العمل على قائمة الطلبات بانتظار الفوترة: ما الذي يهبط فيها وكيف تصفّيها
ما الذي يفعله هذا
المبيعات › بانتظار الفوترة › الطلبات بانتظار الفوترة قائمةُ عمل. فهي تضم كل أمر مؤكَّد عليه الآن ما يُفوتر، وهي موجودة كي لا يُسلَّم شيء أو يُعتمد أو يُركَّب ثم يُنسى بهدوء عند مرحلة الفوترة.
وهي عرض مُصفّى لأوامر البيع نفسها التي تعمل عليها أصلًا — لا نوع مستند منفصل ولا مسار عمل قائم بذاته. فالأمر ينضم إلى القائمة حين يقول الحساب ذلك، ويغادرها لحظة وجود الفاتورة. ولا شيء هنا يقرر كيف تُفوتر؛ فذلك القرار وآليات كل مسار تخصّ مقالات الفوترة المذكورة في آخر الصفحة.
أما توأمها الطلبات المراد الارتقاء بالصفقة فيها فتقع في القائمة نفسها وتجيب عن سؤال مختلف — اقرأ لها العمل على قائمة الطلبات المراد الارتقاء بالصفقة فيها: ما الذي يعنيه تجاوز التسليم هنا فعلًا.
قبل أن تبدأ
- تحتاج إلى صلاحية مندوب مبيعات؛ فقائمة بانتظار الفوترة كلها مقيَّدة بها.
- اعرف مسار الفوترة الذي يسير عليه العقد قبل أن تضغط أي شيء. فالعقد الذي يحمل مستخلصات جدول كميات يجب أن يستمر عليها — انظر طرق إنشاء فواتير العملاء.
- وتظهر أوامر التغيير في هذه القائمة بحقّها الخاص. وهذا مهم، والتحذير أدناه يشرح لماذا.
الخطوات
-
01
افتح المبيعات › بانتظار الفوترة › الطلبات بانتظار الفوترة. الشاشة بعنوان الطلبات بانتظار الفوترة وشريط البحث فارغ — فالمرشِّح مبنيّ في قائمة التنقل، فلا رقاقة تُزيلها ولا سبيل لتوسيع القائمة إلا بالبحث.
-
02
تصفَّح القائمة. ويُجمَع عمود الإجمالي في الأسفل، فيعطيك قيمة المتأخرات في رقم واحد.
-
03
قرِّر لكل أمر لا للقائمة كلها: أهذه فاتورة مرة واحدة، أم مستخلص إنجاز عقد، أم دفعة مقدمة على عقد؟
-
04
ولفوترة أمر واحد، افتحه واستعمل الزر الموافق لمساره — إنشاء فاتورة أو إنشاء فاتورة عبر جدول الكميات أو دفعة مقدمة عبر جدول الكميات.
-
05
ولفوترة عدة أوامر لمرة واحدة دفعةً واحدة، أشِّر على مربعاتها في القائمة. عندها يظهر زر إنشاء الفواتير في شريط الترويسة؛ وهو يشغّل نافذة الفوترة المعتادة على كل ما أشّرت عليه.
-
06
ثم عُد إلى القائمة. فالأمر يسقط منها فور ألا يبقى عليه ما يُفوتر.
القائمة، وقاعدتها الوحيدة
تفتح قائمة التنقل إجراءً نطاقه شرط واحد: حالة الفاتورة هي بانتظار الفوترة. فلا رقاقة مرشِّح افتراضية، ولا تجميع، ولا زر جديد — إذ لا معنى لإنشاء أمر من قائمة فوترة، فقد أُطفئ. وما عدا ذلك فالشاشة هي قائمة أوامر البيع المعتادة، بالأعمدة السبعة الافتراضية نفسها ومنتقي الأعمدة ⚙ نفسه؛ ويوثّقها العمل على أمر بيع مؤكَّد.
وستة عروض متاحة خلف المبدّل: القائمة والتقويم والرسم البياني والجدول المحوري والكانبان والأنشطة. والقائمة هي موضع العمل؛ أما البقية فتجيب عن أسئلة حول المتأخرات بدل أن تصفّيها.
ما الذي يضع أمرًا في القائمة — وما الذي يبقيه خارجها
تُجمَع حالة الفاتورة للأمر من بنوده، ويتجاهل هذا التجميع عمدًا ثلاثة أنواع من البنود: بنود الدفعات المقدمة، وعناوين الأقسام، والملاحظات. ويكون البند نفسه بانتظار الفوترة حين تبقى عليه كمية للفوترة؛ ويصير الأمر بانتظار الفوترة بمجرد أن يكون كذلك بندٌ واحد.
| الحالة | أين ينتهي الأمر |
|---|---|
| لم يُؤكَّد بعد | خارجها. فالأمر غير المؤكَّد دائمًا لا توجد مبالغ لفوترتها مهما قالت بنوده. |
| لأي بند كمية ما زالت للفوترة | داخل القائمة. |
| كل شيء مفوتر | خارجها — مفوتر بالكامل. |
| كل شيء مفوتر، لكن بندًا يعرض كمية موصَّلة أكبر من المطلوبة | خارج هذه القائمة وداخل الطلبات المراد الارتقاء بالصفقة فيها. |
| الشيء الوحيد المتبقي للفوترة بند خصم أو توصيل | خارجها. فالنظام يرفض اعتبار بند تسوية وحيد سببًا لإصدار فاتورة، ويُبلغ لا توجد مبالغ لفوترتها. |
وثمة نتيجة تستحق أن تستقر في الذهن: القائمة عن الكمية القابلة للفوترة لا عن المال المستحق. فالأمر المفوتر بالكامل وغير المسدَّد ليس هنا — ومتابعة التحصيل مهمة محاسبية لا مهمة مبيعات.
أوامر التغيير تجلس في هذه القائمة كصفوف مستقلة
أمر التغيير أمرُ بيع، فينال حالة فاتورة خاصة به وصفًّا خاصًّا به في هذه القائمة إلى جانب عقده الأصل. ويجب ألا يُفوتر وحده: فمسار جدول الكميات يرفضه صراحةً بـ«لا يمكن إنشاء فاتورة جدول كميات من أمر تغيير. أنشئ الفاتورة من العقد الرئيسي.»، أما زر إنشاء فاتورة المعتاد — وهو لا يرفض — فسيفوتر نطاقًا سيفوتره أيضًا مستخلص الإنجاز التالي للعقد الرئيسي. فعلى عقد بجدول كميات، صفِّ العقد الأصل يسقط معه أمر التغيير.
معرفة سبب تعطّل أمر
القائمة التي لا تفرغ أبدًا تعني عادةً أن بضعة أوامر تنتظر شيئًا خارج الفوترة — توقيعًا أو شهادة أو اعتماد استشاري. وعرض الأنشطة أسرع سبيل لرؤية ذلك: الأوامر في الجانب، وأنواع الأنشطة في الأعلى، والخلايا ملوَّنة بالأخضر للمخطط والبرتقالي للمستحق اليوم والأحمر للمتأخر.
ولاحظ عدد السجلات. فعرض الأنشطة لا يسرد إلا الأوامر التي عليها نشاط مجدول، فسيعرض صفوفًا أقل من القائمة — خمسة من عشرة في الصورة أعلاه. والخمسة الغائبة ليست معطَّلة؛ بل لم يخطط لها أحد شيئًا. ويغطي ذلك السلوك وسلوك التقويم مقالُ متابعة مواعيد الأوامر وحالة التنفيذ.
كم تساوي هذه المتأخرات
يفتح الجدول المحوري وتاريخ الطلب مجمَّعًا بالشهر ومقياس واحد هو الإجمالي. وثمة تحذيران قبل أن يدخل ذلك الرقم في تقرير:
- هو إجمالي الأمر كله شامل الضريبة — لا المبلغ المتبقي للفوترة. فالأمر المفوتر بنسبة 80% يسهم هنا بـ100% من قيمته. بدّل المقياس إلى المبلغ دون الضريبة لرقم صافٍ، لكن مشكلة «الأمر كله» تبقى في الحالتين.
- وتُحتسب أوامر التغيير إلى جانب عقودها الأصل، فيُمثَّل المشروع ذو التغييرات أكثر من مرة.
وإن كان ما تحتاجه هو المبلغ المستحق فعلًا على عقد، فاقرأه من أرقام إنجاز العقد نفسه لا من مجاميع هذه القائمة.
أي مسار يصفّي أي أمر
هذه الشاشة لا تختار لك عمدًا، والاختيار غير قابل للتراجع عمليًّا. والخريطة هي طرق إنشاء فواتير العملاء؛ ولكلٍّ من المسارات الأربعة مقاله:
- إنشاء فاتورة عميل عادية — أعمال التوريد والخدمة وقطع الغيار لمرة واحدة، والدفعات المقدمة البسيطة.
- إرسال فاتورة أولية (pro-forma) — مستند ما قبل الفاتورة، وما ليس هو.
- فوترة إنجاز العقد بفاتورة جدول كميات — مستخلصات الإنجاز وسلسلة الاستقطاعات والمحتجزات والاعتماد.
- قبض دفعة العقد المقدمة عبر فاتورة جدول كميات — فوترة الدفعة المقدمة واستردادها لاحقًا.
والقاعدة الوحيدة التي تعود بها إلى هذه القائمة: لا تخلط المسارات على عقد واحد. فمتى وُجد مستخلص جدول كميات على أمر، وجب أن يسلك كل مستخلص لاحق الطريق نفسه، وإلا كفّت المجاميع الجارية التي تعتمد عليها المستخلصات عن مطابقة الدفاتر.
حل المشكلات
| ما تراه | السبب، وما العمل |
|---|---|
| لا يوجد زر جديد | بالتصميم. فالأوامر تُنشأ من قائمة الطلبات أو من فرصة، لا من قائمة فوترة. |
| لا توجد رقاقة مرشِّح لإزالتها | بالتصميم أيضًا — فالشرط في إجراء قائمة التنقل لا في شريط البحث. ولرؤية أوامر أخرى استعمل المبيعات › الطلبات › الطلبات. |
| أمرٌ فوترته للتوّ ما زال مدرَجًا | لم يُفوتر إلا جزء منه. افتحه وقارن أرقام مفوتر في البنود بـالكمية. |
| أمرٌ توقّعته ولم تجده | إما أن كل شيء مفوتر سلفًا، وإما أن التسليم تجاوز الطلب — فابحث في الطلبات المراد الارتقاء بالصفقة فيها. |
| «لا يمكن إنشاء فاتورة جدول كميات من أمر تغيير. أنشئ الفاتورة من العقد الرئيسي.» | فتحت أمر تغيير. استعمل الأمر المسمّى في لافتة هذا أمر البيع تغييرٌ لـ. |
| زر إنشاء الفواتير ليس في القائمة | لا يظهر إلا بعد التأشير على صف واحد على الأقل. |
| مجموع القائمة لا يطابق ما يدين به العميل | ولن يطابقه أبدًا. فهو مجموع قيم أوامر كاملة شاملة الضريبة، ويحتسب أوامر التغيير على حدة. |
| قائمة بانتظار الفوترة كلها غائبة | ليست لديك صلاحية مندوب مبيعات. |
الأخطاء الشائعة
- فوترة أمر تغيير مباشرة بـإنشاء فاتورة لأن زر جدول الكميات رفضه. فالرفض هو النظام يقول لك اذهب إلى العقد الأصل.
- قراءة مجموع الإجمالي في القائمة على أنه المبلغ المتبقي للفوترة. فهو القيمة الكاملة لكل أمر فيها.
- استعمال المسار المعتاد «لمرة واحدة فقط» على عقد يُفوتر مرحليًا.
- اعتبار خلية النشاط الفارغة «لا شيء يعطّله» — فالأمر بلا نشاط أمرٌ لم ينظر فيه أحد.
- انتظار مغادرة الأوامر للقائمة من تلقاء نفسها. فلا شيء هنا تلقائي؛ وكل خروج فاتورةٌ أصدرها أحد.
هل كان هذا المقال مفيداً؟
شكراً — ملاحظتك تساعدنا.
تدير مصنع نوافذ أو أبواب؟
اطلب عرضاً تجريبياً