب اسمه ويوقّع — رسماً أو كتابة أو رفعاً. يتأكد الطلب في اللحظة، ويخرج بريد التأكيد، ويُحفظ الـPDF الموقع في سجل مراسلات المستند.
-
04
العمل المؤكد يظهر تحت طلباتك؛ والفواتير — وفواتير الدفعات المرحلية منها — تحت فواتيرك، لكل منها زر تنزيل للنسخة الرسمية.
-
05
حالة التركيب تعرض كل عمل حلقة تقدم، وداخله كل فتحة بخطواتها وصورها وشارة ضمانها؛ وهنا أيضاً يؤكد العميل جاهزية الموقع، ويبلغ عن مشكلة، ويوقّع التسليم.
-
06
طلبات الخدمة تسرد تذاكر ما بعد البيع، وزر + طلب جديد يرفع واحدة: فئة، والمشكلة، ووقت مفضل، وهاتف.
-
07
كل مستند ينتهي بقسم سجل التواصل — ما يكتبه العميل هناك يصل مراسلات السجل عند فريقك، والردود تعود بالطريق نفسه.
ما الذي يستطيعه العميل فعلاً في كل صفحة
| الصفحة | ما تقدمه |
|---|---|
| عروض الأسعار | العروض التي أُرسلت إليه، بتاريخ صلاحيتها. الإجراءات: القبول والتوقيع، ورفض (السبب إلزامي ويصل مراسلاتكم)، والملاحظات، وعرض التفاصيل (PDF). والعرض المنتهي يعرض «انتهت صلاحية هذا العرض!» بدل الأزرار. |
| طلباتك | الطلبات المؤكدة، للقراءة فقط، بالـPDF وسجل التواصل نفسيهما. لا تحرير أبداً. |
| فواتيرك | الفواتير المرحّلة بمبلغها المستحق، وتواريخ التأخر بالأحمر، وزر التنزيل. وفاتورة الدفعة المرحلية من الفوترة التدريجية تظهر هنا فاتورة عادية تحمل بنودها تفاصيل التقدم. |
| حالة التركيب | متتبع الفتحات: حلقات وخطوات وصور وجوازات ضمان، وزر تأكيد جاهزية الموقع (مع صورة)، والإبلاغ عن مشكلة (ينشئ ملاحظة على العمل)، وقبول التسليم والتوقيع عليه متى رُكّبت كل الوحدات. |
| طلبات الخدمة | تذاكره بمتتبع حالة؛ والخدمة المكتملة تعرض زر اعتماد بتقييم من 1 إلى 5. |
| العناوين / الاتصال والأمن | دفتر عناوينه وتغيير كلمة المرور والجلسات. حاضرة دائماً. |
توقيع عرض السعر — ما الذي يحدث فعلاً
النافذة تقول إن التوقيع قبولٌ باسم الجهة المشترية وبالمبلغ المذكور. الاسم والتوقيع كلاهما إلزامي، وعند الإرسال يتأكد الطلب فوراً — التوقيع وحده يؤكد؛ لا خطوة دفع في المسار. يرى العميل «شكرًا لك!» مع تأكيد الطلب، ويرى مندوبك "Order signed by …" مع الـPDF الموقع في المراسلات، ويستطيع تخطيط الإنتاج الانطلاق من الطلب المؤكد.
وعرض السعر الذي ما يزال مسودة لا يُسرد في البوابة — يظهر متى ضغطت إرسال. أما الرابط المباشر في بريد العرض فيعمل في الحالين.
عن الدفع عبر الإنترنت
الفواتير تُنزَّل وتُسوَّى خارج البوابة في إعداد WindoorERP القياسي: لا مزوّد دفع إلكتروني مفعّل، فزر ادفع الآن حيث يظهر ينتهي عند "No payment method available". فعامل واجهة الدفع في البوابة على أنها معطلة حتى تفعّل شركتك مزوّد دفع عن قصد.
استكشاف الأخطاء
| العرض | السبب والعلاج |
|---|---|
| "The contact "…" does not have a valid email." / "…has the same email as an existing user" | دعوة البوابة تحتاج بريداً صحيحاً غير مكرر على جهة الاتصال — صحّح العنوان في قائمة المعالج وامنح مجدداً. |
| بطاقة يتوقعها العميل غائبة | البطاقات تظهر فقط ولديها مستندات. وبطاقة طلبات الخدمة خاصةً لا تظهر إلا بعد وجود أول طلب — أرسل للعملاء الجدد رابط صفحة الخدمة مباشرة، أو ارفع طلبهم الأول من الواجهة الخلفية. |
| "Your order is not in a state to be rejected." | العرض وُقّع أصلاً أو تأكد أو أُلغي أو انتهت صلاحيته — الرفض لا يعمل إلا وهو قابلاً للتوقيع. |
| العميل وقّع فرأى "Signature is missing." أو "Invalid signature data." | أُرسلت لوحة التوقيع فارغة — يوقّع مجدداً؛ الاسم والتوقيع كلاهما إلزامي. |
| العميل أرسل طلب خدمة ولم ينتبه أحد | الإنشاء لا يرسل تنبيهاً لفريقك — الطلب يظهر ببساطة في خدمات ما بعد البيع بحالة جديد. أدِم روتين فرز على ذلك الطابور. |
| العميل يسأل عن صفحتي «أعمال موقعي» أو «مسوحاتي» | هاتان بوابتا الفرق والماسحين، وتشاركان الدخول نفسه. صفحة العميل هي حالة التركيب؛ لا ترسل عميلاً إلى صفحات الفنيين أبداً. |
أخطاء شائعة
- إرسال ملفات PDF بالبريد بدل منح صلاحية البوابة — قيمة البوابة كلها أن جواب «ما الحالة» خدمة ذاتية.
- ترك رسائل العملاء في سجل التواصل بلا رد؛ فهي تجلس في مراسلات المستند تنتظر من يتابع السجل.
- الخلط بين عرض السعر الموقع في البوابة والتسليم الموقع — الأول يؤكد الطلب، والثاني يغلق التركيب؛ توقيعان مختلفان على صفحتين مختلفتين.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً