إنشاء فرق المبيعات وإدارتها من تطبيق المبيعات: قائمة التهيئة، والفريق على كل أمر، والأرشفة

القائمة ضيقة عن قصد. وجودها لتتيح لك رؤية كل الفرق دفعة واحدة، وترتيبها كما تريد، وفتح الفريق الذي تحتاجه.

فوق القائمة، يطابق مربع البحث ثلاثة أشياء: اسم الفريق، وقائد الفريق، و الأعضاء — فكتابة اسم مندوب مبيعات هي أسرع طريقة لمعرفة الفريق الذي يعمل فيه. ويُعرض عامل تصفية واحد، مؤرشف، وتجميعان: قائد الفريق، و الشركة في قاعدة بيانات متعددة الشركات.

تقبل القائمة أيضًا التحرير الجماعي: أشِّر على عدة صفوف، وغيّر خلية، فيسألك WindoorERP إن كنت تريد تطبيق التغيير على كل سجل حددته. إنها الطريقة السريعة لتسليم خمسة فرق إلى قائد جديد.

النموذج ورقة واحدة: الاسم ومفاتيحه في الأعلى، ومجموعة تفاصيل الفريق على اليمين، وتبويب الأعضاء تحتها، وسجل محادثة في الأسفل. وهذه هي الحقول التي يملكها هذا المقال.

الفريق على مستند بيعي قيمة مخزَّنة فعلية، تُكتب عند إنشاء السجل وتبقى قابلة للتعديل بعدها. وهو لا يُستخرج لحظيًا، وهذا بالضبط سبب أن تغيير فريق اليوم لا يعيد كتابة أوامر العام الماضي.

عند إنشاء عرض سعر، يختار WindoorERP الفريق بالنزول في هذه القائمة حتى يتحقق شيء منها:

1. فريق يقوده مندوب المبيعات المسجَّل على الأمر أو يكون عضوًا فيه، وتستطيع شركة الأمر استخدامه. وإن تأهل أكثر من فريق، فاز الفريق الذي اقترحته الشاشة التي انطلقت منها؛ وإلا فالأول بحسب ترتيب القائمة — الأدنى تسلسلًا، ثم الأحدث إنشاءً.
2. الفريق الذي اقترحته الشاشة، ولو لم يكن مندوب المبيعات منتميًا إليه. وبدء عرض سعر من بطاقة فريق هو ما يضع فريقًا هناك.
3. أي فريق تستطيع شركة الأمر استخدامه، يؤخذ أولًا بالترتيب نفسه.

لاحظ ما الذي يحرك هذا: مندوب المبيعات المسجَّل على الأمر، لا الشخص الذي يكتب. فالمدير الذي يحرر عرض سعر نيابةً عن زميل يحصل على فريق الزميل، شريطة تحديد مندوب المبيعات قبل حفظ السجل.

وبعد أن تُكتب القيمة، يسكن الحقل في تبويب معلومات أخرى، ضمن مجموعة المبيعات، مباشرةً تحت مندوب المبيعات.

وفي غير ذلك تظهر القيمة نفسها في ثلاثة مواضع تستحق المعرفة.

وتتصرف الفواتير بطريقتين مختلفتين حسب مصدرها. الفاتورة المحررة من أمر بيع — من زر إنشاء فاتورة على الأمر أو من قائمة بانتظار الفوترة — تنسخ فريق الأمر، أيًّا كان. أما الفاتورة المنشأة يدويًا في المحاسبة فتأخذ فريقها من القاعدة نفسها أعلاه، مطبَّقة على مندوب مبيعات الفاتورة ذاتها. لذا قد تحمل فاتورة مكتوبة يدويًا فريقًا مختلفًا عن الأمر المرتبط بها، دون أي تنبيه.

خانة فريق المبيعات على الأمر حقل عادي قابل للتحرير: افتح الأمر، وغيّره في تبويب معلومات أخرى، ثم احفظ. يترتب على ذلك ثلاثة أمور، ويجدر بك معرفة أيها.

تعمّر الفرق أطول من الترتيبات التي أنشأتها، فمعظم العمل صيانة لا إنشاء.

حين يتوقف استخدام فريق، أرشِفه. والحذف ممكن لكنه مرفوض غالبًا، ولأسباب وجيهة.

للأرشفة، افتح الفريق واستخدم قائمة الترس بجانب اسمه، ثم الأرشيف. يختفي الفريق من القائمة ومن عرض البطاقات ومن كل قائمة منسدلة تعرض فريقًا. أما تاريخه فلا يُمس: الأوامر والفواتير التي جمعها تظل تسميه، وتظل التقارير تجمّع به. أعِده بعامل التصفية مؤرشف على القائمة ثم إلغاء الأرشفة في القائمة نفسها.

الحارسان على الحذف

والحذف في القائمة ذاتها، ويقف أمامه حارسان.

• الفريقان اللذان يأتيان مع النظام، الموقع الإلكتروني و نقطة البيع، يرفضان رفضًا صريحًا: «تعذر حذف الفريق الافتراضي "الموقع الإلكتروني"». وهما مؤرشفان أصلًا؛ فاتركهما وشأنهما.
• الفريق الذي يحمل خمسة أوامر بيع أو أكثر غير ملغاة يرفض: «لدى الفريق المبيعات ٣٧ أوامر بيع نشطة. إما أن تقوم بإلغائها أو أرشفة الفريق.» وعروض الأسعار تُحسب ضمن هذه الخمسة — فالحارس يعد كل أمر حالته أي شيء عدا ملغى.

وتحت الخمسة أوامر يمر الحذف، وتُفرَّغ خانة فريق المبيعات على تلك المستندات بدل أن يُمنع الحذف. وهذه هي الحجة الحقيقية للأرشفة: الفريق المحذوف يسحب اسمه من التاريخ ويتركك بأوامر لا تخص أحدًا.

وكل مستخدم داخلي، بمن فيهم من لا يملك أي صلاحية مبيعات، يستطيع قراءة سجلات الفرق — وهذا ما يتيح ظهور اسم الفريق على مستند يُسمح له بفتحه.