الإفراج عن محتجزات العقد وفوترتها

كل مستخلص جدول كميات معتمَد على عقد يحمل المحتجزات المحتفَظ بها تراكميًا حتى تاريخه، مقسومةً إلى حصة للعقد الرئيسي وحصة لأوامر التغيير. ولأن كل مستخلص يعيد ذكر المجموع الجاري بدل أن يضيف إليه، فإن المبلغ المحتفَظ به حاليًا هو أعلى رقم بين المستخلصات المعتمَدة — لا مجموعها. فالعقد الذي سجّلت مستخلصاته الثلاثة 0 و200 و460 يحتفظ بـ460، والنظام يقرؤها هكذا.

ومن هناك يصير الحساب بسيطًا، ويُحفظ منفصلًا لنصفَي المشروع:

ولا يحتفظ أمر التغيير بمحتجزات خاصة به — فالمستخلصات تعيش على العقد الرئيسي. وحصته من محتجزات أوامر التغيير في المشروع هي حصته من الإنجاز المعتمَد المسجَّل عليه، وتُستعمل النسب ذاتها مرة أخرى حين يُقسَّم الإفراج إلى فواتير. وتعرض تبويبة خيارات فوترة جدول الكميات في العقد الملخص كله: المحتفَظ به والمُفرَج عنه والرصيد للعقد الرئيسي، ولأوامر التغيير، ولهما معًا.

الزر ليس تغيير حالة تتبعه أوراق. ففي ضغطة واحدة:

• يتحقق أن السجل ما زال مسودة، وأن الإجمالي فوق الصفر، وأن أيًّا من المبلغين لا يتجاوز رصيده المتاح؛
• وينشئ فاتورة عميل بمبلغ العقد الرئيسي، بتاريخ الإصدار، مسنَدةً إلى العقد، ببند واحد اسمه Main Contract - Retention Release - RET-REL-000nn؛
• ويقسّم مبلغ أوامر التغيير عليها بنسبة الإنجاز المعتمَد على كلٍّ منها — والأخير يستوعب فرق التقريب — وينشئ فاتورة لكل أمر تغيير، بالتسمية نفسها؛
• ويرحّل كل تلك الفواتير فورًا، بلا مرحلة مسودة للمراجعة؛
• وينقل السجل إلى صادر، ويربط الفواتير به، ويسجّل المبالغ الثلاثة في المحادثة.

ويستعمل بند الفاتورة منتجَ إفراج عن المحتجزات متى هُيّئ واحد في إعدادات جدول الكميات؛ وإلا فهو بند نصّي بسيط يُرحَّل إلى الحساب الافتراضي ليومية المبيعات. وفي الحالتين يكون المبلغ تمامًا ما كتبته.

تعرض القائمة المرجع وأمر البيع الرئيسي والعميل وتاريخ الإصدار ونوع الإصدار والمبلغين والإجمالي — ويُجمَع كلٌّ من أعمدة المبالغ الثلاثة في الأسفل — وشارة الحالة، بصفوف المسودة بالأزرق والصادرة بالأخضر والملغاة باهتة.

وتطلب قائمة التنقل أن تصل القائمة مُرشَّحة على المسودات، لكن شاشة البحث لا تعرّف مرشِّحًا كهذا، فـيُتجاهل الطلب بصمت وتحصل على كل السجلات بكل حالاتها. ولذلك نتيجتان: لا رقاقة في شريط البحث تخبرك بوجود مرشِّح، ومجاميع الأعمدة تشمل المسودات والسجلات الملغاة. فلا تقرأ المجموع الكلي على أنه مال أُفرج عنه. ولوحة البحث هنا خالية — إذ لا تقدّم إلا المرجع وأمر البيع الرئيسي للبحث فيهما، بلا مرشِّحات أو تجميعات جاهزة — فلتفصل الحالات عليك أن تضيف الحالة بنفسك كتجميع مخصَّص.

تظهر أزرار الترويسة بالتناوب الصارم، وهي بينها تجعل السجل الصادر نهائيًا. فزر إلغاء يُعرض ما دام السجل مسودة فقط؛ وهو يكتفي بوسمه ملغي، ولأن شيئًا لم يُنشأ بعدُ فلا يحدث غير ذلك. أما إعادة إلى مسودة فيُعرض على السجل الملغي فقط، ولمجموعة مدير فواتير جدول الكميات وحدها.

ومن ثمّ فالسجل في حالة صادر لا يعرض أي أزرار إطلاقًا. فلا تراجع ولا عكس ولا سبيل للعودة إلى المسودة من الواجهة. وإن كان الإفراج خاطئًا فالعلاج كله في المحاسبة: أصدر إشعارات دائنة على الفواتير التي رحّلها. افعل ذلك تستقم الدفاتر، لكن انتبه للنتيجة — إذ يبقى سجل الإفراج صادر، فيظل العقد يحتسب تلك المبالغ مُفرَجًا عنها ويعرض رصيدًا أصغر مما ينبغي. وعلى أحدهم أن يوفّق بين الاثنين يدويًا.

أما إلغاء مسودة فلا يكلّف شيئًا في المقابل: فمبالغ المسودة لم تُحتسب مُفرَجًا عنها أصلًا.